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1、摘要信息化環(huán)境下進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程優(yōu)化,能夠有效提高財(cái) 務(wù)會(huì)計(jì)管理工作的質(zhì)量和效率,提出了日常賬務(wù)處理優(yōu)化方案,應(yīng)收 應(yīng)付賬款管理流程,資金計(jì)劃和賬戶(hù)管理流程等的工作流程優(yōu)化路徑。根據(jù)以上工作,針對(duì)信息化環(huán)境的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程優(yōu)化給出了建議, 并從人員培訓(xùn)、組織保障以及風(fēng)險(xiǎn)控制三個(gè)方面制定了保障措施。關(guān)鍵詞信息化環(huán)境;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì);流程優(yōu)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的核心,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)績(jī)效是企業(yè)運(yùn)營(yíng)所有環(huán)節(jié)的集中體現(xiàn),而財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息化則是企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管控的有力工具。我們當(dāng)今處于信息化環(huán)境下,企業(yè)信息化需求的不斷增多,信息化建設(shè)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理活動(dòng)日益復(fù)雜,涉及大量耗費(fèi)支出、費(fèi)用核銷(xiāo)以及資產(chǎn)形成等財(cái)務(wù)會(huì)
2、計(jì)管理業(yè)務(wù)。然而,目前一些企業(yè)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息無(wú)法共享,對(duì)一些核心數(shù)據(jù)的傳遞通常采用手工渠道來(lái)完成。企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間.子公司、分公司之間不僅對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)方式不同,且數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中也表現(xiàn)出傳輸不透明現(xiàn)象,無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)資源的共享與查詢(xún),嚴(yán)重制約了整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。要解決這一現(xiàn)狀,核心是進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程優(yōu)化,在信息化系統(tǒng)支持下,企業(yè)整合優(yōu)化資金管理.會(huì)計(jì)核算、日常賬務(wù)等工作流程,提髙信息化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作的質(zhì)量和效率,已成為亟待解決的問(wèn)題。一.信息化環(huán)境對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的影響一財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入形式在實(shí)施信息化的企業(yè)環(huán)境中,有一點(diǎn)重要的不同就是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入形式。首先是原始憑證。書(shū)ffi
3、形式的原始憑證逐漸退出舞臺(tái),取而代之的是各類(lèi)電子憑證,如網(wǎng)上銀行交易憑證、各類(lèi)機(jī)打票據(jù).系統(tǒng)自動(dòng)記錄的數(shù)據(jù)等等。其次是業(yè)務(wù)相關(guān)原始憑證的發(fā)起點(diǎn)將產(chǎn)生于直接發(fā)生數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)部門(mén).如營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)等,而非傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)。再次是記賬憑證。數(shù)據(jù)輸入形式、憑證生成形式均發(fā)生了變化,記賬憑證由信息系統(tǒng)自動(dòng)生成。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)崗位的設(shè)置將會(huì)發(fā)生變化,會(huì)計(jì)憑證的處理流程將會(huì)重新建立,數(shù)據(jù)資料的生成與管控也將面臨新的模式。二財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理內(nèi)容會(huì)計(jì)信息應(yīng)該是客觀、真實(shí)的,且不具有針對(duì)性,對(duì)所有信息使用者來(lái)說(shuō),會(huì)計(jì)信息都應(yīng)該是有效的.公開(kāi)的。數(shù)據(jù)庫(kù)信息在信息化的環(huán)境下,反映企業(yè)全部的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)事項(xiàng),數(shù)據(jù)為整個(gè)企
