用戶操作手冊 1 京華京華 ExOA2004 用戶操作手冊用戶操作手冊用戶操作手冊用戶操作手冊 用戶操作手冊 2 第第 1 章章 概述概述 9 1 1 EXOA2004 政務版簡介 9 1 2 預備知識和技能 9 第第 2 章章 系統簡介系統簡介 10 2 1 登錄系統 10 2 2 界面布局 11 2 2 1 待辦 11 2 2 2 待閱 12 2 2 3 新建 13 2 2 4 查詢 14 第第 3 章章 公文管理公文管理 16 3 1 未進入公文處理界面的操作 16 3 1 1 新建公文 16 3 1 2 打開公文 17 3 1 3 刷新公文列表 17 3 1 4 列表顯示方式 18 3 1 5 預覽 18 3 1 6 流程日志 18 3 1 7 辦理公文 19 3 1 8 退回公文 20 3 1 9 刪除公文 20 3 1 10 查詢公文 21 3 1 11 回收公文 21 3 1 12 催辦設置 21 3 1 13 催辦打印 22 3 1 14 強制回收公文 23 3 1 15 加入常用查詢條件 23 3 1 16 刪除常用查詢條件 23 3 2 進入公文處理界面后的操作 24 3 2 1 流程日志 24 3 2 2 表單日志 24 3 2 3 轉任務 25 3 2 4 歸知識庫 26 3 2 5 保存公文 26 3 2 6 打印表單 26 3 2 7 添加正文 26 3 2 8 轉發 27 3 2 9 關閉 27 3 2 10 跳轉 27 3 2 11 發送 28 3 2 12 附件 28 用戶操作手冊 3 3 2 13 參考資料 28 3 2 14 相關知識 28 3 2 15 相關任務 28 3 2 16 另存正文 28 3 2 17 打印正文 29 3 2 18 顯示痕跡 29 3 2 19 規范全文 29 3 2 20 頁面設置 30 3 2 21 插入時間 30 3 2 22 插入文件 30 3 2 23 工具欄 31 第第 4 章章 任務管理任務管理 31 4 1 新建任務 31 4 2 執行任務 33 4 3 分配任務管理 37 4 4 任務代理 41 4 5 任務查詢 42 第第 5 章章 個人事務管理個人事務管理 43 5 1 消息系統 43 5 1 1 新建 43 5 1 2 轉發 45 5 1 3 查詢 47 5 1 4 刪除 47 5 2 修改密碼 48 5 3 界面風格設置 48 5 4 私有組管理 50 5 4 1 增加私有組 50 5 4 2 刪除私有組 51 5 4 3 增加私有組成員 51 5 4 4 刪除私有組成員 53 5 5 個人日程 54 5 5 1 新建日程 54 5 5 2 修改日程 55 5 5 3 查詢日程 57 5 5 4 導入導出到 outlook 58 5 6 個人圖章 58 5 6 1 增加個人圖章 58 5 6 2 修改個人圖章 59 5 6 3 刪除個人圖章 60 5 7 常用詞條 60 5 7 1 增加常用詞條 60 5 7 2 修改常用詞條 61 5 7 3 刪除常用詞條 62 用戶操作手冊 4 5 7 4 公有詞條 63 5 8 代理授權 63 5 8 1 設置授權 64 5 8 2 收回授權 65 第第 6 章章 綜合管理綜合管理 66 6 1 領導日程 66 6 1 1 日程查看方式 67 6 1 2 新建 68 6 1 3 修改 69 6 1 4 刪除 70 6 1 5 查詢 72 6 1 6 發布 73 6 1 7 打印 73 6 2 主題詞 74 6 2 1 庫新建 74 6 2 2 庫修改 74 6 2 3 庫刪除 74 6 2 4 新建一級分類 74 6 2 5 新建二級分類 74 6 2 6 新建三級分類 75 6 2 7 分類修改 75 6 2 8 分類刪除 75 6 3 文號 75 6 3 1 文號列表顯示 75 6 3 2 新建文號 75 6 3 3 修改文號 76 6 3 4 刪除文號 76 6 3 5 文號清零 76 6 3 6 取文號 77 6 3 7 查看補號 77 6 3 8 查看預留號 78 6 4 外部單位 79 6 4 1 新建外部單位 79 6 4 2 修改外部單位 79 6 4 3 刪除外部單位 