1、外貿部工作流程1. 交易的磋商：交易的磋商包含有詢盤、報盤、還盤及接盤四個環節。在這四個環節中我們應該做到：1）做客戶檔案(客戶編號、客戶編碼、客戶檔案編號、客戶基本信息, 處于供應鏈中的位置, 年采購能力, 銷售區域等; 以及所詢問產品的規格、質量要求、數量及我司是否能夠生產)，記錄并存檔。2）以統一的格式對外報價（見附件）。所有的報價單由各區業務員整理，經區域及部門經理確認后方可對外統一報價；特殊價格或特殊付款方式需得到總經理書面批準后，方可對外報價。3）做詢盤的回復時，原則上，在24小時內給予客戶答復；特殊情況需要商量的，在24小時內不能提供準確信息的，需向客戶說明我們會在什么時間內給予

2、回復。4）在正式接盤之前，必須要明確貨物的品名、型號、數量、交貨期、起運港、到達港、包裝要求、付款方式、質量要求及柜型等。5）形式發票編號規則：（1）自營部分：公司代碼（ZT）+年份的后兩位數+ - +公司自營部分總訂單數+客戶代碼+月份兩位數+此客戶今年的訂單總數。如：ZT08-083HBG1104，其中ZT代表浙江中臺工具有限公司，08代表2008年，083代表自營部分第83票訂單，客戶代碼為HBG，11代表11月份訂購的，04代表HBG今年訂購的第四票訂單。（2）代理部分：代理公司代碼（HW）+年份的后兩位數+ - +公司代理部分總訂單數+客戶代碼+月份兩位數+此客戶今年的訂單總數。如：

3、HW08-049MUR0906，其中HW代表臺州海外責任有限公司（如有客戶指定的代理公司則編指定，08代表2008年，049代表代理部分第49票訂單，客戶代碼為MUR，09代表9月份訂購的，06代表MUR今年訂購的第六票訂單。2. 業務審核：1） 業務員收到客人的訂單后，填寫信息訂單記錄或特殊合同評審表（見附件）。2） 對信息訂單記錄或評審表上的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。3） 合同審批需附上客人的訂單的COPY件及客人對產品的詳細要求。4） 對產品的品名、型號、規格、數量、價格、金額、裝箱尺寸、毛凈重、交貨期、產品的顏色要求、相關零部件要求、客戶的特殊要求及付款方式進行審核，并

4、在合同評審一覽表臺帳中給予記錄。由業務員簽字后交由部門負責人審批，并交至財務審批。5） 常規產品交貨期：3045天，如采用信用證的交貨期延長至60天； 特殊產品或不常規或不經常做的產品的交期：60天。6） 如訂單金額較大；有傭金或折扣等條款的，要經總經理批準后執行。3. 評審時間要求：常規合同，自接到合同起24小時內審核完畢。特殊合同，填寫特殊合同評審記錄，交由相關部門進行評審，期限為三天。4. 對已評審的合同，由業務員在合同上簽字并蓋上浙江中臺工具有限公司合同章，以傳真或E-mail的形式發給客戶以示確認。對于客戶要求以正本確認的合同，評審人員必須將正本合同寄給客戶。并在快件發送記錄中予以記

5、錄。5. 明確生產要求：各業務員收按銷售訂單的要求將生產要求明確，在確定了具體船期并滿足下列情況方可下達生產任務通知單。1）L/C：通常在交貨期之前一個月確認L/C已經收到，收到L/C后應由業務員和單證員分別審核信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期是否接受，是否存在軟條款，是否有特殊要求及其它問題，如有疑問，業務員應立即和客人聯絡，需要改證的請客人立即改證； 填寫信用證審核記錄表。2）T/T：采用30%預付的客戶，必須確認客人的訂金已經收到。記錄收款金額、時間及責任人。3）D/P，D/A或后T/T：采用此種方式的客戶，必須由部門負責人或總經理同意并簽字確認。6. 業務交接：業務員將銷售訂單及信息訂