4、業(yè) 所共享,這些數(shù)據(jù)沒(méi)有經(jīng)過(guò)以會(huì)計(jì)要素為標(biāo)準(zhǔn)的分類(lèi)、歸納。著網(wǎng)絡(luò)技術(shù).計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理功能的不斷完善和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的日益發(fā) 展,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作由原來(lái)的以日常核算、做賬報(bào)稅為主,發(fā)展為參與 企業(yè)管理,用既有財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分析為決策提供信息支持。計(jì)數(shù)據(jù)的收集和處理不再受到時(shí)間和地域的限制,遠(yuǎn)程核算得到了應(yīng)用,實(shí)時(shí)監(jiān)管成為了可能。三數(shù)據(jù)處理流程實(shí)施信息化的企業(yè)中,數(shù)據(jù)處理流程的方式有很大不同。從數(shù)據(jù)處理流程的起點(diǎn)看,憑證輸入點(diǎn)不再由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)唯一擔(dān)當(dāng),而是擴(kuò)展至各項(xiàng)業(yè)務(wù) 源頭,由此可見(jiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否直接關(guān)系到數(shù)據(jù)處理能否準(zhǔn)確。只要計(jì)算機(jī)保證足夠的穩(wěn)定性和安全性,內(nèi)部數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性可以得到有效的控制
5、。換言之,只要對(duì)輸入的準(zhǔn)確性有足夠的把握,那么數(shù)據(jù)處理和輸出結(jié)果的準(zhǔn)確性就能得到保障。因此,即使不經(jīng)過(guò)人工對(duì)賬和審核,原始數(shù)據(jù)也可以作為計(jì)算機(jī)內(nèi)部處理流程的直接依據(jù)。四內(nèi)部控制管理企業(yè)實(shí)施信息化以后,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將以電子數(shù)據(jù)的形式直觀反映,并在規(guī)范化的流程中進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理和事務(wù)管理。傳統(tǒng)上的以各個(gè)部門(mén)為節(jié)點(diǎn)的管控模式將退出舞臺(tái),隨之而來(lái)的是通過(guò)內(nèi)控制度來(lái)確保信息安全、可靠,利用具體的制度明確職責(zé)分工.審批權(quán)限和事務(wù)管理。屆時(shí),內(nèi)控的保障措施將通過(guò)計(jì)算機(jī)處理技術(shù)進(jìn)行實(shí)施.對(duì)操作進(jìn)行口令控制、對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)行加密保護(hù)、對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)檢測(cè)等。隨著會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展,內(nèi)部控制的范圍最終將從組織內(nèi)部延伸到整個(gè)社會(huì)
6、。信息化環(huán)境的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程優(yōu)化路徑一日常賬務(wù)處理優(yōu)化方案。我國(guó)許多財(cái)務(wù)部門(mén)只具備基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)電算化軟件,既無(wú)法與業(yè)務(wù)發(fā)生部門(mén)直接建立數(shù)據(jù)聯(lián),也無(wú)法實(shí)現(xiàn)憑證的實(shí)時(shí)傳遞。此外,由于原始憑證流轉(zhuǎn)周期長(zhǎng).會(huì)簽部門(mén)多,對(duì)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)的進(jìn)度也造成不可小覷的影響。針對(duì)現(xiàn)有賬務(wù)處理流程中存在的問(wèn)題,在流程優(yōu)化實(shí)施中,應(yīng)將系統(tǒng)自動(dòng)處理與現(xiàn)部門(mén)間數(shù)據(jù)共享為核心,對(duì)賬務(wù)處理 流程做出如下優(yōu)化1、審核環(huán)節(jié)由線(xiàn)下手簽升級(jí)為線(xiàn)上審批。確審批權(quán)限、設(shè)定權(quán)限類(lèi)別,使憑傳遞更具實(shí)效性;2、在后臺(tái)對(duì)原始單據(jù)必填項(xiàng)進(jìn)行升級(jí),與會(huì)計(jì)科目關(guān)聯(lián),提高業(yè)務(wù)效率;3.精簡(jiǎn)會(huì)簽部門(mén),縮短原始憑證流轉(zhuǎn)時(shí)間。二應(yīng)收應(yīng)付賬款管理流程。通常情況下,應(yīng)收.