80 6 5 資產管理 80 6 5 1 辦公用品管理 80 6 5 1 1 辦公用品類型管理 80 6 5 1 2 新建辦公用品 81 6 5 1 3 修改辦公用品 82 6 5 1 4 刪除辦公用品 83 6 5 2 固定資產管理 83 6 5 2 1 新建設備資料 83 用戶操作手冊 5 6 5 2 2 修改設備資料 84 6 5 2 3 刪除設備資料 84 6 5 2 4 設備維修記錄 85 6 5 3 進貨管理 87 6 5 3 1 新建進貨 87 6 5 3 2 修改進貨 87 6 5 3 3 刪除進貨 88 6 5 3 4 查詢進貨 88 6 5 4 出貨管理 88 6 5 4 1 新建出貨 消耗品 89 6 5 4 2 修改出貨信息 消耗品 92 6 5 4 3 刪除出貨信息 消耗品 93 6 5 4 4 固定資產出貨 94 6 5 4 5 固定資產取消出貨 95 6 5 4 6 出貨查詢 95 6 5 5 庫存管理 96 6 5 5 1 設備報廢 96 6 5 5 2 設備退倉 97 6 5 5 3 設備報廢記錄 97 6 5 5 4 設備退倉記錄 98 6 5 6 供應商管理 98 6 5 6 1 新建供應商 98 6 5 6 2 修改供應商 99 6 5 6 3 刪除供應商 100 6 5 6 4 供應商查詢 100 6 5 7 倉庫管理 100 6 5 7 1 新建倉庫 101 6 5 7 2 修改倉庫 101 6 5 7 3 刪除倉庫 102 6 5 7 4 貨架管理 103 6 5 7 5 貨位管理 105 6 6 車輛管理 105 6 6 1 車輛資料管理 105 6 6 1 1 新建車輛資料 105 6 6 1 2 修改車輛資料 106 6 6 1 3 刪除車輛資料 107 6 6 1 4 查詢車輛資料 108 6 6 2 駕駛員檔案管理 108 6 6 2 1 新建駕駛員檔案 108 6 6 2 2 修改駕駛員檔案 109 6 6 2 3 刪除駕駛員檔案 110 6 6 3 車輛費用管理 111 6 6 3 1 新建油費 111 6 6 3 2 修改車輛油費 111 用戶操作手冊 6 6 6 3 3 刪除車輛油費 112 6 6 3 4 新建車輛一般費用 112 6 6 3 5 修改車輛一般費用 113 6 6 3 6 刪除車輛一般費用 114 6 6 3 7 車輛費用統計 114 6 6 3 8 車輛費用查詢 114 6 6 4 車輛維護維修記錄 115 6 6 4 1 新建車輛維修記錄 115 6 6 4 2 修改車輛維修記錄 115 6 6 4 3 刪除車輛維修記錄 116 6 6 4 4 維修記錄查詢 117 6 6 4 5 高級查詢 117 6 6 5 車輛使用管理 117 6 6 5 1 新增車輛使用記錄 118 6 6 5 2 修改車輛使用記錄 119 6 6 5 3 刪除車輛使用記錄 119 6 7 人事檔案 120 6 7 1 人事檔案管理 120 6 7 1 1 新建人事檔案 120 6 7 1 2 修改人事檔案 121 6 7 1 3 刪除人事檔案 121 6 7 1 4 人事檔案的查詢 122 6 7 2 人事考核管理 122 6 7 2 1 新建人事考核 122 6 7 2 2 修改人事考核 123 6 7 2 3 刪除人事考核 123 6 7 2 4 預設全體人員考核合格 123 6 7 2 5 全部發布 123 6 7 2 6 人事考核查詢 124 6 7 3 個人獲獎管理 124 6 7 3 1 新建個人獲獎 124 6 7 3 2 修改個人獲獎 125 6 7 3 3 刪除個人獲獎 125 6 7 3 4 批準個人獲獎 125 6 7 3 5 刪除批準個人獲獎 126 6 7 3 6 個人獲獎查詢 126 6 7 4 個人小檔案 127 6 7 4 1 修改個人小檔案 127 6 8 工資管理 127 6 8 1 工資項目維護 128 6 8 1 1 新增工資項目 128 6 8 1 2 修改工資項目 128 6 8 1 3 刪除工資項目 129 6 8 2 工資發放情況 129 用戶操作手冊 7 6 8 2 1 錄入工資發放情況 130 