.,1,秘書的素質(zhì)與職業(yè)道德,2.1秘書的素質(zhì)2.2秘書的心理修養(yǎng)2.3秘書的職業(yè)道德,.,2,通過闡釋秘書的職業(yè)道德和素質(zhì)的正確理念，了解秘書職業(yè)的特殊性和秘書組織訓(xùn)練的重要性，掌握和理解秘書人員應(yīng)具備的素質(zhì)和職業(yè)道德。,教學(xué)目的,.,3,教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn),1、教學(xué)重點(diǎn)：秘書素質(zhì)修養(yǎng)與道德修養(yǎng)的概念；秘書職業(yè)道德的具體要求。技能訓(xùn)練。2、教學(xué)難點(diǎn)：如何理解秘書應(yīng)具備的素質(zhì)和職業(yè)道德；案例分析與理解。技能訓(xùn)練,.,4,2.1秘書的素質(zhì),1、政治素質(zhì)良好的政治素養(yǎng)；強(qiáng)烈的事業(yè)心；較高的理論政策水平；實(shí)事求是的思想作風(fēng)；淡泊明志，樂于奉獻(xiàn)；踏實(shí)細(xì)致，一絲不茍。,.,5,2.1秘書的素質(zhì),2.知識素養(yǎng)基礎(chǔ)知識：社會基礎(chǔ)知識和自然科學(xué)知識。專業(yè)知識：文書寫作與處理、辦公管理、會議組織等。行業(yè)知識：秘書所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識。相關(guān)知識：經(jīng)濟(jì)學(xué)、心理學(xué)等。,.,6,2.1秘書的素質(zhì),3.能力要求寫作能力。口頭表達(dá)能力。聽知能力。辦事能力。交際能力。協(xié)調(diào)能力。學(xué)習(xí)能力。應(yīng)變能力。操作能力。管理能力。組織計劃能力。預(yù)測能力。,.,7,2.1秘書的素質(zhì),4.心理素質(zhì)樹立正確的人生觀；確定適度的抱負(fù)水平；學(xué)會調(diào)節(jié)心理壓力；克服不良心理影響；培養(yǎng)健康的興趣和愛好；養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣；積極參加體育鍛煉；做事有百折不悔、堅持到底的勇氣和毅力；具有自信、熱忱、樂觀、沉著、飽滿的情緒及幽默感。,.,8,2.2秘書的心理修養(yǎng),1、秘書的心理修養(yǎng)秘書心理健康的基本品質(zhì)；秘書心理的調(diào)適。（1）秘書的心理健康是指秘書個體能以良好的心理狀態(tài)適應(yīng)職業(yè)活動的環(huán)境，它包括以下幾個方面的基本品質(zhì)：,.,9,2.2秘書的心理修養(yǎng),忠誠機(jī)敏（思維機(jī)敏、動作機(jī)敏）穩(wěn)重（處世穩(wěn)重、辦事穩(wěn)當(dāng)、應(yīng)急穩(wěn)妥）堅毅隨和幽默自制在成功面前要自制。在挫折面前要自制。在屈辱面前要自制。在權(quán)力和欲望面前要自制。,.,10,2.2秘書的心理修養(yǎng),（2）秘書的心理調(diào)適、秘書的心理障礙常有：壓抑心理焦慮心理厭煩心理依賴心理羞怯心理自負(fù)和自卑心理,.,11,2.2秘書的心理修養(yǎng),秘書心理調(diào)適的方法博覽群書，開闊胸襟。培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。善于反省，自我調(diào)適。傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情趣。增強(qiáng)自信心，科學(xué)安排工作。培養(yǎng)自己的交往能力，充分發(fā)揮自己的主觀能動性。,.,12,2.2秘書的心理修養(yǎng),2.女性秘書的自我保護(hù)自尊自重自愛。有正確的認(rèn)識和心態(tài)。把握交往的尺寸。采取有力有效的方法。,.,13,2.3秘書的職業(yè)道德,1.秘書的職業(yè)道德范疇秘書職業(yè)理想。秘書職業(yè)態(tài)度。秘書職業(yè)責(zé)任。秘書職業(yè)義務(wù)。秘書職業(yè)紀(jì)律。秘書職業(yè)良心。秘書職業(yè)榮譽(yù)。,.,14,2.3秘書的職業(yè)道德,2.秘書職業(yè)道德的規(guī)范文明禮貌；愛崗敬業(yè)。誠實(shí)守信；辦事公道。勤勞節(jié)儉；遵紀(jì)守法。