1、外貿業務員管理辦法 一） 日常工作 1. 作息時間 上午： 08:30 12:00 工作 中午： 12:00 13:00 休息 下午： 13:00 17:30 工作 如果有特殊情況，需向公司業務經理請假說明。 2. 外部培訓： 為了形成公司內部學習和交流的良好氛圍，達到互助提高的效果，公司 鼓勵交流，學習和互相幫助，比如：阿里巴巴公司提供的業務培訓要求 必須到場，而且做好學習筆記，阿里巴巴后臺外貿服務部要充分利用， 加強和阿里巴巴外貿服務人員的溝通和學習，好的意見要充分利用，幫 助自己提升業務能力和業績。 3. 熟悉產品 了解產品知識，相關術語，建立一份所有產品的價格表， 并經常更新。 4.

2、阿里平臺的利用： 資料更新（如產品圖片更換、公司基本信息修改）是非常重要的一個方 面。就好比是公司的一張臉，需要給人以新鮮的面孔。 阿里巴巴的后臺操作工具 myalibaba 是為了針對跟進買家操作特別設 計的，可以自己非常方便的完成部分資料發布及更新。具體要求如下： A、首先建立一個產品關鍵詞表，因為所有的操作都須圍繞關鍵詞來； B、每天發布20個新產品，可使用導入功能，將時間最早的老產品導入， 發布成新的產品， 24 小時后將被導入的老產品刪除（防止產品越積越多， 造成頁面繁亂）。 C、發布20個新產品時按照關鍵詞發布，盡量做到每個產品主推的關鍵詞 都不同，以達到全面覆蓋關鍵詞，從而全面提

3、升曝光量。 D櫥窗產品每2周更新一次，主要考慮更換部分圖片，以保持網頁新鮮 感。 5. 綜合整理一天要做的事情，列出每天的六點計劃，把要處理的事情分為 四類： （ 1） 緊急 （ 2）重要 （3）日常（ 4）臨時 6. 和在線的客戶進行及時溝通，聊天記錄要進行文檔保存。重要信息要摘 出來存入備忘錄。 7. 每周一上午 9 點業務經理給業務員開晨會，安排本周工作計劃，每周五 下午三點前交本周工作總結，并于下午 5 點開總結會議，做工作反饋和 總結。 總結內容應包括： （1）所有在跟蹤的客戶名稱， 國家，感興趣產品，本周進程， 下周計劃 （2）總結一周內遇到的業務上等各種問題。 8. 每月對自己的

4、訂單進行總結，列明合同號，合同金額，合同數量，價格 條款，交貨期，目前進行狀態，下一步該怎么進行，對本月簽單量，款 項回收情況進行總結。 9. 對客戶進行總結，對于每一個客戶的要求，對產品，單據，包裝的要求作 總結，進行客戶評價分析。 10. 對自己的整體業務進行匯總，做自我分析評價，制訂半年的工作目標和 計劃。 （二）客戶開發前期工作 1. 收到詢盤及報價時，要及時跟業務經理確認是否已有同事聯系，如沒有， 及時跟蹤和處理。 2. 在與客戶商談過程中，有涉及到技術指標的問題，即時與工廠溝通，并 記錄該信息。需要我方辦理運輸、保險的或需要進行法定檢驗的等事項， 業務人員應事先聯系相關中介機構進行

5、確定，選擇中介機構應考慮業務 熟練、服務效率高及收費合理。 3. 業務員在郵寄樣品前，必須向客戶收取樣品費用，快遞費或取得客戶到 付帳號。不能取得樣品費又不能到付，須經業務經理及總經理批準才可 郵寄。并將郵寄信息，快遞單據整理存檔。確認客戶收到樣品后一個星 期，須跟蹤樣品測試結果。 （三）報價及合同簽定 1收到客戶詢盤及報價時，原則上按報價單報價，如最終報價低于報價單， 應與業務經理確認相關信息后在給客戶報價，做報價單或形式發票給客 戶，并要求客戶簽字回傳。 2收到客戶簽字確認形式發票后，嚴格按照公司合同范本制作銷售合同。 銷售合同必須包含全部客戶所需單據，需支付的訂金。需支付傭金需與 客戶簽

6、定傭金協議。 3付款方式上，原則上考慮前TT全部或部分作為定金，剩余見提單傳真件 付款，及全部短期信用證。收匯銀行和業務員負責對信用證做形式和內 容的檢查，發現差異的，應及時通知外商修改。信用證審查無誤后，報 經理復核。 4將填寫完整的合同，傭金協議等遞交業務經理審核，總經理審批。 5. 合同蓋章后，掃描發給客戶確認簽字。 6. 如客戶對銷售合同有異議，合同修改后重新確認。 7. 雙方簽字蓋章后，合同簽訂完畢，須將簽字蓋章原件備案。 （四）安排生產（備貨） 非常重要：應安排專門的跟單員安排生產訂單及報關發貨！ （部門配備一個專門的跟單員，歸業務經理管理。不能業務員一條龍操作。） 1. 原則上，