6 8 2 2 修改工資發放情況 130 6 8 2 3 刪除工資發放情況 131 6 8 2 4 工資發放情況查詢 131 6 8 3 工資統計 132 6 8 3 1 查看工資存檔表 132 6 8 3 2 統計部門工資總額 132 6 8 4 復制上月工資 133 6 9 考勤管理 133 6 9 1 考勤類型管理 134 6 9 1 1 新建考勤類型 134 6 9 1 2 修改考勤類型 135 6 9 1 3 刪除考勤類型 135 6 9 2 考勤登記 136 6 9 2 1 新建考勤登記 136 6 9 2 2 修改考勤登記 137 6 9 2 3 刪除考勤登記 137 6 9 3 考勤查詢 138 6 9 4 考勤統計 138 6 10 水電管理 139 6 10 1 用水管理 139 6 10 1 1 新增用水 139 6 10 1 2 修改用水 140 6 10 1 3 刪除用水 140 6 10 1 4 用水情況查詢 141 6 10 2 用電管理 141 6 10 2 1 新增用電 141 6 10 2 2 修改用電 142 6 10 2 3 刪除用電 142 6 10 2 4 用電查詢 143 6 10 3 水電統計 143 6 11 公文歸檔管理 143 6 11 1 歸檔分類管理 144 6 11 1 1 新建公文歸檔分類 145 6 11 1 2 修改公文歸檔分類 145 6 11 1 3 刪除公文歸檔分類 145 6 11 1 4 新建公文歸檔子分類 146 6 11 1 5 修改公文歸檔子分類 147 6 11 1 6 刪除公文歸檔子分類 147 6 11 2 公文歸檔關系管理 147 第第 7 章章 會議管理會議管理 148 7 1 會議登記 149 7 1 1 增加會議登記 149 用戶操作手冊 8 7 1 2 修改會議登記 150 7 1 3 刪除會議登記 151 7 1 4 會議登記送審 152 7 1 5 打印會議登記 152 7 2 外出會議登記 153 7 2 1 新增外出會議登記 153 7 2 2 修改外出會議登記 154 7 2 3 刪除外出會議登記 154 第第 8 章章 知識庫知識庫 155 8 1 知識庫結構介紹 155 8 2 知識庫分類介紹 155 8 3 知識庫操作說明 155 第第 9 章章 檔案庫檔案庫 155 第第 10 章章 信息資源信息資源 155 10 1 版面介紹 155 10 1 1 功能導航 156 10 1 2 登錄框 156 10 1 3 各欄目顯示 156 10 1 4 信息公告 157 10 1 5 信息搜索 157 10 1 6 留言板 157 10 1 7 版權信息 157 10 2 個人工作區 157 10 2 1 個人信息 158 10 2 2 業務管理 158 10 2 3 信息平臺 158 10 2 3 1 信息錄入 159 10 2 3 2 信息審批 162 10 2 3 3 信息搜索 162 10 2 3 4 信息訂閱 163 用戶操作手冊 9 第第 1 章章 概述概述 1 1 ExOA2004 政務版簡介政務版簡介 京華網絡有限公司成立于 1993 年 是國內最早從事計算機系統集成和軟件開發的 專業廠商之一 京華網絡是國家火炬計劃重點骨干企業 廣東省重點支持的四家軟件企 業之一 廣州市重點支持的十家軟件企業之一 京華網絡總結多年辦公自動化系統的實施經驗 針對各級政府機關 企事業單位的 辦公自動化特點 新近推出集文字 數據 聲音 圖像等多種信息為一體 各業務系統 為一體的京華 ExOA2004 辦公自動化系統 作為公司的拳頭產品 該產品為各級機關 企事業單位的辦公自動化建設提供一整套完整 系統的解決方案 其目的是幫助各級機 關 企事業單位提高全員辦公效率和管理水平 更快 更好地實現辦公手段自動化 資 源處理信息化 信息傳輸網絡化 智能化的辦公自動化建設目標 1 2 預備知識和技能預備知識和技能 了解并學習京華 ExOA2004 辦公自動化系統 要求普通用戶必須具備以下的基礎知 識和技能 1 具有 Microsoft Windows 的基本操作技能 2 具有 Microsoft Internet Explorer 