6、單記錄或產品要求評審表在客人確認以后交給跟單員。填寫合同交接情況一覽表記錄。雙方人員簽字確認。同時將銷售訂單各COPY一份給單證、內務（作銷售統計）、財務。7. 下生產任務通知單：制單員將按照已評審的合同編制生產任務通知單。將編制好的生產任務通知單交由相關業務員及部門經理審核及復核。將已復核完畢的生產任務通知單打印，交至計劃部門審核。填寫生產任務通知單交接情況一覽表記錄。雙方人員簽字確認。8. 計劃部審批：計劃部按照要求對生產任務通知單進行審核。期限為自接到生產任務通知單起8小時內審核完畢，將準確的生產日期填寫在生產任務通知單上，并返回至銷售部。9. 返回銷售部：制單員接到計劃部返回的生產任務

7、通知單后，檢查生產任務通知單上的各項要求是否可以滿足，并將相應的結果通知各業務員。A、按期完成生產的，由制單員填寫合同執行情況一覽表，由業務員和制單員共同對生產部生產進度進行監督；B、不能按期生產的，制單員填寫生產任務通知單變更記錄，交給業務員，業務員接到通知后與相關方進行溝通，執行并填寫合同更改情況一覽表程序。將已審核完畢的生產任務通知單復印一式兩份，原本留存，副本一份交給計劃部，另一份交給包裝設計人員。并由相關責任人在記錄單上簽字。10. 包裝設計與制作：1） 采購人員負責制作合格供應商名錄，對供應商進行評定，填寫供方評定記錄表。存檔。2） 定期對供應商評價。向出現質量問題及交貨不及時的供

8、應商發出限期整改通知單限期整改，視質量、交貨及服務等情況對供應商重新評價。填寫供方業績評定表。3） 接到生產任務通知單后，按照生產任務通知單的要求制作包裝。4） 制作包裝采購訂單之前，業務員需通知設計人員并與設計人員一起將包裝作業指導書制作完成。將制作好的包裝作業指導書交給采購，且電子與紙質存檔備查。（2009-7-9）5） 常規包裝：應立即以采購訂單通知供應商按照要求生產。6） 非常規包裝（新客戶、新產品、新品牌或原有包裝風格或參數更改等）：A 如客戶提供菲林片的，采購應立即以采購訂單通知供應商打樣確認或生產；B 如客戶提供設計稿的，采購應立即以采購訂單通知供應商設計或打樣；C 如客戶只提供

9、品牌的需我司設計的，業務應立即將客戶品牌以及品牌的風格發給設計人員并通知設計人員設計。包裝設計時間不得超過2天；D 將設計好的設計稿交給相應的供應商，讓供應商確認包裝印刷的可能性、適用性與方便性，并讓供應商填寫包裝印刷可能性確認報告回傳至公司存檔備查；E 將經由供應商確認的設計稿或打樣稿交由業務員發給客戶確認。客戶確認時間周期不得多于10天，特殊情況附情況說明。如客戶長時間不確認包裝的，業務員有責任且有義務通知客戶產品交貨期將在客戶確認包裝之后15天；同時業務必須通知相關人員機器必須在包裝確認后才能生產。F 客戶確認完畢后，立即通知供應商在接到通知后七天內生產完畢。供應商接到通知后，在24小時

10、內將采購訂單蓋章或簽字回傳（特殊情況除外）。G 采購填寫采購訂單確認記錄。H 供應商在印刷之前，必須將印刷稿發回公司確認，唯有確認過的包裝才能予以印刷，否則由此造成的錯誤或損失將由個人承擔，公司一概不負責任。包裝設計注意事項：A）所有的參數、認證標志必須符合公司的認證證書標準；B）對于沒有認證的產品，在產品包裝上不得出現任何認證標志，且參數要符合公司的規定；C）如果客戶堅持要用客戶的參數，可以讓客戶自己提供證書給我司，以備相關單位或個人查詢；D）涉及到注冊商標的圖案或品牌，必須在拿到客戶的商標注冊證及客戶的授權書后才能進行后續設計與生產；E）參照認證部門提供的認證產品一覽表中相應的規定。7）

