1、體系文件 設備備件管理控制程序修訂修訂修訂內容摘要頁次 版次修訂審核批準日期單號2011/03/30/系統文件新制定4A/0/批準：審核：編制：設備備件管理控制程序1. 目的2. 適用范圍3. 引用標準4. 定義4.1設備備件4.2備件5. 管理職責5.1設備部門職責5.2財務部門職責5.3使用部門職責6. 管理內容與要求6.1備件計劃6.2備件采購6.3備件入倉與領用6.4關鍵備件試用及確認6.5庫存管理6.6安全庫存管理7. 附錄和附表1. 目的為規范公司在設備備件管理方面的職責、管理內容和方法，使備件管理工作得到有效控制，為降低備件費用以及資金積壓，特制定本控制程序。2. 適用范圍3.

2、引用標準質量管理手冊設備管理控制程序4定義4.1設備備件：通常指用以設備維修、保養所需的零件、部件、油、氣等物資的總稱。4.2本控制程序的備件，包含低值易耗品、工具、加工件和設備零部件等。為與公司產品的備件、配件區別，也稱設備備件。5管理職責5.1 設備部門職責：研制中心制造部設備課為公司設備備件管理的歸口管理部門。對設備備件的計劃、審核、采購、倉存、發放、費用統計、管理考核等管理工作的全過程負責。5.2 財務部門職責：負責對設備備件的費用進行管理與考核。5.3 使用部門職責：對本部門內的設備備件的計劃、領用、二級倉存管理以及本部門的備件費用等負責。6. 管理內容與要求備件管理包括備件計劃、采

3、購、倉庫管理、備件試用和確認等方面。6.1備件計劃備件計劃是保證備件使用和控制庫存、費用的關鍵一環，使用部門應對備件計劃的完整性、準確性和合理性負責。備件計劃分為：月度備件采購計劃、急購件臨時采購計劃和委外加工計劃。備件計劃與審批1. 備件計劃號：備件計劃號對設備備件的計劃、 領用與使用部門的對應有非常重要的作用。*NnyyyymmXXX* ：備件類型。a) 設備備件 (B) ； 低值易耗品 (D) ； 油品 (Y) ； 工具 (G) ； 加工件 (J) 。b) Nn：表示使用部門。 N 代表部門， n 代表課室。c) yyyymm：表示年月。d) XXX：流水順序號。2. 表格：月度備件采購

4、計劃表 、臨時備件采購計劃表 、委外加工、修理申請單3. 備件計劃審批流程：使用部門計劃人課長部長設備課備件采購員課長主管部長審核，由主管副總批準。4. 使用部門在填寫備件采購計劃時應明確備件的編號、名稱、型號、規格、生產商、圖號以準確描述所需的備件。5. 使用部門計劃人在填寫備件采購計劃時必須明確備件的數量，并盡量準確填寫單價與金額并在備注欄說明用途以便各級管理人員審核控制費用。6. 使用部門在制定備件計劃時應在調查庫存情況后認真填寫，必須考慮以下幾個因素：月使用消耗數量、現庫存 ( 含二級庫存 ) 、裝機數量、安全庫存以及價格性能比。7. 為嚴格控制備件計劃的準確性、 完整性和合理性， 設

5、備課可以不予采購備件描述不清楚、計劃馬虎、虛報、亂報和非設備課采購范圍（如生產物料、辦公用品、勞保用品）的備件，但應知會使用部門。8. 使用部門在制定備件計劃時，應盡量選用備件倉的備件臺帳目錄中已登錄的項目。月度備件采購計劃每月 25 日由使用部門做出下月的備件計劃填寫月度備件采購計劃表并上交設備課。臨時采購計劃1臨時采購計劃是用于計劃采購由于設備突發性故障而備件倉無備件進行維修，且無相關設備進行替代使用時急需采購的備件。根據實際情況填報臨時備件采購計劃表，是用于月度采購計劃考慮不足或應對突發事件的一種補充手段。2由于大量的臨時采購計劃必然對擾亂備件采購正常運作，造成真正的急購備件無法按時購回

6、。因此，使用部門加強設備的預防維修和備件的計劃預見性，減少臨時采購的次數，主管課長應對臨時采購計劃全面負責。3設備課對于不屬于急購備件的情況可以不予采購，但應知會使用部門。委外加工計劃1設備的零部件需要進行加工制造而公司無能力自行加工的，由使用部門填報委外加工、修理申請單。2設備的零部件需要進行公司內進行加工處理的，以工作聯絡單的形式執行。3委外加工件的計劃原則上每月25 日上報一次。特殊情況也可臨時上報。6.2備件采購采購權限1. 備件的采購工作由設備課負責。2. 一般備件由設備課備件采購員負責采購。3. 對于有專業技術要求的備件和委外加工件的采購工作由設備課長指定或授權設備工程師采購或協助

