1、    企業檔案利用的效益分析    梅瑰摘 要：眾所周知，企業檔案記錄著企業經營發展、職工個人信息等，對企業經營發展具有重要作用。尤其是現代激烈的市場競爭中，企業想要實現長久發展，立于不敗之地，其合理的企業決策是必不可少的。而企業決策需要依靠案較多信息資源，進而涉及到企業檔案的應用，確保正確決策實現經濟效益最大化。對此，筆者根據實踐研究，就企業檔案利用的效益進行簡要分析。關鍵詞：企業檔案；利用效益；研究分析：g275 ：a ：1671-2064（2017）18-0237-01企業檔案的利用是客觀的分析企業經營狀態、經濟效益等，便于企業信息資源的研發和使

2、用，確保檔案利用的合理性。此外，企業檔案的有效利用也能夠節省較多管理成本，對工作質量與效率的提升具有重要作用，使得企業在競爭中提升綜合實力，實現長存。1 企業檔案利用效益分析1.1 企業檔案利用企業檔案作為檔案經營管理的重要組成部分，對企業經營發展具有重要作用。所以，還需要企業給予高度重視，科學合理利用檔案，正視企業檔案功能，挖掘企業檔案價值，這對企業企業法管理檔案的經濟效益和社會效益提升具有重要作用1。同時，也能夠幫助企業在激烈的競爭中實現長存。企業檔案利用是使用者借助計算機管理系統搜集所需檔案。通過企業檔案信息達到利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得到實現的過程。檔案利用是

3、多種要素的有效融合。1.2 企業檔案利用效益第一，檔案信息利用效益內涵。立足于經濟學角度分析，效益是經濟活動的最后標準，是投入和產生的比較。檔案利用效益作為檔案利用結果的要素之一，在一定程度上能夠真實的展現企業對檔案部門的投入與企業信息要求的滿足度。企業檔案部門投入越大，其產出也就越大，效益自然將得到提升。檔案利用效益分為正效益、負效益。如果投入高出產出后，檔案利用效益則是負數，也就是負效益。但一般情況下，人們所說的檔案利用效益多為正效益。第二，企業檔案利用效益特點。首先，多功能性。多功能表示一個檔案具有多種作用影響。企業通過產品檔案能夠不斷的延伸產品屬性為新產品的研發提供借鑒。此外，也能夠融

4、入到市場中展開技術轉讓與投入。企業檔案記錄著企業一切經營活動信息，是企業資源的重要部分2。不過，檔案管理部門并不能夠直接的創造價值，需要借助檔案資料信息實現價值創造。因此，其效益有一定的間接性。多數企業檔案歸檔主要為便于后續參考應用。所以，基于此點看檔案利用效益具有延伸性。檔案利用效益的長期性是檔案的利用可以在較長時間中得到收益，效益作用和使用年限的轉變延續方式共存。檔案儲存價值的長效性也是檔案利用效益長期性的前提。2 企業檔案信息利用效益機理2.1 檔案利用效益因素第一，企業檔案利用投入。想要做好檔案利用與作用的發揮，還需要企業檔案在使用中有一定的投入。做好預算檔案使用投入，這對企業檔案效益

5、的提升具有重要作用。企業檔案利用投入也是檔案生產和使用階段的資金投入，例如：檔案生成費用、管理費用等。筆者認為：企業檔案利用管理費用投入包含人力、軟硬件投入。企業檔案利用系統要求確保科學合理，硬件和軟件作為企業檔案利用的重要支撐，是搭建企業檔案利用的墊腳石。不過，其人員投入也是不可或缺的。第二，企業檔案利用產出。針對企業檔案產出，其直接產出為檔案，隨后是檔案對企業效益的作用3。企業檔案資源對經濟效益與社會效益具有較大影響。企業檔案資源為部門所用，部門的效益產生也涵蓋著檔案利用的產出，其效益為企業檔案部門提供檔案信息的使用而完成的。2.2 檔案利用特征第一，成本投入少。企業檔案能夠重復使用，其使

