1、    淺談提高高職院校檔案收集的策略    楊玲【摘 要】高職院校檔案收集工作是一切檔案工作的基礎，作為檔案業務工作的首要環節，它直接影響學校檔案的質量。檔案材料全面、系統的收集，才能真實反映學校各方面的歷史面貌；才能更好地為學校及社會服務；才能充分發揮檔案的憑證價值和情報價值。文章首先分析高職院校檔案收集工作中存在的問題，針對問題提出相應的策略。【關鍵詞】高職院校；檔案管理；檔案收集；策略高校檔案是高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它是衡量一所學校教學水平和管理

2、質量的重要標志。隨著高職院校教育事業的快速發展，高職院校的檔案工作越來越受重視。檔案工作趨于規范化。人們關注高職院校檔案的同時也注意到檔案的收集工作。它作為檔案工作的起點，也是檔案管理工作的一個薄弱環節。因此，在檔案收集工作中找出存在的問題，針對存在的問題找出相應策略，對搞好檔案管理工作具有十分重要的意義和作用。一、高職院校檔案收集工作存在的問題（一）缺乏檔案意識缺乏檔案意識主要指人們缺乏對檔案的性質和價值的認識，缺乏對檔案工作的性質和作用的認識。在高職院校很多教職工檔案意識薄弱，甚至包括部分領導，他們認為學校就是教書育人，對檔案工作漠不關心。所以造成檔案在收集過程出現許多問題：不能按時移交檔

3、案材料、移交的檔案材料內容敷衍、移交的材料不符合檔案的歸檔要求、部分部門為自己工作方便將一些重要的該移交的檔案資料留下了移交復印件等、部分領導或老師外出學習、培訓、參會等重要資料完全沒有要移交的意識。總之，由于缺乏檔案意識，檔案意識薄弱，給高職院校檔案管理帶來諸多不能忽視的問題。（二）檔案管理制度不完善或有制度不落實教育部、國家檔案局聯合出臺的高等學校檔案管理辦法明確規定，高校檔案管理應建立和完善檔案管理制度建設，確保高校檔案工作順利開展。大多數高職院校都制定了檔案的收集、整理、保管等制度，有歸檔范圍和保管期限表，指導檔案工作者工作，但在實際工作中，由于檔案工作不受重視，檔案工作雖有制度但并未

4、產生作用，制度未落實，有的檔案收集范圍但不明確，造成部分檔案資料不能收集完整。由于缺乏獎懲措施，檔案管理工作人員在工作形成了懶、散、拖等習慣，沒有充分調動檔案管理人員的工作激情。（三）注重紙質檔案的收集，對電子檔案、實物檔案等非紙質檔案的收集力度有待提高當今是信息化時代，隨著網絡技術的廣泛運用，檔案的收集不能只局限傳統的紙質檔案的收集。如今的檔案來源渠道多、檔案內容豐富、形式多樣。歸檔的材料包括紙質、電子、光盤、各種網絡數據、錄音、錄像、視頻等多種載體，但部分檔案工作人員不能與時俱進，只注重紙質檔案，忽略對電子、實物等檔案的收集，長此以往會造成大量重要的檔案資源丟失。2008年教育部和國家檔案

5、局聯合出臺的高等學校檔案管理辦法明確提出高校應對紙質檔案和電子檔案進行同步歸檔，在社會信息化時代，這是檔案管理工作的潮流和方向。（四）檔案管理工作人員素質有待提高一是檔案工作專業性強，任務重、工作量大，而絕大多數專兼職檔案工作人員是非檔案專業畢業，沒有接受過系統的檔案專業知識教育，沒有經過系統的專業訓練，大部分高職院校沒出經費對兼職檔案管理人員進行培訓，所以造成專職檔案管理員業務指導能力低下，兼職檔案管理員不知道該收集什么。二是部分兼職檔案管理員將檔案工作視為額外工作，將它與自己的本職工作區別對待，大多數兼職檔案管理員工作應付了事。高職院校檔案種類繁多、數量大、涉及到高校方方面面的工作。在科學