7、應(yīng)付賬款的管理由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)。這種單一權(quán)責(zé)的模式,忽了業(yè)務(wù)部門(mén)在款項(xiàng)收付過(guò)程中的主動(dòng)地位,弱化了財(cái)務(wù)部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)的溝通反饋。針對(duì)這種現(xiàn)象,優(yōu)化流程的制度中,應(yīng)設(shè)立以財(cái)務(wù)部門(mén)為主、業(yè)務(wù)部門(mén)共同參與的具體化細(xì)則。如此一來(lái),各方相互協(xié)作、共同監(jiān)督,達(dá)到提升管理效率的效果。具體來(lái)看,財(cái)務(wù)部門(mén)的職責(zé)在于控制應(yīng)收、應(yīng)付賬款的額度,以避免 產(chǎn)生大量呆賬.壞賬、死賬的風(fēng)險(xiǎn);業(yè)務(wù)部門(mén)作為款項(xiàng)發(fā)生源,掌握著相關(guān)的客戶(hù)信用評(píng)價(jià)、市場(chǎng)定位需求等,這些信息對(duì)于分析賬齡、評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)等方面有著重要價(jià)值。合理化的分工能夠?qū)?yīng)收.應(yīng)付賬款的管理更具實(shí)效性,降低資金流動(dòng)風(fēng)險(xiǎn),從而達(dá)到強(qiáng)化資金管理、提升經(jīng)濟(jì)效益的目標(biāo)。針對(duì)現(xiàn)有流程
8、中對(duì)應(yīng)收、應(yīng)付款項(xiàng)的管理,對(duì)流程做出如下優(yōu)化1、財(cái)務(wù)部門(mén)承擔(dān)核算功能,業(yè)務(wù)部門(mén) 作為款項(xiàng)的發(fā)生源,承擔(dān)外部對(duì)接功能;2.建立健全客戶(hù)信用數(shù)據(jù) 庫(kù),訂單信息由業(yè)務(wù)部門(mén)自動(dòng)傳遞至財(cái)務(wù)部門(mén),縮短信息流轉(zhuǎn)時(shí)間和 審批程序,方便業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行催款處理,提高回款能力;3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)賬款的額度和期限進(jìn)行把控,定期與業(yè)務(wù)窗口部門(mén)及時(shí)核銷(xiāo)款項(xiàng)、確認(rèn)信息。提前規(guī)劃,提髙資金使用效率。三資金計(jì)劃管理流程。目前,企業(yè)資金計(jì)劃面對(duì)兩大困境一是事先編制難以準(zhǔn)確,二是事中控制難以把控。資金計(jì)劃的編制通常由財(cái)務(wù)部門(mén)獨(dú)攬大權(quán),但財(cái)務(wù)部門(mén)只能夠做到對(duì)管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用等支出合 理把握,具體到產(chǎn)品的收入、成本則無(wú)法掌握,只能依照經(jīng)驗(yàn)
9、粗略估 算,這樣一來(lái)就造成了資金計(jì)劃的編制與實(shí)際執(zhí)行不相匹配;二是事 中控制難以把握,例如審批制度松散,款項(xiàng)撥付手續(xù)不齊備;資金計(jì)劃貫徹執(zhí)行力度不嚴(yán),計(jì)劃外或大額支出頻繁;應(yīng)收賬款催收不力;銷(xiāo)售回款額度不足等等。總而言之,資金計(jì)劃沒(méi)有真正落到實(shí)處,無(wú)法對(duì)業(yè)務(wù)執(zhí)行提供有力保證。針對(duì)上述情況,對(duì)資金計(jì)劃流程做出的優(yōu)化如下1、明確資金計(jì)劃編制的內(nèi)在邏輯關(guān)系。大多數(shù)企業(yè)實(shí)行年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)責(zé)任制,以全年完成銷(xiāo)售業(yè)績(jī)?yōu)槟甓饶繕?biāo);企業(yè)會(huì)根據(jù)年度目標(biāo)制定生產(chǎn)計(jì)劃,資金計(jì)劃即是在此基礎(chǔ)上制定的一系列支出計(jì)劃.回款計(jì)劃、融資計(jì)劃。簡(jiǎn)而言之,資金計(jì)劃要與企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃緊密融合。2、將資金收支依照產(chǎn)品開(kāi)發(fā)周期進(jìn)行分解,得
10、出資金計(jì)劃平衡表,再對(duì)資金計(jì)劃進(jìn)行月度分解,考核當(dāng)月的資金盈余或缺口,達(dá)到對(duì)資金計(jì)劃的平衡。3、引入全預(yù)算管理體系。資金計(jì)劃的編制應(yīng)圍繞產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的全周期,執(zhí)行過(guò)程始終與業(yè)務(wù)保持聯(lián)動(dòng),一旦出現(xiàn)異常,應(yīng)迅速發(fā)出預(yù)警提示,及時(shí)更新資金計(jì)劃。由此一來(lái),既列明了資金計(jì)劃的來(lái)源,又保證了與業(yè)務(wù)的緊密關(guān)聯(lián)。四資金賬戶(hù)管理流程。目前,公司本部及各子公司的資金賬戶(hù)管理流程存在的問(wèn)題主要集中在新 賬戶(hù)報(bào)批不及時(shí)、開(kāi)立賬戶(hù)存在隨意性、賬戶(hù)歸集手續(xù)辦理滯后等方因此,對(duì)流程優(yōu)化提出如下建議U明確開(kāi)戶(hù)銀行范圍,列示符合開(kāi)戶(hù)條件的銀行;2、縮短審批時(shí)間,將開(kāi)戶(hù)審批由線(xiàn)下審 批升級(jí)為線(xiàn)上審批,財(cái)務(wù)部門(mén)及子公司在得到上級(jí)審批之
