1、舉辦會議策劃書 一、策劃書名稱 盡可能具體的寫出策劃名稱，如“年月活動策劃書”，置于頁面中央，當然可以寫出正標題后將此作為副標題寫在下面。二、 活動背景 ： 這部分內容應根據策劃書的特點在以下項目中選取內容重點闡述；具體項目有：基本情況簡介、主要執行對象、近期狀況、組織部門、活動開展原因、社會影響、以及相關目的動機。其次應說明問題的環境特征，主要考慮環境的內在優勢、弱點、機會及威脅等因素，對其作好全面的分析(swot分析)，將內容重點放在環境分析的各項因素上，對過去現在的情況進行詳細的描述，并通過對情況的預測制定計劃。如環境不明，則應該通過調查研究等方式進行分析加以補充。三、 活動目的、意義和

2、目標： 活動的目的、意義應用簡潔明了的語言將目的要點表述清楚；在陳述目的要點時，該活動的核心構成或策劃的獨到之處及由此產生的意義（經濟效益、社會利益、媒體效應等）都應該明確寫出。活動目標要具體化，并需要滿足重要性、可行性、時效性四、資源需要： 列出所需人力資源，物力資源，包括使用的地方，如教室或使用活動中心都詳細列出。可以列為已有資源和需要資源兩部分。五、活動開展： 作為策劃的正文部分，表現方式要簡潔明了，使人容易理解，但表述方面要力求詳盡，寫出每一點能設想到的東西，沒有遺漏。在此部分中，不僅僅局限于用文字表述，也可適當加入統計圖表等；對策劃的各工作項目，應按照時間的先后順序排列，繪制實施時間

3、表有助于方案核查。人員的組織配置、活動對象、相應權責及時間地點也應在這部分加以說明，執行的應變程序也應該在這部分加以考慮。 這里可以提供一些參考方面：會場布置、接待室、嘉賓座次、贊助方式、合同協議、媒體支持、校園宣傳、廣告制作、主持、領導講話、司儀、會場服務、電子背景、燈光、音響、攝像、信息聯絡、技術支持、秩序維持、衣著、指揮中心、現場氣氛調節、接送車輛、活動后清理人員、合影、餐飲招待、后續聯絡等。請根據實情自行調節。六、經費預算： 活動的各項費用在根據實際情況進行具體、周密的計算后，用清晰明了的形式列出。七、活動中應注意的問題及細節： 內外環境的變化，不可避免的會給方案的執行帶來一些不確定性

4、因素，因此，當環境變化時是否有應變措施，損失的概率是多少，造成的損失多大，應急措施等也應在策劃中加以說明。八、活動負責人及主要參與者： 注明組織者、參與者姓名、嘉賓、單位（如果是小組策劃應注明小組名稱、負責人）。備注： 1、 本策劃書提供基本參考方面，小型策劃書可以直接填充；大型策劃書可以不拘泥于表格，自行設計，力求內容詳盡、頁面美觀； 2、 可以專門給策劃書制作封頁，力求簡單，凝重；策劃書可以進行包裝，如用設計的徽標做頁眉，圖文并茂等； 3、 如有附件可以附于策劃書后面，也可單獨裝訂； 4、 策劃書需從紙張的長邊裝訂；會場策劃注意事項會場預約我們將根據你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美

5、的策劃;我們將根據會議的級別,為您選擇會議舉辦地;我們將根據會議對周邊環境的要求，為您確定具體舉辦地點;我們將根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前為您預約。負責會場的布局，設備安裝調試我們將根據會議的具體情況，為您設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節；我們將根據您的需要，為您提供會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；我們將根據您的需要，提前為您調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。印刷材料的設計制作我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生產一條龍服務;我們將根據會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案;我們將會為您的印刷

6、品指定專門的廠家生產以及印刷;我們將根據您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置.參會者的接送我們將根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛;我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店.參會者的餐飲我們將根據參會人員的喜好，為您預定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等;我們將根據參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，為您推薦不同的用餐地點.參會者業余時間的安排我們將根據參會人員的喜好，為您設計不同的休閑方式;我們可以為您設計專門的旅游線路，方便您的出行;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設施，供你選擇。會前策劃書一、會前策劃 第一步

7、 - | 明確會議需要做些什么 | 第二步 - | 確定由誰籌劃會議，策劃者的職責及任務 | 1. 會議籌劃者的職責 2. 會議籌劃者的任務 第三步 - | 明確會議目的和目標 | 第四步 - | 保持溝通 | 第五步 - | 進行會議預算 | 1. 制定財務目標 2. 制定預算 第六步 - | 安排會議召開日程 | 第七步 - | 選擇最適合召開會議的酒店 | 1. 列出可供選擇的清單 2. 選擇合適類型的場所 第八步 - | 邀請相關領導、專家與會 | 第九步 - | 邀請相關人員參加會議，并做好回執統計工作 | 二、會議策劃后的組織工作 一 - | 提供會務組人員的安排 | 二 - |