6、技術飛速發展的今天，高校作為國家科技力量的重要組成部分，高職院校作為人才培養基地，高職院校檔案的重要性更加突出，只有充分認識到檔案工作的重要性，找出檔案管理中出現的問題。針對問題采取相應的措施，才能搞好高職院校的檔案管理工作。二、提高檔案收集工作的策略（一）采取多種形式提高學校師生的檔案意識檔案的收集涉及學校的各個部門，為確保工作能夠順利開展，檔案部門必須要爭取學校各級領導的重視與支持，包括學校的教職員工。檔案管理者可以通過以下一些方式來提高全校師生的檔案意識：（1）抓住機會利用校報、校園廣播、校園網、專題會議、重大節日等宣傳檔案管理的法律法規，檔案基本知識等；（2）及時向學校各級領導匯報檔案

7、收集情況、存在的問題；（3）抓住一切機會宣傳檔案成果，引起全校教職工認識到檔案的重要性。以此來提高全校教職工的檔案意識，在收集檔案時會達到意想不到的效果。（二）完善學校檔案管理制度建設高職院校在檔案管理中應結合本校實際情況建立和健全檔案管理制度，讓檔案工作有章可循。提高檔案管理人員工作責任心。高職院校各部門形成了豐富的檔案材料，要將這些收集齊全，檔案工作人員必須到各部門進行調研，掌握各部門檔案材料形成規律，讓各部門參與完善檔案制度建設，逐步完善各部門文件材料歸檔范圍和保管期限表。確保各類檔案材料應收盡收。除了明確檔案收集范圍，還要充分調動檔案管理專兼職人員工作激情。不能讓他們覺得干與不干、干多

8、干少一個樣，必須要明確的、強有力的獎懲措施進行約束。對于在工作中表現突出的專兼職人員應進行獎勵，而對于那些不按時移交材料，應付了事的工作人員進行通報批評。將他們的工作與評職晉優，與績效工資掛鉤。以此來激發他們的工作激情。（三）提高專兼職檔案管理員的素質檔案的收集主要靠專、兼職檔案管理員，因此必須加強專兼職檔案管理員隊伍建設。通過多種方式提高檔案工作人員的素質。首先，在組建兼職檔案管理員隊伍時要挑選思想政治覺悟高、工作責任心強、熟悉本部門工作情況的人員，并保持兼職檔案管理員隊伍穩定，不隨意更換兼職檔案管理員。定期與不定期組織專、兼職檔案管理員進行檔案業務學習、培訓，到兄弟院校參觀等，不斷提升專兼

9、職檔案管理員的業務水平和工作能力。努力打造一支素質高、業務能力強、年齡結構合理、工作責任心強的檔案工作隊伍。（四）加強檔案管理現代化設施建設在信息化時代，隨著網絡技術的廣泛運用，高職院校檔案呈現出數量多、載體形式多樣、內容廣等特點，檔案管理工作量大、任務繁重，這給檔案管理工作帶來很多影響，俗話說巧婦難為無米之炊，沒有現代化的設施設備，檔案收集工作無從下手，檔案管理員需要轉變觀念，努力學習，通過現代化的設施設備對檔案進行收集。高職院校檔案管理部門需主動向學校領導匯報工作，爭取資金。購置計算機、掃描儀、攝像機、光盤刻錄機等檔案工作必需的技術設備。配備合理的檔案管理系統，確保檔案工作順利開展。檔案收集工作作為檔案工作的源頭，檔案工作者在收集檔案時應提前介入，掌握各部門年度工作計劃。在工作發現問題，及時尋找對策，努力創新檔案收集方式。確保檔案收集齊全、完整。為檔案工作打好基礎。讓檔案更好的為全校教職工服務，為學校發展貢獻自己的力量。參考文獻：1國家檔案局.2008年8月20日國家檔案局令第27號高等學校檔案管理辦法s.北京：國家檔案局，2008.2倪永