11、采購訂單上要求有制單、審核、生產、檢驗，制單人簽字后交由相應業務員簽字。新客戶或新產品或第一次印刷的包裝檢驗工作由包裝設計人員負責確認簽字；常規包裝檢驗工作由包裝采購人員負責確認簽字，如確認不了的交由相關人員確認并簽字。對于已經確認好的包裝，包裝設計人員負責建立包裝檔案，并在存檔的包裝上注明確認日期、存檔日期、客戶名稱、責任人。8） 編制包裝資料到廠計劃，通知倉庫，包裝資料到廠計劃里含有合同號、生產廠家、品名、型號、數量、下單日期、到達日期等。雙方簽字。9） 對于檢驗不合格的包裝，根據檢驗提供的不合格產品記錄填寫糾正與預防措施處理單發給供應商，與供應商協調并限期整改。記錄。10） 將協調的結果

12、通知相關部門保證供應物資及時到位。11） 原則上，所有的包裝輔料須提前交貨期三天到達工廠倉庫，并經由檢驗簽字確認包裝是否可行。如未能如期到達，必須書面說明原因。12） 制作包裝輔料檔案，按客戶、供應商、類別、品牌、訂單等進行歸類。包括：外盒、內盒、刀模、包裝、鉆頭及其它。存檔。11. 訂單更改：1） 當實際發生與合同/訂單不一致導致原合同/訂單數量、交貨期、技術要求等進行更改時，執行訂單更改程序；2） 屬本公司提出要求修改的，業務人員及時與顧客聯系協商，達成一致之后，簽訂合同/訂單更改通知單；屬顧客提出修改的，對客戶修改的部分重新評審，填寫合同/訂單更改評審表，在合同評審一覽表中予以記錄，簽訂

13、合同/訂單更改通知單；3） 制單員根據簽訂的合同/訂單更改通知單，制作生產任務通知更改單，執行生產任務通知單審核與發放程序，并將原生產任務通知單收回，蓋作廢章。12. 車間生產：1） 各業務員在機器生產之前10天內以生產確認單的形式與客戶確認機器生產具體日期；2） 以交貨確認單的形式與客戶確認具體交貨日期；3） 如機器不能如期生產，以延遲生產/交貨確認單的形式與客戶確認生產交貨日期；4） 車間應在銷售部規定的時間內、包裝到位后開始生產機器；5） 車間在生產之前應詢問銷售部跟單員此票是否還有什么變化；跟單員及時通知業務員，此票已經安排生產，由業務員親自到現場跟蹤生產，發現問題及時解決，確保產品質

14、量、數量及交貨時間。13. 車間包裝：包裝人員確保產品包裝按質按量、提前生產日期兩天將所有包裝物調到位，對包裝本身的質量負責，并責令倉庫及時清點，并將清點單據簽字后交到銷售部，包裝人員負責跟蹤。確保車間包裝順利進行。14. 驗貨：1） 任何時候都不能出現驗貨員到工廠后機器還沒有包裝或機器沒有生產完畢的情況。2） 跟單根據訂單要求統籌安排驗貨計劃表，各業務按照此驗貨計劃表驗證包裝情況后通知客戶驗貨。3） 客戶來公司驗貨的前兩天，業務必須與相關人員核實機器包裝是否完成。如果沒有完成，則確定一個具體的驗貨日期并通知客戶何時到工廠驗貨。4） 公司成品驗貨員及時對正在包裝的產品或包裝完畢的產品驗收，并出

15、具成品出廠驗貨報告。5） 如果是客人自己或是客人指定的驗貨公司來驗貨，跟單員必須在產品生產之前一周通知客人何時來我司驗貨，并將確定的驗貨時間通知生產部及品質部。6） 如果是客人指定的第三方驗貨公司來驗貨，跟單員必須在產品生產之前或交貨期之前二周與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，并將確定的時間通知生產部及品質部。在跟單記錄上注明驗貨時間并填寫驗貨通知單。7） 客戶驗貨時，最好由業務陪同一起驗貨，及時掌握驗貨情況。8） 客戶驗貨結束，業務須及時與驗貨人員溝通驗貨情況，并索要驗貨報告。如驗貨結果是肯定的，業務通知單證、船務繼續后續工作；如驗貨結果有待于商定的，業務與驗貨人員及時溝通，達成共識。15. 制