8、提供會議資料的印刷 | 三 - | 提供會議資料、器材的存放及擺放 | 四 - | 根據需要提供會議召開的慶典服務。充氣拱門、門前橫幅、氫氣球等 | 五 - | 提供會議中特殊要求的視聽設備 | 六 - | 提供會議人員的胸卡制作 | 七 - | 根據會議性質和規模安排會議室的布置 | 八 - | 為會議室提供會議標語、及各種指示牌 | 九 - | 邀請相關人員參加會議，并做好回執統計工作 | 九 - | 會議期間提供簡單文具用品紙、白板等 | 十 - | 提供會議人員的酒店房間分配、簽到工作 | 十一 - | 會議期間提供茶水、礦泉水等飲料 | 十二 - | 會議期間提供簡單文具用品紙、白板

9、等 | 十三 - | 提供會議要求，提供禮儀小姐、翻譯人員服務 | 十四 - | 安排與會議人員餐飲 | 十五 - | 為會議安排活動 | 十六 - | 提供電腦、投影儀等的緊急維修服務 | 十七 - | 安排記者招待會 | 十八 - | 收集剪報 | 三、會議結束后 一 - | 安排好會議人員的返程票務預訂及分發 | 二 - | 安排提供會后觀光考察 | 三 - | 安排好會議人員的送站工作 | 會議分工明確（一）會議分工明確會議應視情況明確設定秘書組、會務組、后勤醫療組、保衛組等工作組，重要會議可設專職服務員，并請后勤、保衛等人員做好治安、救護、餐衛等項工作。1、秘書組其主要任務是負責會議

10、講話稿、會議議程、會議指南等材料的整理、報審及會議的報道宣傳工作，并協助會務組做好相應工作。2、會務組其主要任務是負責會議會務工作，包括：（1）下達會議通知；（2）負責報道登記，發放入場證件、紀念品和會議相關材料等；（3）迎送、接待主講人，負責食宿安排；（4）支付各類費用；（5）財務結算。 3、保衛組組織人員對會場進行安全檢查，疏通通道，開啟安全門等，同時協助會務組做好相應工作。4、后勤醫療組：做好會議期間人員的應急醫療工作。在整體運作過程中 秘書組、會務組等各司其職，但又需要默契配合，互相支援，形成一個整體，保證會議順利進行。（二）會議通知1、通知應簡明準確，主要包括會議內容、參會人員范圍、

11、時間、會期、開會和報到地點、是否需要報名單、聯系人及電話等。2、通知發出后，應即落實有關負責人是否收到，并統計好參會人數。若需報名單，則要注意統計姓名、性別、職務等項。3、大型會議應當印制會議指南。內容包括參會人員及會務人員的姓名、單位、職務、房間號和就餐時間、地點以及其他注意事項等內容。（會議秩序冊應在參會人員報到時發放） 4、需分組座談的，應指定座談地點、召集人等。 （三）會議材料準備1、會議材料準備包括領導講話、主持詞、典型發言、會議議程等。應注意材料的數量、篇幅與會議時間安排一致。會議材料均應經相關領導閱知，會前送交講話者本人。2、會務人員應對材料的印刷、裝訂把好關，應注意是否齊全。如

12、有可能，會務人員應與相關處室逐頁核對。主持人、講話人對材料的紙張、字號大小等有特殊要求的，均應盡量滿足其要求。（四）會場布置 會場布置應包括以下各項：落實會場場地、會標懸掛、電源、燈光、音響、投影、錄音錄象設備、飲水器具、主席臺和會議桌上物品擺放、座次排列、空調設備及安全出入等。（要做好后備電源、擴音設備及值班電工等應急安排）1、會場布置形式會場布置形式可根據會議的內容、發言人及參會人員數量而定。會議內容主要為傳達文件，而發言人數量較少、參會人數又較多時，宜采取分排式就座。 座談或聽取匯報的會議，宜采取圓桌式就座。2、座次排列座位的順序一般以座位的面向為準，先中間，后左、右，依次向兩邊擺放。對

13、人員的座次排列、人員排序均有嚴格要求。一般規律應是：（1）職能部門對排名有詳細規定的，以其排列的順序為準。（2）同等職位的，按任實職時間為先；不在職的同志，根據場合酌情排列。（3）上級來人參加會議時，應根據來人的身份及在整個會議議程中的位置（看誰做主要講話）酌情排列。3、席簽席簽是與會人員身份的標志。既充分體現對該座人員的尊重，同時有清點人數的作用。 座簽一般應當用淺紅色紙、黑字書寫。應寫清該座位人員的姓名（核實無誤）或單位名稱。4、會場環境。根據不同類型的會議酌情布置會標、條幅、鮮花等物品，營造莊嚴、肅穆、熱烈等不同風格的會場氣氛。還應留意會場是否具有安全出入之通道。 5、燈光音響燈光的亮度