6、用無需任何費用投入。由其投入也僅是在打印、郵寄上的較少支出。檔案的重復使用也不能對原檔案造成損失，具有保值效果，其作用價值度在使用中得以展現。例如：水利工程中的設計方案、地質勘查數據記錄等檔案信息可以應用在鐵路工程中。其使用無需較多人力、物力、財力投入，只要將檔案信息打印即可。第二，無局限性與共享性。企業檔案利用可以劃分為當前利用與歷史利用階段。當前利用企業檔案應用較多，并被廣泛應用在生產經營管理中。歷史利用階段主要應用在素材分析為企業管理提供參考4。其利用時間沒有限制，使用次數也沒有限制。其共享性特點主要為信息資源實現了連接，應用范圍更廣、讓企業檔案資源實現了共享。2.3 檔案利用效益體現第

7、一，社會效益體現。社會效益主要為管理、文化、軍事、生產等創造出的勞動成果為社會所共享，促進社會進步、推動社會經濟發展。檔案利用的社會效益也體現在社會效益出發衡量檔案使用工作效率和收益。第二，經濟效益主要是勞動消耗和成果的比較。企業檔案能夠推動企業經濟效益的提升，其使用企業檔案節省了人力、物力投入，能夠直接幫助企業實現經濟效益最大化。3 提升企業檔案利用效益方法3.1 構建企業利用反饋機制第一，被動搜集方法。首先，用戶在使用企業檔案前需要進行登記，把用戶個人信息以及利用信息填寫在登記表中。登記信息包含利用企業檔案數量、時間、目的、形式，以及檔案使用后的影響效果，例如：經濟效益、社會效益等。第二，

8、主動搜集方法5。首先，可以通過調查問卷形式。企業檔案管理部門結合具體狀況進行問卷調查。其次，走訪調查。結合檔案使用登記所反映的信息，進行重點用戶訪問。最后，網絡調查。利用計算機網絡進行網上信息反饋，進而掌握用戶的使用狀態與檔案部門服務效果。3.2 企業檔案信息用戶信息心理-行為分析用戶的檔案信息需求具有復雜性特點，綜合分析研究用戶信息心理-行為，尋找其規律成為提升企業方案信利用效益的有效方法。endprint用戶信息心理是用戶信息的搜集、需求、使用等心理。用戶信息心理過程是不斷變化的，可以通過心理學中認知-情感-意識過程理解，三者之間具有交互性、連接性，凸顯了固有的內在規律性。信息影響用戶，用

9、戶就會生成吸收反映。通常狀態下，信息對用戶的影響突出表現為改變用戶思維：影響用戶知識是結構、引導用戶進行正確決策、引導用戶行為等。用戶能夠在信息影響下創造更多信息進而得到效益收獲，將其應用在企業管理中具有重要作用。3.3 提升檔案信息人才素養第一，提升職業道德素養。檔案管理人員需要做好保護、管理檔案的責任，保證檔案完整性與安全，保證檔案真實性與信息的持續性，為用戶提供檔案信息。此外，培養職工職業精神、愛崗敬業精神，提升保密意識，特別是企業檔案的管理對企業發展具有重要作用6。檔案職工也要保護企業歷史發展記憶的真實感、連續性。第二，業務水平。隨著科學技術的進步，信息技術得到了廣泛應用。將其應用在企

10、業檔案管理中，能夠提升檔案管理效率與質量。對此，還需要企業提升職工業務水平與能力。提升職工信息意識與分析處理能力，在眾多檔案數據中進行信息整合與管理。第三，提升理論知識素養。檔案管理人員不僅要掌握相關專業知識，例如：管理學、技術學等，也要注重現代檔案信息服務的知識水平提升，例如：檔案傳播、電子文件管理等。不斷挖掘檔案資源，增加檔案使用效益。4 結語綜合分析，檔案利用是凸顯檔案價值特點與經濟效益的重要內容。企業經營發展中必須依靠企業檔案的利用，才能實現企業經濟效益的提升。參考文獻1董志敏.基于大數據背景中企業文書檔案的信息化管理及利用分析j.綠色環保建材，2017，（02）：23-24.2覃日珍.企業檔案管理的網絡信息化及開發利用分析j.通訊世界，2017，（07）：86-87.3吳艷新，祁瑞峰，耿紅霞，劉暢，陶永宏，李小慧.開發利用科技檔案為企業創造經濟效益j.露天采礦技術，2016，（