11、后可直接進(jìn) 行賬戶(hù)開(kāi)立籌備;3、新設(shè)賬戶(hù)投資資金監(jiān)管賬戶(hù).融資貸款賬戶(hù)除 外均需及時(shí).主動(dòng)辦理資金歸集手續(xù),將資金歸集作為賬戶(hù)開(kāi)立流程 中的一環(huán),避免因缺乏有效監(jiān)督而導(dǎo)致的賬戶(hù)歸集滯后三、信息化環(huán)境的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程優(yōu)化的建議與保障措施一信息化環(huán)境的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程優(yōu)化的建議。第一,流程優(yōu)化方案實(shí)施前,在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成后,先試點(diǎn)進(jìn)行,再總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)后,逐步推開(kāi),不要一下在過(guò)大的范圍內(nèi)鋪開(kāi),給正常的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作造成混亂, 確保過(guò)渡期的管理受控;第二,對(duì)一些與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)聯(lián)系緊密的重要流 程,不要輕易大量調(diào)整人員,可以采取增配人手,重新分工等方法解 決一些操作上的問(wèn)題;第三,信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)要在
12、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程再造 前完善,具備使用條件,不宜在流程再造過(guò)程中不斷修改信息系統(tǒng),給新流程的實(shí)施造成混亂;第四,信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)要緊密結(jié)合工作現(xiàn)狀,具有可操作性,同時(shí)由于財(cái)會(huì)基層操作人員計(jì)算機(jī)使用水平有限, 所有的系統(tǒng)交流平臺(tái)盡量簡(jiǎn)便,便于操作,且功能盡量融合,不宜子 系統(tǒng)過(guò)多,造成混亂;第五,要加強(qiáng)各級(jí)人員計(jì)算機(jī)運(yùn)用水平的提髙.企業(yè)各部門(mén).各個(gè)分公司應(yīng)能夠獨(dú)立完成各自管理數(shù)據(jù)的維護(hù),確保 信息系統(tǒng)的正常使用,確保各類(lèi)數(shù)據(jù)得到有效傳遞和運(yùn)用;第六,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程的改造不要完全脫離既有流程.要吸取既有流程中運(yùn)作多年并取得的成果.不宜全盤(pán)否定,推倒重來(lái)。二信息化環(huán)境的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程優(yōu)化的保障措施。1、人
13、員培訓(xùn)。信息化環(huán)境下財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程優(yōu)化,各部門(mén)組織間的會(huì)計(jì)信息不對(duì)稱(chēng),財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度很難在短期內(nèi)做到統(tǒng)一化,那么在部門(mén)間產(chǎn)生道德風(fēng)險(xiǎn)的可能性就會(huì)加大。要預(yù)防此類(lèi)風(fēng)險(xiǎn),既離不開(kāi)明確的制度保障,如內(nèi)部審計(jì)制度、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理制度和流程規(guī)范制度,又要有統(tǒng)一的思想約束,加強(qiáng)人員培訓(xùn)至關(guān)重要。企業(yè)應(yīng)在現(xiàn)有基礎(chǔ)上創(chuàng)新培訓(xùn)方式方法,針對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)推行體驗(yàn)式培訓(xùn)的方法,鍛煉實(shí)戰(zhàn)操作能力,充分理解信息化環(huán)境的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程理念,轉(zhuǎn)換成個(gè)人認(rèn)識(shí)。增加培訓(xùn)的投入力度,建設(shè)起現(xiàn)代化的培訓(xùn)基地.優(yōu)化多媒體教室、微機(jī)室、報(bào)告廳、圖書(shū)室.活動(dòng)室、學(xué)員宿舍等教 學(xué)設(shè)施,打造一個(gè)教學(xué)設(shè)施一流、教學(xué)資源豐富、學(xué)習(xí)環(huán)境幽雅.學(xué)習(xí)