團(tuán)結(jié)互助；開拓創(chuàng)新。,.,15,2.3秘書的職業(yè)道德,3.秘書的職業(yè)守則謙虛謹(jǐn)慎，文明禮貌；辦事公道，熱情服務(wù)；實(shí)事求是，講究實(shí)效；兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄；忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé)；鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項(xiàng)技能；奉公守法，不假借上司名義以權(quán)謀私。,.,16,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,什么是秘書的基本心理準(zhǔn)備？以下是秘書英子注意到的可以取得上司信任的問題，請從中選出您認(rèn)為不適當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）為了進(jìn)一步了解上司，應(yīng)對上司的資產(chǎn)狀況進(jìn)行詳細(xì)地調(diào)查。2）當(dāng)其他部門的員工問及上司的具體業(yè)務(wù)時，回答對方自己也不清楚。3）只要是上司指示的工作，即使是上司的私事，也應(yīng)和其他工作同樣用心完成。,答案1）秘書掌握上司的私人情況，主要是為了能夠做好輔助工作，順利開展業(yè)務(wù)。但是，秘書在了解上司的私人情況時不可刺探上司的隱私，如上司的資產(chǎn)情況。,.,17,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,下面是英子為了更好地協(xié)助副總進(jìn)行工作而注意的問題，請從中選出不恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）上司的愛好是打高爾夫，因此努力了解有關(guān)高爾夫的知識。2）閱讀報紙的時候，注意上司感興趣的信息。3）積極了解上司的私生活，如上司如何度周末等。4）上司工作繁忙的時候，詢問上司有沒有什么自己幫得上忙的地方。5）作為秘書，對任何事均應(yīng)保持謙虛的態(tài)度。,答案3）了解上司對于助手是非常重要的，但是沒有必要積極地探詢上司的私事。,.,18,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,對上司的了解從事協(xié)助工作時，首先應(yīng)加深對上司的了解，這一點(diǎn)非常重要。對上司的一些私人情況事前有所了解，將能夠促進(jìn)工作更加順利地進(jìn)行。秘書了解上司的私人情況僅限于下面列舉的內(nèi)容。性格履歷家庭成員朋友、關(guān)系興趣愛好特長,.,19,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,以下是英子在接收上司的指示時應(yīng)注意的地方，請從中選出您認(rèn)為不恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）接受上司的指示后如發(fā)現(xiàn)指示中有自己不明白的地方，應(yīng)向資深秘書詢問如何處理。2）應(yīng)做好筆記，如怎么做，到什么時候截止等。3）指示結(jié)束后復(fù)述一遍，向上司做出確認(rèn)。,答案1）如果對上司的指示有疑問，則應(yīng)該直接請教上司，而不應(yīng)詢問同事。,.,20,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,除此之外，秘書也經(jīng)常會遇到下面這些問題。1、指出并糾正上司的錯誤。2、積極為上司的工作出謀劃策。3、轉(zhuǎn)接某個以個人名義打進(jìn)的電話時，詢問對方與上司的關(guān)系。4、不能因?yàn)樽约菏敲貢妥杂X有優(yōu)越感。5、注意自身修養(yǎng)，積累知識。6、注意增加他人對自己的好感。7、對于機(jī)密事件，表現(xiàn)出“不知情”的姿態(tài)。,.,21,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,作為社會成員的基本要求馬上就要到下班時間了，英子突然接到上司的指示，有一項(xiàng)緊急工作要求她去完成。而且，看起來要完成這項(xiàng)工作至少還需要花費(fèi)兩個半小時。