6 0 的基本操作技能 3 具有 Microsoft Office 2000 的基本操作技能 用戶操作手冊 10 第第 2 章章 系統簡介系統簡介 2 1 登錄系統登錄系統 1 在瀏覽器的地址欄里輸入辦公自動化服務器名稱和京華 OA 站點名稱 如 http OA 出現如下登錄框 圖表 2 1 1 輸入用戶名密碼對話框 2 用戶輸入系統管理員為自己分配的辦公自動化用戶帳號和密碼 單擊 確定 按鈕后 將自動登錄進入如下圖所示的系統主頁面 圖表 2 1 2 系統主界面 用戶操作手冊 11 安全設置 在使用系統之前先點擊 IE 安全設置 系統顯示如下窗口 圖表 2 1 3瀏覽器設置 按打開后系統會出現如下窗口 按 是 設置瀏覽器 圖表 2 1 4瀏覽器設置提示窗口 按 是 后 系統出現以下窗口 按確定完成設置 圖表 2 1 5瀏覽器設置完成窗口 2 2 界面布局界面布局 2 2 1 待辦待辦 系統主頁面默認顯示的是待辦業務信息 系統將當前登錄用戶所要處理的業務按業務 分類羅列出來 用戶可以選擇要辦理的業務進行辦理 用戶操作手冊 12 排序 系統默認將待辦信息按業務分類排序 并提供另外兩種分類 按速級和按接收時間排 序 可在三種狀態下切換 預覽 系統的默認狀態是沒有預覽 如果看到自己的待辦公文后 不想打開公文查看正文和 附件就可以選擇 預覽 按鈕查看 可通過放大和還原按鈕將預覽窗口放大和縮小 界面同下圖 圖表 2 2 1 待辦信息 刷新 刷新自己的待辦的業務 公文辦理 可直接點擊公文標題打開公文進行辦理 或點擊列表記錄后的復選框 列表上方顯示 辦理 按鈕進行公文辦理 可對同表單同步驟的公文進行批量辦文 2 2 2 待閱待閱 選擇主界面的待閱窗口后 系統默認將需要批閱的公文或其他要辦的事務羅列出來 用戶可以選擇待閱文件直接查看 同待辦一樣默認按業務分類進行排序 排序 系統默認將待辦信息按業務分類排序 并提供另外兩種分類 按速級和按接收時間排 序 可在三種狀態下互相切換 預覽 系統的默認狀態是沒有預覽 如果看到自己的待閱信息后 不想打開公文就可以選擇 這個按鈕查看 可通過放大和還原按鈕將預覽窗口放大和縮小 界面同下圖 用戶操作手冊 13 圖表 2 2 2 待閱信息 刷新 刷新自己的待閱的業務信息 公文閱讀 可直接點擊公文標題打開公文進行批閱 2 2 3 新建新建 選擇新建標簽后 系統將出現以下界面 圖表 2 2 3 新建窗口 從上圖可以看出 系統默認將當前用戶有擬稿權限的各種公文 事務列出 當要創建相應 的公文和事務時 直接點擊公文模板 系統打開如下窗口 用戶操作手冊 14 圖表 2 2 4 新建公文窗口 2 2 4 查詢查詢 選擇查詢標簽后 系統出現如下窗口 圖表 2 2 5 查詢窗口 用戶操作手冊 15 查詢目標 窗口左邊框架內顯示的是要查詢的業務類別 選擇相應的類別后 系統右邊框架上部 顯示的是查詢條件 下部顯示的是符合條件的記錄 常用查詢 常用查詢中一般包括的是一些經常使用的查詢條件 預先定義好存在系統中 用戶執 行查詢時不需要再設置條件 直接點擊即可 一般包括本人已辦 本人已閱等等 根 據各種業務的不同而不同 條件查詢 條件查詢是常用查詢解決不了的查詢需求 將信息的部分重要字段顯示出來供用戶設 置 用戶設置完條件后按查詢顯示符合條件的信息 高級查詢 當用戶的查詢需要很細時 則常用查詢和條件查詢都不能得到查詢結果時 就有必要 使用高級查詢 高級查詢是將所有字段顯示出來給用戶設置 設置完條件后按查詢系 統顯示符合條件的信息 查看明細 信息被查詢出來后可以單擊每條記錄的標題查看詳細信息 用戶操作手冊 16 第第 3 章章 公文管理公文管理 3 1 未進入公文處理界面的操作未進入公文處理界面的操作 3 1 1 新建公文新建公文 新建公文步驟如下 一 進入系統后 選擇新建標簽 系統將當前登錄用戶有擬稿權限的公文模板按 業務類別羅列出來 如下圖 圖表 3 1 1 模板列表界面 二 選擇要創建的公文的公文模板 系統將出現公文編輯窗口 系統界面如下 用戶操作手冊 17 圖表 3 1 2 新建公文界面 新建公文時 系統默認顯示已經由系統管理員定義好的公文表單 可以對公文增 加和刪除附件 增加和刪除參考資料 添加正文 公文保存 