7、公司在收到外商的全部貨款、部分定金或信用證經復核無誤后， 開始安排生產計劃，進行生產。業務員需要和工廠協調好生產包裝，發 貨和單據制作的時間表。 2. 業務員應每天與工廠溝通生產狀況和相關商檢，保險，定船定航班情況。 3. 業務員需要根據合同內容提前準備發票箱單給跟單員安排發貨。 4. 跟單員負責統計每天的發貨記錄，并公布在部門白板統計本上。 5. 對于外商要求按自己的要求生產的，業務人員應和工廠進行溝通，確保 產品的質量及規格符合要求；外商對于產品有包裝或嘜頭及產品顏色等 有特殊要求的，對此業務員要對客戶的特殊要求進行仔細核對并及時確 認，正式包裝或印刷前需經外商再次確認。 在正式包裝或印刷

8、等特殊要求按照客戶要求生產后，客戶有要求變更的, 其中額外產生的費用應向客戶及時反映。費用在公司承擔之內的，由公 司承擔；費用在公司承擔之外的，由客戶承擔。在正式包裝或印刷等特 殊要求按照客戶要求生產中或生產后，如發現包裝或印刷等特殊要求有 不符合客戶要求的，其中為業務員自己的疏忽產生的額外費用，業務員 要為自己的疏忽承擔一定責任，由總經理視情況作出決定。 （五）發貨 1. FOB條款下，客戶如指定貨代，及時與客戶確認貨代信息，如果是CIF 條款，或FOB條款但由我公司負責確認貨代公司，須及時聯系貨代，確 認合適的輪班和發貨時間。 2. 業務人員應在生產結束前一周，安排好貨代，確定定艙事宜；一

9、般在船 期前二日，安排裝柜、運輸。 3. 貨物報關出口后，把所有單據包括商業發票，箱單，原產地證，提單等 掃描存檔，并發給客戶，進行確認。 4. 公司按照客戶預訂交貨時間生產后，并通過了報關、報檢等一系列出口 程序之后，由于業務員疏忽而造成交貨延期，包括期間因商檢、報關、 港雜等產生的費用，同時給公司造成一定的損失，業務員要為其疏忽承 擔一定責任。 5. 在訂艙過程中，業務員應按照公司合作貨代（包括陸海運）進行操作； 對客戶指定貨代的情況，在向客戶指定貨代公司詢價后，如果指定貨代 的海運費價格在市場價格的正常范圍內，業務員可以按照客戶指定貨代 安排訂艙，但業務員要向其所在生產企業提供關于客戶指

10、定貨代的郵件 或其他直接相關信息；如果指定貨代的海運費價格高于或是遠遠高于市 場價格，業務員應該及時把海運費的實際情況向客戶說明，同時建議客 戶用海運費較低的貨代公司，以降低客戶的購買成本。如客戶不同意業 務員建議的，業務員應上報經理批準實施。 （六）收匯 收匯方式為信用證的，業務人員必須細心操作，謹慎處理，注意單證的一致 性，做到安全收匯。 全部收匯后，業務人員請對相關資料進行整理，將相關單據交至財務，及時 到外匯局、稅務局辦理核銷、退稅；其中業務員要為自己操作的票數進行核 銷。并注意對外商的售后服務，進行跟蹤，以建立長期的可信賴合作伙伴關 系。 （七）文件資料管理 業務人員正在處理的合同訂

11、單，以及已經完成的訂單（合同，發票，箱單等）， 必須保留紙質復印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應注明標 識已完成訂單，待處理訂單。以便當事人不在場的情況下，其他人能盡快幫 助處理緊急事件。 （八）E盤文件管理 1. 所有與客戶往來及與發貨有關文件，必須保留掃描件。掃描文件與往來電 子文件，按固定格式統一存放在E盤，保證所有資料在E盤對應的文件夾下都能 找到。 E 盤： 高級客戶： 客戶-Bus in ess Report-CustomerFile-Packing-Shippi ng docume nt 低級客戶：客戶-郵件 潛在客戶：客戶-郵件 2. 文件存放說明：Business

12、 Report下存放業務進展，工作總結。Customer File下存放來往郵件，傳真，及報價。Packing下放置與包裝有關的文件，圖片。 Shipping document下按合同號設置文件夾，分別存放各合同與出貨有關的單據。 保證所有與客戶有關的往來文件，原件及復印件能在對應的文件夾都能找到。 （九）郵件管理 統一使用Foxmail管理。郵件記錄需在F盤保存。總經理、業務經理有權查 看工作郵箱。 （十）合同號登記本 業務員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進行登記，并將合同交于業 務經理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產品 名稱，數量，預計發運日期，目的地。

13、 合同號登記本統一掛在部門白板上，以確保所有信息公開透明。 （一）單證保管 在每一票合同操作完成之后，業務員要及時做出一個出貨所需費用的詳細清 單，并上交到總經理以作備案。 貨物發出十日后，收齊所有單證復印件，裝訂成冊，存檔保管。 （十二）獎懲制度 業務員嚴格按照以上規定執行，對于嚴格執行者給予激勵加分，如違反以上 規定第一次給予警告，第二次給予扣分。 薪酬激勵 基本工資（每月發放）+外貿業務提成（每月、季度或半年發放一次）+獎 金（每半年或一年發放一次）為激勵外貿人員多做業績，可采用浮動底薪制及 分層提成法。 浮動底薪制：例如基本工資最低 800元，每月根據業績量給予不同的底薪， 完成2萬以內800元，2萬4萬1000元，依次遞增； 分層提成法：按照銷售金額提成而非利潤，提供給外貿人員產品成本價（最 低銷售價），實際銷售金額低于成本價部分按照 2勉成，高于成本價20%之內部 分按照8勉出，高于成本價20%50之內部分按照12勉成，高于成本價50鳩 上部分按照15%|成。