以下是英子采取的措施，請從中選出您認(rèn)為不適當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）手頭還有一項(xiàng)工作正在進(jìn)行，所以應(yīng)請示上司先完成哪一項(xiàng)工作。2）手頭的工作已經(jīng)完成，所以答復(fù)上司自己馬上就開始做。3）因?yàn)檎郎?zhǔn)備下班，所以答復(fù)上司：“您突然這么說，讓我很難辦啊！看時間吧！”,答案3）作為秘書，應(yīng)想一想上司為什么要下達(dá)這樣的指示。如果這項(xiàng)工作第二天完成也沒問題，那么他完全不必這樣要求。所以應(yīng)理解對方的立場，并采取積極行動完成工作。,.,22,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,基本的社會常識也要加以注意！成為秘書之前，應(yīng)先掌握作為社會成員應(yīng)掌握的基本常識。來客忘記東西的時候應(yīng)如何處理告知對方，自己將會代為保管。請對方?jīng)Q定如何處理。為了能夠完全按照上司的指示、要點(diǎn)突出地完成工作正確理解整個工作的內(nèi)容。迅速采取措施。及時、準(zhǔn)確匯報。,.,23,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,秘書的判斷力極為重要副總經(jīng)理的秘書英子在向會議相關(guān)人員發(fā)放會議資料是，總務(wù)處長收到資料的同時還請英子順便把一份文件帶給她的上司。以下是英子采取的相應(yīng)措施，請從中選出您認(rèn)為不恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）詢問對方，可不可以在資料發(fā)完后再來取。2）雖然現(xiàn)在正在發(fā)放資料，但是可以詢問上司能不能先將文件送給他。3）帶上文件，繼續(xù)發(fā)送資料。,答案2）因?yàn)檫@是他人委托自己順便做的工作，是不必向上司確認(rèn)優(yōu)先順序的雜務(wù)，所以可以自己做出判斷。,.,24,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,考察判斷力的情況有很多1、向上司確認(rèn)工作的優(yōu)先順序緊急的工作相互沖突時工作截止的日期已經(jīng)迫近時，又接到新的指示的時候2、秘書應(yīng)做出判斷的問題關(guān)于照顧上司日常生活的工作管理和清掃辦公用具為上司準(zhǔn)備必要的資料與秘書日常業(yè)務(wù)有關(guān)的工作,.,25,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,隨機(jī)應(yīng)變上司外出時吩咐秘書英子，將他填寫好的參加新產(chǎn)品發(fā)布會的申請函寄出去。英子確認(rèn)后發(fā)現(xiàn)，上司把同行人員（部長）的名字寫錯了。以下是英子采取的措施，請從中選出您認(rèn)為恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）等待上司從外面回來，然后請他將申請函的內(nèi)容修改好，然后再投郵。2）因?yàn)閮H僅是名字寫錯了，所以英子自己修改好，然后寄出去。3）因?yàn)樯纤痉愿肋^，主要內(nèi)容已經(jīng)填寫好了，所以原封不動地寄出去就可以了。,答案2）名字對于一個人來說是非常重要的，所以名字如果寫錯了，理所當(dāng)然要修改好。但是也不必指出上司的工作失誤。,.,26,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,迅速做出判斷并采取相應(yīng)措施是合格秘書必備的能力下文所述的對應(yīng)措施出現(xiàn)的頻率比較高1、改正寫錯的名字2、改正寫錯的地址3、添加邀請函中漏寫的“此致”4、估價單的金額少了一位數(shù)，將其修改好5、上司的日程表上現(xiàn)在沒有安排，將來客與上司面談的事情安排進(jìn)日程中,答案1、2、3對，4、5錯。4、5都是上司職權(quán)范圍內(nèi)的事情，須經(jīng)上司確認(rèn)后才能確定。,.,27,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,秘書的儀表下面是英子關(guān)于秘書應(yīng)怎樣著裝打扮才能給周圍的人們留下好印象所作的思考。