表單打印 發送等操作 還可以查看流程日志和表單日志 注 在發送公文時 必須輸入字段必須輸入內容 3 1 2 打開公文打開公文 系統中打開公文的通用方式是直接點擊公文名稱 自動顯示公文的詳細信息 但是 打開公文的入口有很多 比方待辦 待閱 查詢后要查看公文的詳細信息 基本的打開 界面都和圖表 3 1 2 相似 只是根據權限有的可以編輯公文信息 有的只能查看信息 3 1 3 刷新公文列表刷新公文列表 在待辦和待閱窗口中 隨時可以按 刷新 按鈕來刷新公文列表 看是否有自己需 要處理的公文 用戶操作手冊 18 3 1 4 列表顯示方式列表顯示方式 對于待辦和待閱窗口 系統提供三種列表顯示方式 按業務種類分類 將所有要處理的公文按業務類別來羅列 比方說公文 事務等 按速級分類 將所有要處理的公文按速級來羅列 比方說特急 緩急等 按時間分類 將所有要處理的公文按接收時間來羅列 3 1 5 預覽預覽 在處理公文時 有時可能只看正文就可以確定是不是可以審批通過 不需要打開公 文進行處理 系統提供了預覽功能 示意窗口如下圖 上面顯示的是待處理的公文或者 事務 下面顯示的是正文內容和附件 如果存在 圖表 3 1 3 預覽界面 3 1 6 流程日志流程日志 公文在流轉過程中所經過的路徑 可以通過流程日志來查看 在待辦和待閱窗口 中 可以查詢每條公文的流程日志 系統顯示該公文的流程日志 顯示格式如下 用戶操作手冊 19 圖表 3 1 4 流程日志查看窗口 3 1 7 辦理公文辦理公文 當要處理公文時 有兩種處理方式 一種是不需要打開公文就可以確定結果的公文 一種是必須打開查看詳細資料后才能確定結果的公文 對于第一種 我們在待辦和待閱 中提供直接辦理的功能 示意界面如下 圖表 3 1 5 快速辦理窗口 選中后面的復選框 在窗口的右上角會出現快速辦理的按鈕 辦理 提供以下簡易辦理窗口 給用戶輸入意見 并發送到下一環節 用戶操作手冊 20 圖表 3 1 6 快速辦理窗口 退回 將所選擇的公文退回到公文發送者 刪除 刪除流轉到當前操作用戶的公文 對于第二種 用戶必須先打開公文 在公文辦理窗口的工具區中有保存 流程日志 表單日志和發送等按鈕 注 這些按鈕管理員可根據各步驟進行定制 3 1 8 退回公文退回公文 如 3 1 7 中所敘 有兩種退回公文的方法 一種直接在待辦公文中快速退回 一種 打開公文后選擇相應的按鈕來將公文退回給發送者 3 1 9 刪除公文刪除公文 如 3 1 7 中所敘 有兩種刪除公文的方法 一種直接在待辦公文中快速刪除 一種 將公文通過查詢條件查詢出來 執行刪除 示意界面如下 用戶操作手冊 21 圖表 3 1 8 公文刪除窗口 3 1 10 查詢公文查詢公文 在圖 3 1 8 中 我們看到系統提供了對公文的一些常用查詢和條件查詢 在通常的 使用過程中 這些快捷查詢方式已經可以滿足一般的辦公要求 在有些特定的情況下 我們可能用到高級查詢 高級查詢窗口中可設置的條件更加精確 3 1 11 回收公文回收公文 在圖 3 1 8 中 我們看到系統提供了對公文的回收操作 當要將已經發送到下一環 節的公文回收回來 但該回收只是對于下一環節人員沒有處理的情況進行回收 3 1 12 催辦設置催辦設置 在圖 3 1 8 中 我們看到系統提供了催辦設置操作 可以對特定公文進行全程催辦 也可對公文的某一步驟進行催辦設置 設置窗口如下 用戶操作手冊 22 圖表 3 1 9 公文催辦設置窗口 3 1 13 催辦打印催辦打印 催辦打印是對電子催辦的一個補充 將催辦信息打印出來提交給相關的辦理人員 催辦打印窗口如下 用戶操作手冊 23 圖表 3 1 9 催辦打印窗口 3 1 14 強制回收公文強制回收公文 強制回收公文功能和回收功能相似 但強制回收的權限范圍更大 普通回收只能回 收下一環節沒有進行處理的公文 強制回收可以回收下一環節還沒有發送的公文 但都 不能跨步驟回收 3 1 15 加入常用查詢條件加入常用查詢條件 當預先定義好的常用查詢條件不能滿足當前操作人員的查詢需求 用戶可以自行設 置查詢條件將結果查詢出來 如果按這個查詢條件使用比較多的話 可以將這個條件設 置取名字存儲為常用查詢條件 3 1 16 刪除常用查詢條件刪除常用查詢條件 