1、規范化管理學校檔案工作探析【摘要】本文介紹了該單位 規范化管理學校檔案工作的做法和經驗。【關鍵詞】學校；檔案管理；規范化每學期我校都要接受市教育局辦公室、組織處及上級檔案和組織部 門，對我校文書檔案和人事檔案的督導評估檢查，每次的檢查過程中，我 校的檔案材料、干部人事檔案均受到了上級領導好評。根據在上級檢查的 過程中提到的問題，筆者認真地總結、體會和認識后，就如何做好學校文 書檔案和人事檔案工作體會如下。一、了解兩個概念(-)文書檔案和人事檔案。由于受學校辦公條件限制，我校文書檔 案和人事檔案一體化管理。是學校集體或個人在人事管理、教育、教學和 教研等活動中形成的有查考利用價值的各類文字、圖像

2、、聲音等材料，它 是真實、完整、系統地反映學校各項工作活動的歷史記錄，是學校一切工 作的真實體現，是體現全校教職工工作和智慧的結晶。它既是一個學校長 期教育教學活動中各個方面的實踐經驗的總結，乂是促進學校教師成和不 斷繼續進度的重要依據。(%1) 檔案整理與積累。檔案整理，是指把零散的和有利用價值的材 料，進一步梳理的檔案資料，進行基本的分類、組卷和編冃，使其系統化、 科學化，有利于學校工作的保管和使用。二、對學校檔案工作檢查的目的意義每年都要多次接受上級市教育局辦公室、組織處及上級檔案和組織部門檢查，涉及到學校的方方面面。督導檢查組到校后，一般就是聽匯報， 查看材料，開座談。每一項內容查得都

3、非常認真，特別是看材料，更是成 為檢查的重點。因為我們的主要工作成績都是用檔案這種形式來表現的， 檢查、驗收、考評指標也都在檔案屮得到充分體現。教育主管部門對學校工作的檢查主要目的就是督促、指導學校全面貫 徹黨的教育方針，遵循教育規律，深化教育改革，轉變教育觀念，優化學 校的管理，改善教學內容和方法，全面提升辦學水平和質量，為國家培養 人才，使學校實現可持續發展戰略目標；引導社會、家長止確評價學校， 關心和支持學校建設；促進教育事業的改革和發展，推進和諧校園。三、掌握工作標準扎扎實實工作根據多年來的工作經驗，我認為，無論干什么工作，只有扎扎實實做 好平常工作，平時注重常規材料積累，檔案資料的收

4、集、整理、立卷、歸 檔，才能做到輕松迎接上級主管部門對檔案工作的檢查和驗收。(-)加強領導，把檔案工作納學校日常管理日程。各部門高度重視 本部門檔案管理工作，針對本處室和本專業部的工作，明確一名干事兼職 檔案員，負責木部門日常檔案整理。(-)認真組織學習，提高檔案業務水平。學校檔案室檔案員應定期 對各處室的兼職檔案員召開業務學習指導會，學習有關檔案管理辦法和歸 檔文件整理方法，增強工作人員的檔案管理素質；根據工作中出現的新情 況、新問題，給兼職檔案員提出新的要求，使他們通過干中學、學中干， 慢慢熟悉檔案管理業務，掌握檔案立卷、歸檔的方式、方法，為更科學、 更規范做好學校的檔案工作打牢基礎。（三

5、）抓住重點，細致收集各種資料。俗話說“巧婦難為無米之飲”, 檔案工作的一個非常重要的重點就是真實、完整反映學校在教育、教學過 程中形成的各種教育活動資料。平時各處室人員注重對文件、活動材料進 行收集和積累。對開展的重要活動給予關注，及時收集紙質、音像、圖片 等各種載體的信息資料，并定期地向主管部門做細做實工作匯報，爭取得 到領導的支持。（四）克服難點，認真系統進行整理。每個部門每學期新形成的檔案 都很多，我們應對教育、教學、人事管理工作中形成的各種文件資料進行 系統梳理，理清各類文件資料z間的聯系，把不同一事由且有著密切關聯 的資料整理成一個有機的整體，把雜亂的文件資料整理成有序可查的檔案 材

6、料。對于需要經過較長時間才能完成的工作，更是注意平時材料的積累, 等活動一結朿，就立即整理裝訂成冊。（五）注重細節，重視檔案工作。檔案工作包含了收集、整理、鑒定、 裝訂、排序等各個環節。各個環節工作的好壞，都直接影響檔案的質量和 使用效果。因此，各處室兼職人員都非常注意各個工作細節，認真編號， 用統一格式進行目錄的編制，裝訂整齊美觀。養成了形成一卷、整理一卷 的好習慣。四、常規檔案整理（-）計劃總結類。開學初，學校各處室和各部門均按照學校的整體 工作計劃，制定了各部門的工作計劃，還有教研組工作計劃、教師個人工 作計劃、班主任工作計劃等。將這些工作計劃收集整理好，等學期結束時 與期末的各項工作、

7、活動總結收集、分類進行裝訂。（二）教育教學活動類。學校教育教學工作中，常常開展多項活動， 實施各項活動時，我們注重收集活動中的各種文字材料。例如：1教學活動類：（1）公開課評比：我們收集比賽方案、參賽人員、評 分標準及評分表、獲獎人員名單（或表彰決定）、音像資料、宣傳報道等。（2）教案檢查：我們收集檢查標準、結果統計表、評選等次等。（3）學 校運動會：我們收集運動會的秩序冊，各項目的參加人員、評委、積分表、 取得名次、獲獎照片、總結、新聞報道的雜志和有關報道的報紙等。（下 轉第68頁）（上接第78頁）2黨、團委活動類：（1）學生安全知識競賽：我們收集參加班級、參 賽形式、知識內容、打分表、獲獎

8、情況、小結、照片、新聞報道等。（2） 升旗儀式：我們要收集開學初的安排，記錄的每次升旗時間、升旗手、主 持人，參加人員、國旗下演講稿以及相關照片及新聞報道等資料。（3）黨、 團日活動（我校常利用周六、周日外出活動）：我們收集活動方案、活動 內容、活動小結、照片、新聞稿件等。3工會活動類：（1）我們收集的材料有評選通知、各部門上報的工會 材料、評選結果通報、獎勵情況及新聞報道。（2）排球比賽：我們收集的 有競賽方案、比賽日程安排、比賽成績記錄、表彰決定、獎勵情況、新聞 報道，入選上級國家隊情況，高考后大學錄取情況。“常規檔案資料是對學校丿力史腳印真實記錄”，學校的檔案資料管理 人員積極、主動、科學地做好檔案資料的收集、整理與管理工作，是對學 校的歷史負責。在平時的資料收集方面我們應做到：制度化、部門化和細 致化；在檔案的裝訂方面應科學化、規范化。我們只有在日常工作中及時 收集、整理、立卷、歸檔，無論遇到什么