請從中選出您認(rèn)為不恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）穿著色彩明亮的服裝。2）化濃妝也可以產(chǎn)生自然的感覺。3）穿著具備相應(yīng)功能的套裝。4）避免佩戴華麗的首飾。5）不能穿超短裙。,答案2）應(yīng)化自然的妝，濃妝并不討人喜歡。,.,28,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,身為秘書，英子如果希望給人更好的印象，她應(yīng)該注意哪些問題，請選出不恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）如果是長發(fā)，則要盡量束起來，剪短指甲，保持清潔。2）著裝應(yīng)不同于公司的普通員工，以凸顯上司的社會地位。3）對著鏡子練習(xí)微笑，研究何種表情才能給予人好感。,答案2）雖然身為秘書，但是也不必可以地盛裝修飾自己。秘書的著裝和儀表只要能夠給予人好感就行了。,.,29,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,以下是資深秘書杜湘就如何才是適當(dāng)?shù)闹b問題向新秘書英子所提的建議，請從中選出恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）如果首飾不會對工作造成妨礙，就可以佩戴。2）穿高跟鞋，長筒襪也可以選擇色調(diào)比較濃的。3）因?yàn)樾枰獟侇^露面，所以應(yīng)該化清晰的濃妝。,答案1）因?yàn)楦吒瓦^濃的妝無法令人產(chǎn)生整潔的感覺，所以并不適合作為秘書的裝束。秘書必須清楚地認(rèn)識到，自己不是出于個人目的而進(jìn)行修飾，而是為了給周圍的人留下好印象。,.,30,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,請注意“儀表”和“行為舉止”中經(jīng)常出現(xiàn)如下所述的錯誤。1、因?yàn)槊貢耐庠谛蜗蠓浅Ｖ匾詰?yīng)該選擇比普通職員更加顯眼的服裝或飾品。（引人注目的裝束并不合適）2、秘書不應(yīng)佩戴任何飾品，包括手表在內(nèi)。（用于掌握時間的手表是秘書的必備物品，注意儀表修飾則是給人好印象必須做的工作）3、坐到椅子上的時候搭起二郎腿。（給人不高雅的印象）4、因?yàn)檎跍?zhǔn)備資料，忙得不可開交，所以背向?qū)Ψ铰爩Ψ秸f話。（失禮的舉動）,.,31,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,秘書的職能和職責(zé)上司現(xiàn)在正忙得不可開交，以下是英子認(rèn)為自己應(yīng)采取的措施，請從中選出您認(rèn)為不適當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）分擔(dān)上司的工作，采取相應(yīng)的措施。2）根據(jù)上司的指示，協(xié)助上司進(jìn)行工作。3）為了使上司能夠?qū)Ｐ挠跇I(yè)務(wù)，代表上司處理一些他的個人事務(wù),答案1）因?yàn)槊貢⒉粨碛械韧谏纤镜臋?quán)限和能力，所以如沒有上司的指示，秘書沒有權(quán)利代行上司的工作。因此，秘書也不能根據(jù)自己的判斷分擔(dān)上司的業(yè)務(wù)。但秘書可以在清楚自己助手地位的前提下，主動協(xié)助或代行上司的一些私人事務(wù)，以保障上司能夠?qū)Ｐ挠谧约旱谋韭毠ぷ鳌?.,32,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,此外還包括如下類型的工作1、照顧上司日常工作時，即使是上司的私事也可以提供幫助。2、因?yàn)樯纤境酝盹埡笸ǔ６紩瓤Х龋詰?yīng)注意不要讓咖啡斷貨。3、到百貨公司安排上司送給妻子的結(jié)婚紀(jì)念日禮物。4、上司出差時，安排機(jī)票和住宿。,.,33,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,英子根據(jù)上司的指示送文件給某科長，但是科長的秘書告訴她科長外出了。英子該如何應(yīng)對呢？請選出恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）將文件帶回，等那位科長回來后再去一趟。2）將文件交給那位科長的秘書，然后將此情況向上司匯報。