工程項目檔案管理制度一、目的為規范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規定。二、工程項目檔案歸檔范圍本規定所指工程項目檔案是指過去和現在，公司在工程項目的設計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業分包合同，采購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。三、資料員及其職責部門經理指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱、交接等工作。其主要職責包括：1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；2、檔案材料的保管；3、檔案材料的查借閱、催還；4、項目結束后與綜合部相關負責人完成檔案資料的交接。四、檔案的立卷、收集、整理1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關資料歸檔管理。3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記。4、在檔案的首頁設卷內文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。5、在檔案的次頁設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內容包括：合同標的價金，對方單位，聯系人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。五、檔案的管理1、對工程項目檔案系統排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。2、每月對檔案進行一次清理。3、清除不必要保存的材料。4、對破損和褪色的材料進行修補和復制。六、檔案要求1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。3、傳真件應復印一份歸檔。七、檔案的保管1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。2、所有檔案應專柜存放，加鎖。3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。八、檔案的查借閱1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱登記表方可查閱。2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經項目經理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告項目經理及時處理。九、有下列行為者，視情節輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。2、擅自向外界提供、抄摘檔案。3、涂改、偽造檔案。4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。5、未按手續借閱、外帶及越級借閱。附件一工程技術資料參考目錄1、開工報告、施工現場質量管理檢查記錄2、圖紙會審紀要、設計變更、洽商記錄3、施工組織設計(施工措施)4、技術交底、技術復核5、工程定位測量、放線記錄、復核記錄6、原材料出廠合格證及進場檢(試)驗報告（鋼筋、水泥、磚、防水材料等）7、施工試驗報告及見證檢測報告8、隱蔽工程驗收記錄、基槽驗收記錄9、施工記錄10、預制構件、預拌混凝土合格證11、地基基礎、主體結構驗收記錄及抽樣檢測資料12、檢驗批、分項、分部工程質量驗收記錄13、單位(子單位)工程質量竣工驗收記錄14、施工日志、地質勘察報告15、土壤(素土、灰土)干密度試驗報告（回填土試驗報告）16、砂漿配合比通知單17、砂漿(試塊)抗壓強度試驗報告及評定18、混凝土配合比通知單19、混凝土(試塊) 抗壓強度試驗報告及評定（同條件養護混凝土試塊強度報告匯總及測溫記錄）20、商品混凝土出廠合格證、復試報告21、鋼筋接頭(焊接)試驗報告，焊條（劑）合格證22、水池滿水試驗記錄23、建筑物沉降觀測記錄24、結構吊裝記錄25、現場施工預應力記錄26、工程質量事故處理記錄27、管道、配件出廠合格證及進場檢（試）驗報告28、管道、設備強度試驗、嚴密性試驗記錄29、系統清洗、灌水、通水、通球試驗記錄30、進場電器材料、設備出廠合格證及試驗報告）31、設備調試記錄、接地、絕緣、電阻測試記錄32、暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄33、單位(子單位)工程質量控制資料核查記錄34、單位(子單位)工程質量竣工驗收記錄35、單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料核查及功能抽查記錄36、單位(子單位)工程觀感抽查記錄37、竣工驗收報告38、竣工驗收證書上述資料目錄供各施工單位（項目部）