當覺得某一個預先定義好的常用查詢在日常的工作中并不是使用頻率很高時 可以 先按這個條件對結果進行查詢 然后按 刪除常用查詢條件 將這個定義好的查詢從系 統中刪除 用戶操作手冊 24 3 2 進入公文處理界面后的操作進入公文處理界面后的操作 3 2 1 流程日志流程日志 公文在流轉過程中所經過的路徑 可以通過流程日志來查看 打開公文后 在窗口 的左上角有個 流程日志 按下后系統顯示該公文的流程日志 顯示格式如下 圖表 3 2 1 流程日志查看窗口 3 2 2 表單日志表單日志 公文在流轉過程中所有的修改 可以通過表單日志來查看 打開公文后 在窗口的 左上角有個 表單日志 按下后系統顯示該公文的曾經修改過的日志 顯示格式如下 用戶操作手冊 25 圖表 3 2 1 表單日志查看窗口 3 2 3 轉任務轉任務 如果公文處理過程中有可能會產生任務 當任務完成后根據任務的完成結果來繼續 公文的流轉 如果在應用支撐平臺內已經定義好了公文和任務的對應關系 并且當前操 作用戶具有轉任務的權限 在公文打開窗口的工具欄中就會出現公文轉任務按鈕 點擊 轉任務按鈕 顯示如下圖 用戶操作手冊 26 公文轉任務 3 2 4 歸知識庫歸知識庫 如果公文處理過程中 如果發現公文的內容具有代表性 并且當前操作用戶具有轉 任務的權限 在公文打開窗口的工具欄中就會出現歸知識庫按鈕 3 2 5 保存公文保存公文 當修改了公文的內容后 包括表單的填寫 正文的編輯 附件的添加 參考資料的 添加等 但又不想發送到下一環節時 可以按保存按鈕將當前所編輯的公文的修改結果 保存下來 直接按保存即可 3 2 6 打印表單打印表單 當系統管理員在后臺已經定義好公文表單所對應的表單打印模板后 可以將公文的 表單打印并輸出 這樣可以做到表單輸出的格式多樣 3 2 7 添加正文添加正文 正文的添加方式有兩種 一種是選擇工具欄中的添加正文按鈕 這個一般會問你 用戶操作手冊 27 是否覆蓋正文 選擇自己要添加的正文后 系統將內容直接讀寫進來 另外一個添加方 法只能針對 word 格式的文檔 通過直接插入 word 文檔 3 2 8 轉發轉發 公文轉發就是在設置了公文關系映射后 可以將該種模板公文轉成相應的映射關系的公文 并能 夠在相關的公文一欄顯示出來 3 2 9 關閉關閉 當公文打開 做了相應的修改后直接點擊關閉將公文關閉 3 2 10 跳轉跳轉 當前操作用戶如果具有跳轉權限 在公文打開的工具欄上會有 跳轉 的按鈕 當 希望公文不是按正常的流程走 而是想直接送到某一步驟時 可以選擇 跳轉 處理 界面如下 系統將該流程的所有的步驟顯示出來供用戶選擇 圖表 3 2 2 公文跳轉步驟選擇窗口 用戶操作手冊 28 3 2 11 發送發送 當前用戶將打開的公文編輯完成后 確定不需要再修改 各種正文 附件 參考 資料等已經添加完全 希望將公文發送給下一環節的用戶來進行處理 則可以選擇工具 欄上 發送 按鈕將公文發送給下一環節的處理用戶 3 2 12 附件附件 當公文有附件時 可以在公文打開窗口的右上角部分增加和刪除公文的附件 3 2 13 參考資料參考資料 當公文有參考資料時 可以將相關的參考資料附加到公文 和公文一起流轉 并為 公文的處理提供參考信息 3 2 14 相關知識相關知識 如果公文定義了公文的主題詞 則系統會自動根據主題詞到知識庫里將相關的知識 搜索出來以提供給公文處理人員進行參考 3 2 15 相關任務相關任務 如果公文在流轉過程中有用戶將公文轉任務 則在相關任務中會將已經創建的任務 顯示出來 直接點擊任務可將任務的詳細信息顯示出來 3 2 16 另存正文另存正文 在公文打開處理窗口中的正文部分 包含了 另存 正文的按鈕 如果想將正文另 外保存 則可以選擇此按鈕 用戶操作手冊 29 圖表 3 2 4 另存正文示意窗口 3 2 17 打印正文打印正文 在圖表 3 2 4 中 我們可以看到在正文部分 系統還提供了打印正文的功能 如果 想將正文的內容打印出來 可以直接選取該按鈕打印輸出 3 2 18 顯示痕跡顯示痕跡 在圖表 3 2 4 中 我們可以看到在正文部分 系統提供了顯示痕跡和隱藏痕跡的 功能 公文在流轉過程中 處于流轉過程的用戶可能會要對正文的內容增加 修改 刪 除 而這些修改和刪除希望能保存到系統中 