1、1文件的識別、存放與管理文件的識別、存放與管理講師：講師：石國利石國利TELEL識在于分享；知識在于分享；經驗需要交流。經驗需要交流。2溫馨提示: 3、為了您和他人健康請勿 4、為了不打擾他人請勿打電話（請將電話置靜音或振動） 2、歸零的心態 1、相互問候：好！很好！非常好！3內容提示內容提示 第4頁至32頁為公司文件控制程序的講解 第33頁至38頁講解文件如何管理與存放 幻燈片紅色字體為本課程重要內容4文件控制程序 受控文件：供公司內外部使用的受控文件：供公司內外部使用的,受更改、標識、版受更改、標識、版本、版序、格式、字體等控制的文件。本

2、、版序、格式、字體等控制的文件。 DCC：Document Controlling Center 文件控制中心。 外來文件：指從外部獲取并由本公司直接引用的文件，如國家/國際標準、法律法規、顧客或供應商提供的文件、材質證明書、變更書等。 支持性文件：支持質量手冊及程序文件運作具體指導每一細節的作業過程的文件（各類檢驗標準、生產作業指導書、管理規定、作業辦法、技術文件以及工程圖面等。） 5文件控制程序 總經理 ：負責公司質量手冊批準； 管理者代表：負責公司程序文件、質量計劃、跨部門的三階文件，以及外來文件批準； 各部門負責人：負責部門的三階文件及各種表格的批準； 文件中心：負責對本公司所有受控文

3、件的編號、分發、回收、更改進行控制和維護受控文件發放記錄,按要求作廢失效文件,保證文件持有者手上持有最新版本之有效文件。6文件控制程序 文件持有人 收到文件時收到文件時,應即時簽收應即時簽收。 將已失效的受控文件及時退回文控將已失效的受控文件及時退回文控。 妥善保存所有受控文件妥善保存所有受控文件。7受控文件凡是凡是ISO受控文件，都受控文件，都會在文件右上角蓋會在文件右上角蓋紅色紅色“受控文件受控文件”章，各部章，各部門在接收文件時需確認門在接收文件時需確認該文件為受控狀態，受該文件為受控狀態，受控文件復印無效控文件復印無效8無效的受控文件復印的受控文復印的受控文件無效件無效9文件控制程序

4、文件的分類 公司將管理體系的文件（以下簡稱文件）分為以下6類。 1）：形成文件的質量方針、目標）：形成文件的質量方針、目標 2）：質量手冊（一階文件）：質量手冊（一階文件） 3）：程序文件（二階文件）：程序文件（二階文件） 4）：支持性文件（三階文件）：支持性文件（三階文件） 5）：表格（四階文件）：表格（四階文件） 6）：外來文件）：外來文件 一階文件一階文件二階文件二階文件三階文件三階文件四階文件四階文件10文件控制程序 文件的編制、審核、批準、會簽、培訓 質量方針，目標由管理者代表編制，總經理批準； 質量手冊（一階文件）由品檢部編制，管理者代表審核，總經理批準； 程序文件（二階文件）由各

5、職能部門編制，管理者代表審核，總經理批準。 支持性文件（三階文件）由各職能部門編制，部門負責人審核，部門經理或管理者代表批準。11文件控制程序 記錄的審批按記錄控制程序文件執行。 程序文件必須各部門會簽，其它文件涉及到相關部門也必須要會簽；為確保文件的一致性，在文件發行前均需由公司管理者代表或其代理人進行會簽，并在兩周內將批準之文件對相關人員進行宣導和培訓。12文件控制程序 文件的編號、格式 文控根據下列方式對受控文件進行編號； 質量手冊 W-QM-XXX (W:公司簡稱 QM: 手冊代碼 XXX: 編號) 程序文件 W-QP-XXX (W:公司簡稱 QP: 程序文件代碼 XXX: 編號)13

6、文件控制程序 三階文件 W-XXX-XX-XXX (W:公司簡稱 XXX: 部門代號, XX:文件代碼 XXX: 編號) 表單 W-XXX-XXX-RX (W:公司簡稱 XXX: 部門代號, XXX:表單流水號 RX: 表單版本號) 14文件控制程序 部門代號 本廠主要分為以下部門，每一部門以三個英文字母代表其部門。 部門 英文字母 部門 英文字母 人事行政部 ADD 接單 MOD 開發部 PDD 注塑部 PLD 資材部 PUD 燈飾包裝 LAD 品檢部 QCD 船務部 SHD 太陽能部 SOD UL ULD 木家具 WFD 五金部 MWD15文件控制程序 文件類別 文件名稱 英文代碼 文件名