3）將文件帶回，向上司請求指示。,答案2）上司不在的時候，秘書負(fù)責(zé)留守。收存交付給上司的文件是秘書的職責(zé)所在。,.,34,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,向其他部門的高級管理人員送東西有時上司會委托秘書送東西給其他部門的高級管理人員。如收件人在辦公室里，則沒有問題。如收件人因外出或正在與來客面談等原因離開辦公室時，該怎么辦呢？這種情況下一定要記住秘書作為溝通者的職責(zé)，只要送交的物品不必經(jīng)特別確認(rèn)，就可以交給收件人的秘書。,.,35,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,1、上司吩咐秘書將資料交給其他部門的高官閱讀并將文件原樣帶回，而收件人正在與人會談時將文件交給收件人的秘書，待其回來后再去取回。打斷收件人的會談，請其閱讀資料。2、應(yīng)對上司出差期間送來文件的人首先確認(rèn)該文件是否緊急，如有必要則和上司聯(lián)絡(luò)，由秘書將文件送到上司出差的地方。告知對方上司出差的目的地，請對方直接將文件送交到該地。,.,36,作為溝通者的秘書以下是秘書英子認(rèn)為在處理公司內(nèi)人際關(guān)系時應(yīng)注意的地方。請從中選出您認(rèn)為恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）秘書為了傳達(dá)總經(jīng)理的口信，要求部長過來見她。2）雖然不是機(jī)密的當(dāng)事人，但是很值得信賴，所以也可以和對方商討公司的內(nèi)部機(jī)密。只是，必須叮囑對方千萬不可以告訴別人。3）將自己負(fù)責(zé)帶的新人所犯的錯誤視同自己的錯誤，根據(jù)需要向其提供幫助或建議。,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,答案3）即使是轉(zhuǎn)達(dá)總經(jīng)理的口信，秘書也應(yīng)該去見部長，這是理所當(dāng)然的。因?yàn)榈匚槐炔块L高的是她的上司總經(jīng)理，而不是總經(jīng)理的秘書。此外，是否應(yīng)向局外人透露公司的機(jī)密不是秘書有權(quán)判斷的問題。,.,37,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,秘書的職務(wù)界限前往伙伴公司的副總打來電話說今天晚上喲啊聚餐，吩咐英子做好準(zhǔn)備工作。請從以下英子應(yīng)確認(rèn)的事項(xiàng)中選出不恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）飯店、對飯菜的要求和赴宴人數(shù)2）擬開始時間3）聚餐的理由,答案3）秘書不能提出可能會涉及上司本職工作（業(yè)務(wù)經(jīng)營）的問題。,.,38,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,秘書的禁忌插口經(jīng)營事務(wù)上司不在期間，擅自接收客戶的預(yù)約擅自變更日程安排提出有關(guān)上司本職工作的問題做出決定，如在書面請示文件上蓋章更改、替換文件擅自代替上司接待來客擅自為未預(yù)約的客人通報（或拒絕）詢問會議內(nèi)容詢問出差的原因,.,39,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,副總參加會議去了，還需要兩個小時才能回來。此時，部長秘書A攜帶請示文件來請副總蓋章，以下是副總秘書英子采取的措施，請從中選出您認(rèn)為不恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）詢問對方是否可以等副總回來后再與其聯(lián)絡(luò)。2）詢問對方是否可以先將文件交給自己保存，然后再請副總為她蓋好章。3）因?yàn)樽约褐栏笨偟挠≌路旁谀睦铮源娓笨偵w章。,答案3）有時秘書會根據(jù)上司的指示在文件上蓋章，但是這種情況下秘書頂多是代替上司在進(jìn)行工作，這一點(diǎn)必須搞清楚。而在請示文件上蓋章，同時代表著上司對經(jīng)營業(yè)務(wù)的判斷，這是超出秘書的職務(wù)權(quán)限的，所以沒有上司的指示，秘書不能在請示上蓋章。