14、氛圍濃厚的培訓(xùn)基地,為做實(shí)培訓(xùn)、做優(yōu)培訓(xùn)提供有力的硬件保障。根據(jù)培訓(xùn)的目標(biāo)制定出對(duì)受訓(xùn)者的考核方案。一方面,通過(guò)必需的考核方法檢驗(yàn)培訓(xùn)活動(dòng).實(shí)行后在對(duì)培訓(xùn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度進(jìn)行考核,為培訓(xùn)方案的優(yōu)化提供依據(jù);另外,在必要的考核受訓(xùn)者過(guò)程中,激發(fā)起參與培訓(xùn)的積極性和主動(dòng)性.提高培訓(xùn)實(shí)效。2、組織保障。精細(xì)籌備組織。首先要抽調(diào)專(zhuān)業(yè)人員成立工作組,對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程信息化管理的順利實(shí)施,離不開(kāi)事先的信息化的實(shí)施進(jìn)行由始至終的監(jiān)督管理其次要對(duì)企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程進(jìn)行分析,以顧客需要的為第一要?jiǎng)?wù),最后設(shè)計(jì)出一整套全新的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程,在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部推廣實(shí)施。企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程信息化管理的實(shí)施,
15、絕對(duì)不是一蹴而就.一步到位的改變,因其將徹底顛覆企業(yè)員工已經(jīng)適應(yīng)多年的工作方式,其中將涉及到的權(quán)力、利益不可小覷,所以,面對(duì)潛在的巨大阻力,企業(yè)的管理層、領(lǐng)導(dǎo)者還需具備堅(jiān)定的信心.付出不懈的努力,才能確保財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程信息化管理在企業(yè)內(nèi)部順暢實(shí)施。3.風(fēng)險(xiǎn)控制。務(wù)會(huì)計(jì)工作流程信息化管理離不開(kāi)風(fēng)險(xiǎn)管控,可以從以下幾個(gè)方面入手第一,依靠技術(shù)支持。通常情況下對(duì)于集中處理數(shù)據(jù)的保密性的做法就是通過(guò)設(shè)置口令、權(quán)限等來(lái)實(shí)現(xiàn),看似安全性得到了保障, 實(shí)際上隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及,越來(lái)越多的人員具備了較高的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平,想要潛入數(shù)據(jù)庫(kù)修改數(shù)據(jù)并不是天方夜譚;第二,依靠法律保護(hù)。在實(shí)施財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程信息化管理之前,所有的會(huì)計(jì)憑證.單據(jù)和報(bào)表都要經(jīng)過(guò)逐級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批、經(jīng)辦人簽字確認(rèn)作為收付依據(jù);單在網(wǎng)絡(luò)化情況下,傳統(tǒng)簽名方式被線(xiàn)上審批.簽所取代,此時(shí)法律對(duì)其的有效性認(rèn)可成為業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的依據(jù)所在;第三,依靠制度辦事。要建立網(wǎng)絡(luò)安全指引、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程信息化管理制度,形成對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)維和保障,并設(shè)定網(wǎng)絡(luò)責(zé)任中心、分離崗位職責(zé);第四,依靠?jī)?nèi)審把控。要建立獨(dú)立的內(nèi)控審計(jì)部門(mén)、聘用專(zhuān)業(yè)專(zhuān)職的內(nèi)審人員,對(duì)組織內(nèi)的信息化環(huán)境實(shí)施監(jiān)管。對(duì)數(shù)據(jù)的查詢(xún)和處理可以經(jīng)內(nèi)部審計(jì)人員通過(guò)鼠標(biāo)操作來(lái)完成,從而將監(jiān)督工作由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng),將事前預(yù)警作用充分發(fā)揮,最
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