16、備基本文件：1） 業務在訂單確認后將相關基本單據（包括Pro forma Invoice, Packing List）交給單證員,；2） 告知單證客戶需要何種單據，以交單單據記錄書面通知，并有雙方簽字確認。3） 單證按照業務提供的資料將外銷合同、商檢、報關、保險、產地、財務及客人清關等單據在合理的時間內做好并交至相應單位及人員，做好記錄，填寫正式單據交接一覽表并有相應人員簽字確認。16. 商檢：1） 對于國家法定商檢的商品，單證在交貨期之前一個星期將商檢單證做好交給辦證員，并督促辦證員將商檢及時辦好。2） 辦證員應了解國家政策、法規及與產品相關的進出口規則，定期宣傳與講解。3） 因公司委托報關

17、行報關，不同的貨代有不同的報關行，每個報關行對一些產品的HS編碼的認識不盡相同，單證員在做單證時應先咨詢相關的報關行，貨物的HS編碼是否正確。4） 每票貨輸入商檢之前，辦證員必須與相關部門或個人確認產品一致性，有必要的情況下，親臨現場指導。但必須要保證，所報貨物與現行的法律法規、出入境檢驗檢疫及產品本身的屬性相吻合。5） 定期輔導與商檢工作有關但對商檢沒有認識的人員。6） 確保商檢操作系統正常運行，定期對商檢系統進行維護。 備注：1）為了準確有效地提供商檢換證憑條，公司或外貿公司單證員必須將相應的商檢資料于產品包裝完成日期之前三至四天提供給辦證員，以便辦證員方便、快捷、順利地辦理商檢；2）提供

18、后的單據要真實有效，不得隨意更改；3）商檢換證憑條將于包裝完成之后至少二天時間才能提供，請各業務員在核算交期時務必要考慮進去；4）商檢換證憑條的有效期為二個月，請業務、儲運與船務把握有效時間。（2009-7-11）17. 租船訂倉：1） 如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。2） 訂單確認后，業務與客戶確認貨代或船公司的相關信息。并將信息傳達給單證。3） 單證拿到相應的資料后，將貨代或船公司資料存檔。4） 單證盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況。5） 單證確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達

19、到客人要求的交貨期。并將準確的工廠發貨或拖柜日期（不是船期）通知跟單。6） 應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知（SHIPPING ORDER），通常在開船一周前拿到定倉紙。7） 如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。8） 如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。 9） 向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，

20、柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。18. 安排拖車及出貨：1）貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等2）制作一份裝車資料給跟單，列明裝柜時間、柜型、品名、數量、毛凈重、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。3）要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨柜離廠時

21、間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。4）業務員須將裝貨的過程、集裝箱號碼、封條號碼、車牌號碼及整個車型拍照。對特殊訂單的，須留存一臺樣機備查，做裝船樣封存記錄。19. 委托報關：在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等。20. 保險：1）按CIF條款成交的貨物，我方需向保險公司投保。投保時應填制投保單和支付保險費（保險費保險金額

22、15;保險費率），并隨附商業發票，保險公司憑以出具保險單。值得注意的問題有：（1）投保險種和費率（2）保賠地點（3）保賠金額，一般情況下是按合同金額的110%投保。但有的客戶會有不同的要求，此時需按客戶的要求對貨物投保。（4）保險日期，至少為裝船日期的前一天。21. 索取預錄單：在正式報關之前，單證員及時向報關行索取預錄單進行核對，并將預錄單COPY一份給財務，以便財務申報核銷。22. 獲取正本運輸文件：1） 最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按照L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等&#

23、160;2） 督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本3） 及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做記錄。23. 準備其它文件：1）商業發票：L/C 要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。 2）FORMA原產地證書：F

24、ORM A 原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。3）一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。 4）裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及

25、數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。 5）裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。 24. 交單：1） 采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。 2） 采用后T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。3） 如