7、稱 英文代碼 公司代碼 W 品質手冊 QM 組織架構圖 OC 檢驗規范 SIP 程序文件 QP 作業指導書 SOP QC工程圖 QC 圖紙 DW 產品規格書 PS 文件總覽表 DOC 職位說明書 CW 表格 R 控制計劃 CP 工藝流程圖 TC 16產品規格書編號原則與文件要求相符17檢驗規范制訂人簽名部門主管簽名部門經理或管代簽名18QC工程圖19作業指導書/SOP20文件控制程序 受控文件的版本號用受控文件的版本號用A、B、C至至Z二十六個大寫二十六個大寫英文字母表示，版次用英文字母表示，版次用0,1,2,3表示表示,文件首次定稿文件首次定稿版本號版本號“A/0”，第一次更改后版本號改為，

8、第一次更改后版本號改為“A/1”，以此類推，變更到以此類推，變更到“A/5”后升級到后升級到“B/0” ； 各文件中引用到的文件名稱用雙書名號:，引用到的表格名稱用單書名號：； 質量手冊、程序文件、作業指導書的書寫格式：質量手冊、程序文件、作業指導書的書寫格式：內容的字體為內容的字體為 “宋體小四號宋體小四號”，標題的字體為，標題的字體為“宋體三號，加粗宋體三號，加粗”。21文件版本標識文件版本文件名稱為宋體三號加粗內容為宋體小四號22文件控制程序 程序文件書寫內容順序程序文件書寫內容順序 1.0 目的目的 2.0 范圍范圍 3.0 定義定義 4.0 職責職責 5.0 程序內容程序內容 6.0

9、 記錄與表格記錄與表格 7.0 相關文件相關文件 8.0流程圖流程圖 以上字體采用宋體四號加粗以上字體采用宋體四號加粗23受控文件字體紅色框的字體為宋體四號加粗24文件控制程序 文控先根據復印副本數量后，在正本背面蓋上“正本”紅色印章，再于副本上蓋上“受控文件”紅色印章，保存正本，發放副本。 文控發放新文件的同時制備,確保文件持有者即時簽收并填上收件日期。 各部門文員負責管理并簽收受控文件，受控文件副本儲存于指定文件夾內。 受控文件要在48小時內發放給相關部門。25受控文件簽收記錄表文件簽收人在收文件簽收人在收到文控發行的受到文控發行的受控文件的簽名控文件的簽名,并確認其份數并確認其份數26文

10、件控制程序 文件的更改: 由提出部門填寫 ，經管理者代表批經管理者代表批準準（質量手冊須經總經理批準）后方可執行,更改后的生效日期以中批準的日期為準。27文件領用、更改、取消、借閱、申請文件領用、更改、取消、借閱、申請/ /通知單通知單此表單核準欄需此表單核準欄需管理者代表簽名管理者代表簽名方有效方有效文件的更改需涉文件的更改需涉及的相關部門會及的相關部門會簽才有效簽才有效28文件控制程序 所有更改文件均須在改動原稿的文字下用“”（下劃線）標示出來；文件改版時， 取消前一版次的下畫線，保留最新版本的標示“”下劃線。29更改過的文件更改的內容標有下劃線，版本也隨之變更30文件控制程序 文件的領用

11、及借閱 當使用者的原文件丟失或需增領文件時應當使用者的原文件丟失或需增領文件時應填寫填寫經管理者代表批準，由文控提供給相關部門，并做好記錄。 當相關人員需要借閱文件時，可到文控進行借閱，并在文件借閱登記表內簽名，寫好歸還時間，文控及時跟蹤。31文件控制程序 文件的作廢 當新版本受控文件發出，即自動作廢舊版本，文控員應向文件持有人收回已失效的受控文件副本，并于其上加蓋并于其上加蓋“作廢作廢”紅紅色印章色印章，并銷毀，妥善地將該失效文件正并銷毀，妥善地將該失效文件正本存放在文控本存放在文控，并在上進行登記，至保存限期（至少兩年）后銷毀。32作廢文件當文件作廢后，文控中心會在文件原稿蓋上“作廢”章，保存兩年后再進行銷毀33ISO 9000記錄的要求 ISO 9000的所有記錄不可以使用涂改液所有記錄不可以使用涂改液， 如因筆誤需要對記錄進行修改時，具體做法是：用筆將原來的記錄劃掉（只劃一用筆將原來的記錄劃掉（只劃一筆），填寫上正確的數據后并簽名和日期。筆），填寫上正確的數據后并簽名和日期。34文件的管理文件夾整齊的擺放在文件柜里35文件夾的標識公司