以方便想查看時查看 3 2 19 規范全文規范全文 當編輯正文時 可能是從不同的文檔拷貝過來 而這些文檔的相互之間的格式又不 相同 勢必造成正文的內容混亂 如果手工調整格式則無形中增加了工作量 為解決這 個問題 系統提供了 規范全文 功能按鈕 并預先定義好了文檔的樣式 以能夠幫用 戶自動實現格式的統一 用戶操作手冊 30 3 2 20 頁面設置頁面設置 當要將正文的內容打印輸出時 可能正文的內容不是正好適合 word 的頁面設置 為了讓輸出比較美觀 系統通過調用 word 本身自帶的頁面設置窗口 來實現頁面設置 功能 3 2 21 插入時間插入時間 當編輯公文的正文時 可能需要輸入系統時間 并且可能要求是不同的時間格式 系統提供了選擇時間格式的快捷按鈕 示意窗口如下 圖表 3 2 5 插入時間示意窗口 3 2 22 插入文件插入文件 當編輯公文的正文時 可能需要將其他 word 文檔的內容插入到正文 系統提供了 插入文件的快捷按鈕 選擇要插入的 word 文檔后 系統自動將內容讀入到正文中 3 2 23 工具欄工具欄 當編輯公文的正文時 可能系統默認提供的工具欄按鈕不夠使用 需要定義 word 用戶操作手冊 31 的工具欄按鈕 為解決這個問題 系統提供了定制 word 工具欄的功能 點擊 工具欄 后 系統顯示如下窗口來完成 word 工具欄的定制 圖表 3 2 5 工具欄設置窗口 第第 4 章章 任務管理任務管理 4 1 新建任務新建任務 只有具備以下 3 個條件之一的用戶 才可見任務 新建 鏈接 1 用戶是領導 有下級用戶 2 代理其他用戶任務 代理的用戶是領導 有下級用戶 3 聯絡員或者秘書 通過權限設置 可以代領導起草任務 點任務 新建 鏈接后 出現如下界面 用戶操作手冊 32 按鈕操作說明 當用戶新建任務時 如果想取個人歷史新建任務來參考修改 可通過這兩個按鈕來獲取 其中 往前遍歷 往后遍歷 新建 在上面的 按鈕遍歷歷史新建任務后 當沒有可參考的歷史任務 通過點擊 新建 按鈕清 空任務內容 保存 將任務保存成草稿 任務標題為必輸 保存后 任務狀態為任務草稿 保存按鈕置灰 任務工具 欄如下 當修改草稿內容后 保存 按鈕又變為可操作狀態 草稿任務顯示在個人的待辦任務中 廢棄 刪除草稿任務 廢棄的草稿任務將不再顯示在待辦任務中 發送 任務發送時 輸入 選擇框的輸入限制如下 任務標題 必輸字段 最大輸入長度為 100 字符 主 辦 人 必輸字段 如果主辦人是多人 則將生成多條除主辦人不同外 其他都相同的任 務 對于不同類型的新建任務 主辦人選擇框打開的地址本不完全相同 有以下幾種情況 1 區局領導 主辦人地址本為所有科室及分局 2 中層領導 主辦人地址本為其所在部門的下屬 用戶操作手冊 33 3 區局代理起草權限的用戶 主辦人地址本為區局領導所見地址本及起草人所在科室的人 員 不包含正負科長 主任 4 分局代理起草權限的用戶 主辦人地址本為起草人所在分局的人員 不包含正負分局長 限辦時間 如果是上級領導給下級領導分配任務 此字段為必輸字段 且要求限辦時間必須 大于當前時間 如果是秘書代理領導起草任務 則該輸入框為非必輸字段 提醒時間 非必輸字段 但如果速級是 加急 或者 特急 則要求該字段必輸 且該時間 必須大于當前時間 且小于限辦時間 速 級 必輸字段 有 普通 加急 特急 三種選擇 任務要求 非必輸字段 最大輸入長度為 2000 字符 對于代理起草任務的用戶 點擊 發送 后 顯示如下選擇頁 選擇其中一個接收人 然后按 確定 按鈕 則任務發送給接收人 關閉 關閉當前任務窗口 如果用戶已經填寫或者修改了任務信息 則系統會提示用戶是否保存 添加附件 如果任務還沒有保存 系統會提示用戶 任務還未保存 請先保存后再上傳附件 則用戶保存 任務后才能操作本功能 點擊該按鈕后彈出如下框上傳附件 附件最大限制為 10M 刪除附件 選擇要刪除的按鈕 按 刪除附件 按鈕 則所選擇的附件將被刪除 4 2 執行任務執行任務 對于任務執行人 只要任務沒有結束 都在執行人的待辦任務列表中 通過待辦任務鏈接 進入任務 用戶操作手冊 34 管理執行界面 如下圖 回退 當用戶接到任務后 因某種原因而不能按照任務要求執行時 可以申請回退 