26、果前T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。4） 采用D/P或D/A的，備齊全部單證并嚴格審核，確保沒有錯誤，交由銀行托收。采用此種方式值得注意的是客戶咨信必須要好。咨信不好的客戶，即使單證本身完美無缺，仍然要冒著客戶拒絕付款，而不得不把貨物賤賣或返運回國內的風險。5） 無論采取何種付款方式交單的，單證員必須在得到業務員書面確認后方可交單。6） 業務員的書面確認包括：貨款是否收齊、正確的交單地址、遞交何種單據等。單證須將此書面確認存檔。25. 業務登記：每單出口業務在完成后要及時在客戶交易記錄上做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統

27、計等。 26. 文件存檔：將登記好的每單業務連同涉及到的相關資料（含郵件記錄）與客戶檔案一起存放在檔案柜中備查。并將檔案編號。27. 收匯：1） 除前T/T以外的所有付款方式，各業務員必須在規定的時間內將貨款收回，并將客戶付款的水單打印一份并COPY給內務和財務各一份。記錄。2） 業務員將貨款的收款日期及收款金額填寫進客戶交易記錄備注一欄。注意事項：外匯管理局相關規定3） 為完善企業貨物貿易出口收匯管理，加強出口交易與收結匯的真實性及其一致性的核查，自2008年7月14日起，外匯管理局對出口收結匯實施監管；4） 出口收結匯核查系統分為一般貿易、進料加工貿易、其它貿易、來料加工貿易、預

28、收貨款、無貨款報關等；5） 所有貿易項下收匯款全部要先入待核查帳戶；6） 為方便銀行及時入帳及申報，各業務員需提供一份清單，注明合同號、貨幣金額、匯出方國別、匯款人名稱、款項性質，并附合同；7） 通知客戶匯款時在匯款附言中寫明“goods”28. 帳目整理與核對：統計負責對外貿部發生的所有業務往來的帳目（包括貨物發出、應收帳款、收款及發票等）登記與核對，并于每月4日之前上交公司財務。務必保證往來帳目準確、及時。29. 售后服務：前期的所有工作包含交易的磋商、備貨、租船訂倉及收匯核銷已經完成，好像我們的工作也已經結束。其實不然，我們的工作才剛剛開始，且售后服務是銷售工作中至關重要的一環。如果售后

29、服務工作沒有做好，就會導致客戶沒有后續訂單，甚至客戶的流失。30. 顧客信息的收集、分析與處理1） 業務員負責監視顧客滿意與不滿意信息。2） 對顧客以面談、電話、傳真、郵件及信函等方式進行的咨詢、提供的建議，由業務員解答、記錄和收集；暫時未能解答的，要詳細記錄并與相關部門研究后予以答復。3） 各業務員利用外出的各種活動，及時掌握市場動態和顧客需求動向，通過各種展會，積極與顧客溝通，收集有關信息及時反饋給公司有關部門。31. 顧客投訴處理1） 每季度向各地經銷商（老客戶）發出銷售情況反饋表，要求填寫銷售、質量等情況及顧客意見和建議等，依此匯總整理出售出成品質量報告，傳遞給品質部，由品質部組織原因

30、分析，視情況發出糾正和預防措施處理單，責成有關部門采取糾正或預防措施，并跟蹤實施效果。將實施的結果反饋給顧客。2） 負責有效地處理顧客投訴，填寫顧客投訴記錄，及顧客投訴及不合格分析處理報告相關內容并傳遞給相關部門加以解決，跟蹤實施效果，將實施的結果反饋給顧客。32. 顧客滿意程度調查1） 每年年底，向顧客發送顧客滿意程度調查表，調查顧客對公司產品、服務的滿意程度，收集相關意見和建議；調查表的回收率爭取達到80%以上，以便于統計分析。2） 對上述調查表進行統計分析，確定顧客的需求與期望，及公司需改進的方面，得出定性（形成資料）或定量（如產品損耗率、顧客投訴率、退貨率等）的結果。當定量數據接近或低