7、備件采購員采購。4. 設備工程師執行采購工作任務時必須按條款進行價格審核報批。備件的定價1. 招標：a) 招標適用于低值易耗品、工具等價格變化較小的備品備件。b) 招標由設備課編制招標文件并組織實施。2. 符合以下條件之一的備件應通過招標或按價格審批制度報上級領導批準后方可實施采購。a) 專用設備備件。b) 單價高于 500 元的設備備件（不含鋼材等低值易耗品） 。c) 進口備件。d) 委外加工件。e) 招標中未包含的備件。f) 市場價格變化較大的備件。價格審批1. 表格：設備備件審價表2. 價格審核報批流程：備件采購員 ( 設備工程師 ) 設備課長主管部長主管副總。3. 審批權限：a) 一次

8、采購價格低于 1000 元的，由設備課長批準。b) 一次采購價格低于 5000 元的，由主管部長批準。c) 一次采購價格高于或等于 5000 元的，由主管副總批準。4.a)其他要求：備件的采購定價必須有3 家或以上供應商參與競價。特殊情況不足3 家的，采購員應做出書面的說明并經上級領導批準。b) 如在三個月內發生重復采購的，備件價格可以按不高于上次審批的價格執行，不需要再辦理價格審批。應急采購1. 對于嚴重影響生產急需購買的備件，備件采購員在經設備課課長同意后，先給予購買，再補辦價格審批手續。2. 對于一時無法找到設備課采購員采購而又嚴重影響生產的急購備件，設備課長應指定設備工程師或使用部門設

9、備主管購買，并在 24 小時內通知設備課采購員。6.3備件入倉與領用備件計劃、價格審批兩個流程完成后相關單據表格發備件倉管員。備件入倉1. 供應商在供應貨品時應將實物與送貨單一同交付給備件倉，并與倉管員共同對實物的數量進行當面清點。對于未進行當面清點的，其數量以倉管員清點的數量為準。2. 貨品在驗收合格后由倉管員辦理入倉手續，并錄入SCM系統。3. 通用備件、低值易耗品等一般貨品由倉管員進行驗收。4. 專用備件和貴重的貨品由設備工程師組織對質量進行驗收或通過試用來驗收，填寫關鍵備件信息跟蹤卡。5. 數量較大等原因進行驗收抽檢的備件，驗收抽檢率不低于10%，且隨機抽檢。6. 屬于計量器具的，需經

10、公司計量部門檢測合格后方可辦理入倉手續。7. 倉管員在辦理入倉手續時必須核對送貨單中的價格、數量、供應商與招標或審批的是否一致，對于未招標或無審價的、送貨不符的不得辦理入倉。備件領用1. 備件領料單是監控備件領用的原始憑證， 因此在領用備件時必須規范領料單的填寫。無領料單的，倉管員應拒絕發放。2. 使用部門在填寫領料單時必須正確填寫的備件的編號、名稱、型號、規格以及領用的數量，對于填寫不全或不準確的，倉管員有權柜絕發放。備件的編號、名稱、型號、規格應與備件倉的庫存目錄一致。同時，應如實填寫備件的用途，以便設備課核算費用。3. 領料單必須由使用課室領用人、主管課長簽字確認有效。4. 備件領用時，

11、倉管員應如實填寫實際發放的數量并簽字確認。5. 倉管員憑領料單辦理備件出倉手續并錄入 SCM系統。6. 使用部門在報領備件時應報領本部門 ( 課室 ) 做了計劃并經批準的備件項目。對于未有有效的備件計劃的申領，倉管員不得發放。特殊情況車間急需領用非本部門 ( 課室 ) 計劃購回的備件，需經原計劃的部門 ( 課室 ) 的主管課長簽字確認，倉管員方可給予發放。7. 屬于大修、技術改造項目的備件，需經設備課備件管理員簽字確認。否則，倉管員應拒絕發放或費用列入使用部門的維修費用。8. 單價超過 500 元的設備備件， 需經設備課備件管理員簽字確認。 單價超過 1000 元的設備備件，需經設備課長簽字確

12、認。否則，倉管員應拒絕發放。9. 所有有工具、工裝夾具以及單價超過 500 元的設備備件必須以舊換新。否則，倉管員應拒絕發放。a) 消耗性材料不需要以舊換新。b) 計劃中明確新增并得到批準的，不需要以舊換新。c) 特殊情況使用部門不能提供舊的備件以舊換新的， 經使用部門長簽字確認方可給予發放。6.4關鍵備件試用及確認：1備件的質量關系到設備的性能、精度以及生產的產品質量、效率等，備件質量的控制水平很大程度上影響設備的使用與管理水平。因此，應在多方面加強對備件質量水平的控制水平。特別是關鍵和貴重的備件，對此類備件實施關鍵備件的質量信息跟蹤管理。2關鍵備件的范疇：a).單價超過 500 元的設備備