,.,40,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,副總秘書英子上午接到貿(mào)易伙伴打來的電話，對方希望將原定于當(dāng)日下午2時開始的會談改到從3時開始。請從以下對應(yīng)措施中選出您認(rèn)為恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）因?yàn)檎{(diào)整其他日程安排是可行的，所以可以自己決定按照對方的要求更改日程，并向上司匯報日程變更的情況。2）向副總出示現(xiàn)在的日程安排，匯報貿(mào)易伙伴希望更改會談時間的情況，請副總做出指示。3）告知對方日程已經(jīng)安排好，不能更改，但是遲一些也可以，可以在4時以后再進(jìn)行會談。,答案2）確定或變更日程必須由上司作出判斷。秘書不能根據(jù)自己的判斷擅自變更日程，或者在未與上司商量的情況下擅自決定拒絕對方更改日程的請求。并且，秘書在與上司商量日程變更等問題時，應(yīng)同時向是個弄死出示當(dāng)前的日程安排以及希望變更的具體內(nèi)容，努力使上司更容易作出判斷。,.,41,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,秘書的常規(guī)業(yè)務(wù)副總外出期間，貿(mào)易伙伴打來電話，充滿誠意地表示希望和副總面談。以下是英子采取的應(yīng)對措施，請從中選出恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）告知對方上司返回的公司的時間，并請對方到時再打電話過來。2）請對方提供兩三個可選的面談時間，然后告訴對方稍后會打電話和他聯(lián)絡(luò)。3）詢問對方有什么事情，如果事情很重要，可以優(yōu)先排入日程。,答案2）秘書不能擅自接收預(yù)約。這種情況下應(yīng)詢問對方的要求，待上司回來后再和他商量應(yīng)如何安排見面時間。,.,42,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,下面是英子在管理上司的日程時所作的工作，請從中選出您認(rèn)為不恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）將當(dāng)日的日程表遞給剛從外面回來的上司。2）部下請上司出席緊急會議，經(jīng)上司同意，秘書可以更改日程。3）上司打電話來說將會晚一些回到公司時，向其匯報此后的日程。4）收到宴會的邀請函后，因?yàn)槿粘瘫硪呀?jīng)確定，所以按照自己的判斷回絕。5）在自己的記事本上記清上司的私人日程。,答案4）即便日程表已經(jīng)安排好了，秘書也不能未確認(rèn)上司意向就根據(jù)自己的判斷決定是否出席宴會或會議。,.,43,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,所謂常規(guī)業(yè)務(wù)，指秘書日常工作中模式比較固定的業(yè)務(wù)。對于這些業(yè)務(wù)即使沒有說你公司的特別指示，秘書也應(yīng)自己做出判斷并完成。辦公室管理：辦公室和接待室的整理和清潔，空調(diào)、換氣、照明的調(diào)節(jié)等。接待來賓和電話應(yīng)答：接待、陪同來客，轉(zhuǎn)達(dá)留言，上茶點(diǎn)、送行，電話應(yīng)答和轉(zhuǎn)接等。會議、會談的準(zhǔn)備工作：安排會場；接待與會人員；編制會議紀(jì)要等。文書工作：資料、通知的撰寫和收發(fā)；文件的整理等。會計事務(wù)：各種經(jīng)費(fèi)的清算手續(xù)；各種會費(fèi)的支付手續(xù)等。信息管理：公司內(nèi)外信息的收集、管理、傳達(dá)等。照料上司的日常生活：安排茶水和用餐；健康管理；安排交通工具；應(yīng)酬工作等。出差管理：出差時的日程安排；安排交通、住宿；出差后的后續(xù)手續(xù)等。日程管理：管理日常的日程安排，接收會談預(yù)約等。特別重要,.,44,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,副總告訴秘書英子，“今天下午我要去看牙醫(yī)，下午的營業(yè)會議晚一些到”，然后就出去了。以下是英子采取的相應(yīng)措施，請從中選出您認(rèn)為不恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）聯(lián)系營業(yè)部長，說明副總有事外出，下午的會議會晚一些到。