14、要適宜，臺上光線一般要比臺下亮一些。晚上開會要做好停電的應急準備工作。音響是保證會議開好的重要手段。話筒的數量應根據會場座位的擺放及發言人的多少而定。音響及話筒應逐一調試，必要時要請音響人員專司此責。6、空調、通風設備適宜的溫度及清新的空氣是確保會議成功的重要因素，會務人員應在開會之前調節好氣溫。夏季室內氣溫高時，應考慮準備折扇等物品。7、桌上擺放物品主席臺擺放的會議材料，必須由會務人員對其是否齊全、頁碼、印刷及裝訂質量等逐一檢查。（必要時準備了記錄用筆及筆記本等）準備好茶水、礦泉水等物品。如會場空間小，可使用飲水機。會場空間大，可逐桌擺放熱水瓶。如會議規格高，參會人員較少，應由工作人員負責倒

15、水。（五）新聞報道由宣教部門準備好錄音、攝像、攝影設備，及時進行會議精神傳達。（如有必要應事先聯系新聞單位，并安排好記者的接送工作） （六）車輛及食宿安排如需參觀，應指定車輛負責人，準備好車輛，并請參觀人員按編號乘車。若無會議指南，可將食宿安排表提前交給會議主持人，在休會前告知參會人員。（七）其他事項1、會務人員要做好會議紀律宣讀及其他事項的咨詢、提醒等工作。2、還應做好參會人員報到或簽到工作，并分發會議材料。3、會務人員應根據簽到情況掌握到會人數，并及時聯系未到會人員，查明遲到或缺席的原因，將有關情況報告相關領4、會務人員應引導主席臺人員或重要領導同志就座，并注意了解參會領導是否帶齊講話稿等

16、物品。5、應注意參會人員的就座情況，會場前排盡量不要空座。6、視情況統一會務工作人員著裝。二、會間組織與服務階段1.會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。2.搞好會議簽到、材料分發。3.落實主席臺領導、發言人是否到齊。會務人員應做好主持人或發言人不能到會的準備。主持人不能到會，可由合適的同志代為主持；發言人不能到會，可視情況尋找替代人或取消其發言。 4、按預定方案組織與會人員由前向后依次就座。5、維持好會場秩序。會議前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；會間關閉手機或調到振動，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。6、安排專人做好話筒的擺放、倒水等服務工作。7

17、、會務人員須隨時觀察并領會主席臺領導的示意，做好臨時安排的各項工作。 8、由秘書組做好錄音、攝影、攝像及會議記錄等工作。9、如有必要，為與會人員預定車票、機票等。三、會后1、會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等物品。2、組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。會議若需形成會議紀要印發的，組織單位要擬好文稿，送公司辦按公文處理辦法印發。4、為嚴肅會議紀會風，對會議遲到、無故不參加會議的單位與會人員進行通報。5、做好會議報道工作。會議成功的關鍵-如何策劃會議會議成功的關鍵-如何策劃會議無論是什麼行業的企業或單位舉辦會議，不論籌劃此會

18、議的籌劃者經驗是否豐富，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題：1、需要做些什麼？會議有各種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。2、誰來籌劃會議？從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責。無論是專職還是兼職，最終結果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。3、會議籌劃者的職責、會議籌劃者必備能力和素質：作為會議籌劃者，要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工

19、作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。1、善于與人共事。2、善于注意小節。3、善于解決問題。4、善于與人協商。5、能夠管理會議財務事宜。6、熟悉酒店運作。7、能夠安排恰到好處的菜單。8、能夠熟練操作電腦。9、能夠熟練地與視聽服務公司打交道。10、能妥善接待貴賓和外國客人。11、熟知各種禮儀。12、行事果斷、執著。4、會議籌劃者的任務：1、制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標。2、制定會議議程。3、了解可供使用的場所和設施情況。4、選擇或提議合適的場所。5、檢查并比較各項設施。6、安排交通事宜。7、協調會務工作人員的活動8、招收、培訓會務人員和廣告人員。9、制定可行預算

20、或按既定預算安排有關工作。10、確定各項工作的時間安排。11、視察選定的場所和設施。12、與各有關方面進行接洽（運輸公司、旅行社、視聽服務公司）。13、確定印刷公司。14、安排食品、飲料有關事宜。15、討價還價。16、同會議發言人和各位貴賓進行聯系。5、主要會議類型：1、銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進行總結和表彰。2、年會：可以是公司股東大會，也可能是行業協會每年一次的會員大會。3、產品發布會：是為了向專業群體和消費者介紹和推廣某一新產品。4、研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。5、專業會議：是就某個領域的問題進