13、件（不含易損件） 。b).與產品質量、設備性能精度密切相關的備件，如模具、檢漏儀的傳感器等。c).委外加工的非標件。d).用于現備件、油品等的替代試用的備件。3為直觀地體現哪些備件為關鍵備件，在備件的編號時應與其他備件標識編號。設備課備件管理員每個季度應對關鍵備件的備件目錄進行一次增補或刪減。4 關鍵備件到廠后，倉管員不得立即辦理入倉的相關手續。而應由設備工程師組織使用部門等進行試手。憑關鍵備件信息跟蹤卡一起辦理入倉手續。5 關鍵備件試用情況跟蹤卡是監控備件質量和備件國產化和備件新開點的試用的原始紀錄和重要依據，因此各級使用部門應本著客觀求實原則記錄。6關鍵備件的試用期限為備件采購合同規定的期

14、限，無合同規定期限的模具備件為到貨后1個月內、其他備件為15 天內。否則，視為合格。7備件試用不合格時， 車間應在設備工程師或設備課備件管理員到場確認不合格的原因（涉及產品質量的應與現場工藝員一起） 。6.5庫存管理：備件編號1. 為統一設備備件的管理，特制定設備備件的唯一識別編號備件編號。2. 編號規則：詳見附件一設備備件編號規則表備件臺帳1. 備件臺帳 ( 庫存 ) 反映了目前設備備件倉的物資現狀，是備件庫存管理和資金管理的重要依據。2. 表格：設備備件庫存臺帳。3. 備件倉管員須在備件入倉或領用 24 小時內完成電腦錄入工作， 自動生成設備備件庫存臺帳。倉庫管理1. 備件放置應分類定置，

15、做好標識，并盡可能分開放置。2. 規范填寫備件的物資動態卡，做到物、帳、卡齊全并完全一致。3. 做好備件的防塵、防銹和日常保養工作，保持備件的完好性。4. 做好備件倉庫的物資安全工作。庫存盤點1備件倉的庫存狀態每月進行一次盤點。2盤點工作由備件管理員組織，備件倉管員實施。3盤點采用實物清點與庫存臺帳對比的方式進行。4對于比較結果的不同之處（盤盈盤虧）由備件管理員進行統計和分析，制定整改措施并組織落實。5盤點記錄按財務相關規定執行。備件報廢1. 滿足以下條件之一的，可以申請報廢：a) 設備主機已經辦理報廢的專用備件。b) 入倉后 3 年內未有領用記錄的備件。c) 備件超過保質期已經無法正常使用的

16、。d) 由于保存不當等原因導致備件損壞而無法恢復和使用的。2. 備件的報廢由倉管員填報 設備備件報廢申請單。報廢經主管副總與財務部門共同批準有效。3. 經批準報廢的備件由倉管員將其從備件倉的貨架上撤下，按財務相關規定處理。4. 倉管員憑批準的設備備件報廢申請單將備件庫存的臺帳辦理消帳手續。5. 備件的報廢原則上一年一次 , 在備件倉年度盤點時實施。6.6安全庫存1建立備件的安全庫存，可以有效地控制備件的采購，減少備件資金占用率和設備維修費用，確保設備的正常運行，減少設備故障停機時間。2確定安全庫存主要考慮的幾個因素：a). 企業設備維護保養的管理水平。b). 備件供應的供應周期、協作關系、地區

17、及周邊環境條件。集中生產與供應可以縮短供應周期。c). 備件的平均使用壽命。雙班或三班生產的，其壽命比單班要短（使用天數上）。d). 特殊情況，如備件的單位包裝量、備件更換時的最小更換量等特殊因素。3備件安全庫存的計算公式：安全庫存數（ D）=系數（ K）* 消耗量（ M）* 供應周期（ Z）a). 安全庫存數（ D）：保障月度生產所需的最低備件儲備數量。b). 系數（ K）：與企業的設備管理維護水平，備件制造能力與水平，地區供應與協作備件等因素相關。條件好的取小，條件差的取大，一般取1.0 1.3 。c). 消耗量（ M）：指一定時間內同一備件的實際消耗數量。一般取一年的月度平均實際消耗量。

18、d). 供應周期（ Z）：指從備件訂貨起到貨品入庫的時間( 月) 。4備件的實際庫存量原則上不超過（安全庫存數+月度消耗量）。特殊情況如備件包裝單位量、代應周期長等，經設備課確認可以適量增加，原則上不超過（安全庫存數+2*月度消耗量）。5安全庫存的維護：a). 結合空調生產的季節性影響，備件安全庫存的維護每年進行兩次，分別在11 月(旺季)和6 月( 淡季 ) 。年度維護主要針對金額較高的、淡旺季用量相差較大的等備件，結合即將到來的淡旺季生產的特點進行修正。b). 新備件、備件裝機量的變化（如新增/ 報廢設備等）、備件設置安全庫存的初期的相關基礎數據與實際情況有較大出入等以及其他特殊情況，可以實施安全庫存的即時維護。c). 安全庫存由設備課組織實施，使用部門課室協助提供相關基礎數據。d). 安全庫存的維護由設備課備件管理員或工程師編制設備備件安全庫存維護審批表 ，設備課長審核，主管部長批準。e). 經批