2）另一位副總打電話給英子的上司，英子先說明上司去看牙醫(yī)了，現(xiàn)在不在公司，然后詢問對方是否有什么話需要轉(zhuǎn)達(dá)。3）將診療單據(jù)上記載的為上司看病的牙醫(yī)所在的醫(yī)院以及電話號碼等抄寫到自己記事本中的日程表上。,答案2）變更日程安排時，必須通知由于日程變更可能受到影響的有關(guān)部門。即使是其他副總打來電話，也沒有必要詳細(xì)說明事情的具體內(nèi)容。在自己的記事本上寫上牙科醫(yī)院的聯(lián)系方式以供緊急情況時使用是可以的，但是不必將這些內(nèi)容對外泄露。,.,45,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,部長秘書A收到了副總交給部長的“機(jī)密”文件，但是部長今天將從客戶那里直接回家，不回公司了。以下是A采取的相應(yīng)措施，請從中選出你認(rèn)為恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）將文件裝在普通的信封里，放在上司的辦公桌上。2）將文件放到上司辦公桌的抽屜里。3）將文件放進(jìn)文件柜里，上鎖。,答案3）“機(jī)密”文件不得向除相關(guān)人員之外的其他人出示。僅將文件裝在普通的袋子里，其內(nèi)容仍然很有可能被其他人看見。此外，不打招呼就擅自打開上司辦公桌抽屜的行為是違背社會基本道德的。所以，對于“機(jī)密”文件，應(yīng)收置于上鎖的文件柜里，待上司第二天來上班的時候，將情況匯報上司并取出文件交給上司。,.,46,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,非常規(guī)業(yè)務(wù)所謂非常規(guī)業(yè)務(wù)是指突發(fā)業(yè)務(wù)，也可以稱為非常狀況。正是在這種情下，才更需要秘書冷靜地采取相應(yīng)措施。具體情況及應(yīng)對措施如下：上司突發(fā)急病安排救護(hù)車聯(lián)系公司有關(guān)人員、上司的家人和主治醫(yī)師調(diào)整日程安排等最好能常備一些救急藥品上司發(fā)生事故聯(lián)系上司的家人、公司和秘書科長如果是重大事故，應(yīng)和顧問律師商談對策調(diào)整日程安排等,.,47,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,客戶突發(fā)急病或突然辭世和對方聯(lián)系，詢問詳細(xì)情況迅速聯(lián)系上司向秘書科長或總務(wù)部長確認(rèn)公司方面的安排參考以往處理事例未經(jīng)上司確認(rèn)，不得發(fā)慰問信或唁電等媒體采訪不要透露不確定信息基本上應(yīng)回答自己不知情或無可奉告等,.,48,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,非法入侵拉響警鈴報警等發(fā)生災(zāi)害時以生命第一為行動準(zhǔn)則引導(dǎo)客人至安全的場所盡可能保護(hù)重要文件等,.,49,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,警察打來電話通知上司乘坐的計程車發(fā)生了交通事故。以下是英子采取的應(yīng)對措施，請從以下選擇中選出你認(rèn)為不恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）將寫明醫(yī)院名稱的便條留在自己的座位上，然后趕往上司現(xiàn)在的醫(yī)院。2）向秘書科長匯報上司發(fā)生事故的情況，并將記載警察所傳達(dá)信息的便條交給他。3）上司本來預(yù)定和貿(mào)易伙伴舉行會談，事故發(fā)生后公司決定由營業(yè)部長代替上司進(jìn)行會談，英子和對方聯(lián)絡(luò)，通知對方公司更改會談人員的決定，然后將會談用的資料轉(zhuǎn)交給營業(yè)部長。,答案1）如果上司因?yàn)槭鹿什荒芾^續(xù)工作，則受到影響的將不僅是秘書，而是整個公司。在此情況下，秘書不能自己擅自作出判斷，而應(yīng)和秘書科長或總務(wù)部門商量，考慮應(yīng)對措施。當(dāng)需要更改日程或交接工作時，秘書應(yīng)積極提供協(xié)助，因?yàn)槊貢巧纤緦ν饴?lián)絡(luò)的窗口，對上司的日程和工作把握得最清楚。至于探望上司，應(yīng)在公司做出判斷，并征求了上司家人的同意后才可以前往。