31、于控制下限時，應采用因果圖或排列圖尋找主要原因，發出糾正和預防措施處理單給責任部門，采取相應的糾正、預防措施，并監督實施效果。33. 顧客檔案的補充1） 客戶編號及編碼。編號規則： ZT080001共8位數。其中ZT代表中臺；08為2008年（2009年為09，2010年為10，以此類推）；0001為客戶的編號，編號不分先后，編號一直累加，如2009年第一個客戶編號則為：ZT090×××，三個×則是總的客戶數。編碼規則：CNJHQ8共6個字母。其中前兩個字母為國家代碼，如CN代表中國，IN代表印度，RU代表俄羅斯；第三個字母代表客戶所在城市的第一個字母；

32、后三個字母為客戶公司代碼，不夠的用數字8代替。2） 客戶檔案編號編寫規則同客戶編號的編寫規則，但需在ZT后加上字母D，后續編號相同。依據客戶交易記錄上的順序依次存放記錄。3） 將客戶訂購的每批產品相關重要信息補充完畢，如合同號、品名、型號、數量及金額。4） 填充客戶的反饋信息及客戶的相關要求。5） 及時更新客戶檔案。34. 客戶檔案建立辦法1） 客戶檔案2） 報價一覽表3） 報價單4） 訂購產品一覽表5） 每票合同交易完成后，填寫客戶交易記錄。6） 保存記錄必須有：a) 形式發票OR合同（必須具有供需雙方的授權委托人簽字和公司印章及簽定時間）b) 信息訂單記錄（一般合同）、產品要求評審表（特殊

33、合同）c) 信用證（付款方式為信用證的）d) 信用證審核表e) 生產任務通知單f) 包裝生產任務通知單g) 包裝跟蹤記錄h) 合同更改評審表（如合同要求發生變更）i) 訂單更改通知單j) 成品出廠檢驗報告（含出貨圖片或出貨樣機）k) 訂倉單l) 商業發票m) 裝箱單n) 商檢換證憑單o) C/O或FORM Ap) 保險單（CIF條款）q) 發貨清單r) 出貨圖片（圖片拍攝的方式為：1、外紙箱2、打開外包裝拍內包裝排列3、內包裝4、塑（鐵）盒5、打開塑（鐵）盒6、機器7、電線8、插頭9、說明書10、商標11、鉆頭12、其它。將這些圖片按順序排列在Word文檔上用彩色打印機打出）s) 裝船通知t)

34、 報關單u) 提單v) 進倉單（散貨）w) 海運費及包干費發票x) 客戶付款單據（含客戶付至代理公司、代理公司付給我司）y) 此票的注意事項，如：質量要求、顏色要求、付款要求、裝柜要求及其它。7） 銷售情況反饋表8） 售出成品質量報告9） 顧客滿意程度調查表10） 顧客投訴記錄11） 顧客投訴及不合格分析處理報告12） 糾正與預防措施處理單13） 客戶回訪記錄14） 客戶服務記錄35. 客戶動態分析1） 單位客戶銷售動態坐標分析a) 橫坐標為時間（以月份為單位）：縱坐標為銷售額（以萬元為單位可根據與客戶每筆交易時間間隔的密集程度及每次額度的大小，確定橫縱坐標的基本單位量）；b) 根據交易發生的

35、時間與金額（量）在坐標中標出每次交易的交點；c) 將各交點連線，則構成了某客戶銷售動態分析圖。 d) *圖例分析：1、由各交點間水平距離可看出客戶購貨周期變化：2、由各交點問垂直距離可看出客戶單次購貨額度變化；3、觀察各交點連線可了解與客戶合作的進展變化：4、連續兩個以上年度的坐標圖放在一起，可以讀出該客戶對本公司產品的采購規律。e) 意義：管理者可通過坐標曲線的走勢，結合市場反饋信息，及時尋突變化的原因，發揚優勢，改善不足、提高對客戶的服務水平。2） 單位客戶資信動態坐標分析  a) 橫坐標為時間（以天數為單位）,縱坐標為對客戶的銷售次數；b) 根據每次回款天數在圖中描出交點；不完全回款可在交點上方以X標識：c) 將各交點連線，構成某客戶資信動態分析圖。  d) 圖例分析：&