,.,50,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,副總秘書英子接到了貿(mào)易伙伴打來的電話，“副總要我們給他一份新產(chǎn)品的目錄，我們已經(jīng)在3日前委托快遞送過去了，請確認(rèn)一下是否已收到！”但是英子發(fā)現(xiàn)上司并沒有收到這份快遞。以下是英子采取的措施，請從中選出你認(rèn)為不恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）詢問對方快遞的收據(jù)編號，然后向快遞公司確認(rèn)。2）向公司內(nèi)部的郵件處理部門確認(rèn)。3）向副總確認(rèn)郵件是否送到了他的家里。,答案3）問題中有“送過去”一詞，這是指送到公司的意思，不是送到上司的家里。而且，對方使用的送件方式是快遞，那么自然可以推定，東西不是在快遞公司，就是在英子所在公司內(nèi)部。請準(zhǔn)確地把握情況，做出適當(dāng)判斷。,.,51,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,上司不在的時候未預(yù)約的客人1）問清對方的公司名稱、姓名以及來意2）告知對方上司現(xiàn)在不在（但是不必連上司不在的原因也說出來）3）詢問對方是否可以由其他人代表上司和其見面4）如果可以由其他人代表上司，則請代表上司的人接待來客。如果不能由其他人代表上司，則表示自己會將其來意轉(zhuǎn)告上司，請其先回去。5）上司回到公司后向其匯報有關(guān)情況，請示意見。6）依據(jù)上司的指示采取措施。,.,52,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,上司不在時的注意事項(xiàng)上司出差的時候，應(yīng)預(yù)先確定好聯(lián)絡(luò)的時間發(fā)生緊急情況時應(yīng)聯(lián)系上司，請上司指示如果上司指示秘書代為執(zhí)行，則應(yīng)在指示范圍內(nèi)開展工作不得將上司的事情隨意地向外泄露不得對外公布上司出差的地點(diǎn)上司不在期間，如果需要處理上司的個人事務(wù)，應(yīng)和上司的夫人商量對于上司不在期間收到的郵件或文件，緊急程度比較高的應(yīng)置于上方,.,53,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,上司出差期間，秘書英子接到一位自稱是上司學(xué)生時代朋友的人打來的電話，稱準(zhǔn)備同學(xué)聚會，希望知道上司什么時間比較方便及其現(xiàn)在的聯(lián)系方式。請從下面的選擇中選出你認(rèn)為恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）告知對方上司出差的地址，請對方直接和上司聯(lián)系，并通知上司他的學(xué)生時代的朋友打過電話。2）應(yīng)在確認(rèn)過日程表后，告知對方上司預(yù)定于什么時候回公司，什么時候會比較空閑以及上司的手機(jī)號碼。3）問清對方的聯(lián)系方式以及什么時候聯(lián)系比較方便，告知對方待上司回來后將請上司與其聯(lián)系。,答案3）上司的日程安排中是否有空閑時間、上司出差的地點(diǎn)、手機(jī)號碼等都不應(yīng)向公司外面的人透露。正確的做法應(yīng)該是先告知客人上司將于何時回公司，然后確認(rèn)是否可以請上司和其聯(lián)系。如果客人主動提出等上司回到公司以后再打過來，則應(yīng)向上司轉(zhuǎn)達(dá)。,.,54,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,上司出差期間，秘書英子的同事高秘書請英子幫忙整理資料。這種情況下英子應(yīng)如何應(yīng)對呢，請選出恰當(dāng)?shù)倪x項(xiàng)。1）因?yàn)椴粫ㄌ鄷r間，所以可以先幫助她完成工作，以后再向上司匯報此事。2）因?yàn)闆]有上司的同意不能向高秘書提供幫助，所以可以以等待上司的電話為理由回絕。3）先幫高秘書完成工作，然后請她向上司匯報此事。,答案1）因?yàn)樯纤菊诔霾睿瑢Ψ接趾苤保抑灰曰ㄒ恍r間可以完成，所以可以向?qū)Ψ教峁椭]有必要再請對方向上司匯報了。,.,55,2.4初級秘書基礎(chǔ)問答,提高工作效率下面是英子開展工作的方式，請從中選出