點擊 回退 按鈕 后 彈出如下對話框 輸入回退內容 按 提交 按鈕 則任務回退給分配人 并發消息通知分配人 回退的任務 在主辦人的待辦任務列表中的狀態為 申請回退 當任務已經交辦給下級執行 則 回退 按鈕不可見 交辦 如果主辦人有下級用戶 交辦 按鈕可見 點擊 交辦 按鈕 出現如下地址本選擇框 用戶操作手冊 35 選擇一或多個人員 按 確定 按鈕 彈出如下頁面 缺省的任務限辦時間 任務要求與上級任 務相同 且上級任務的任務附件將自動傳給下級任務 不需要再次上傳 用戶操作手冊 36 按右下角的 保存 按鈕 保存交辦任務 匯報 點擊 匯報 按鈕 出現如下頁面 對話框頂部為新增匯報 輸入匯報內容 如果匯報需要帶附件 點擊 增加附件 按鈕 在匯報 用戶操作手冊 37 內容下出現文件選擇框 選擇相應的附件 按 提交 按鈕 完成匯報 對話框下部區域為歷史匯報區 對于分配人沒有看過的任務匯報 在匯報的右上角有 修改 和 刪除 鏈接 通過鏈接 用戶可以對歷史匯報進行操作 延期 用戶執行任務過程中 當時間不足以完成任務時 主辦人可以申請延期 點擊 延期 按鈕后 彈出對話框 輸入延期內容 按 提交 按鈕 則分配人將通過消息系統接收到主辦人的延期申請 且該任務在分配人的待辦任務中 完成 用戶執行完任務后 就可以申請完成任務 點擊 完成 按鈕 彈出如下對話框 輸入完成內容 如果有附件 則點擊右上角的 增加附件 按鈕 在完成內容下面的附件輸入框選擇上傳的文件 操 作完后 按 提交 按鈕 則申請任務完成結束 并發消息通知分配人任務申請完成 且該任務在分 配人的待辦任務中 如果當前任務有下級任務 在下級任務完成前 完成 按鈕都不可見 關閉 關閉當前任務窗口 4 3 分配任務管理分配任務管理 對于個人分配的任務 可通過如下兩種方式進入 1 主辦人申請回退 申請延期 申請完成的任務 可通過任務待辦列表或者消息系統相關消息的鏈 接進入 2 通過查詢 本人分配任務 或者通過條件查詢任務名查到任務列表 通過任務列表進入 進入后 界面如下 用戶操作手冊 38 保存 修改任務信息后 按 保存 按鈕 則將所修改內容保存 批示 點擊 匯報 按鈕 出現如下頁面 用戶操作手冊 39 對話框頂部為新增批示 輸入批示內容 如果批示需要帶附件 點擊 增加附件 按鈕 在批示 內容下出現文件選擇框 選擇相應的附件 按 提交 按鈕 完成批示 對話框下部區域為歷史批示區 對于主辦人沒有看過的任務批示 在批示的右上角有 修改 和 刪除 鏈接 通過鏈接 用戶可以對歷史批示進行操作 再分配 如果主辦人申請回退后 再分配 按鈕可見 分配人修改任務信息 包括可以修改任務的主辦人 然后點擊 再分配 按鈕 則任務重新分配給主辦人 并發消息通知主辦人 同意 延期 如果任務狀態為申請延期 同意 延期按鈕對分配人可見 點擊 同意 按鈕 彈出一日期選擇 框 選擇新的限辦時間 要求新的限辦時間必須晚于舊的限辦時間 然后確定 任務的限辦時間將設 為新的限辦時間 并發消息告知主辦人任務新的限辦時間 不同意 延期 如果任務狀態為申請延期 不同意 延期按鈕對分配人可見 點擊 不同意 按鈕 彈出一輸入 框 提示要求輸入不同意內容 按 提交 后 任務不同意延期結束 任務的限辦時間不變 并發消 息通知主辦人任務不同意延期 同意 完成 如果任務狀態為申請完成 同意 完成按鈕對分配人可見 點擊 同意 按鈕 彈出一提示框 如下圖 用戶操作手冊 40 如果選擇 確定 則顯示如下任務考核頁面 分配人可以選擇任一考核等級 也可以不選擇 如果不選擇 則按 確定 與 取消 按鈕都表 示不對任務做考核 不同意 完成 如果任務狀態為申請完成 不同意 完成按鈕對分配人可見 點擊 不同意 按鈕 彈出一輸入 框 提示要求輸入不同意內容 按 提交 后 任務不同意完成 主辦人需要繼續執行任務 并發消 息通知主辦人任務不同意完成 提醒 分配者通過點擊 提醒 按鈕 彈出如下對話框 在對話框中輸入提醒內容 按 提交 按鈕發 送 則提醒內容將通過消息發送給主辦人 撤銷 用戶操作手冊 41 分配者通過點擊 撤銷 按鈕 彈出選擇框 提示是否要撤銷任務 如果選是 則任務及相關信 息被刪除 關閉 關閉當前任務窗口 4 4 任務代理任務代理 對于出差的用戶 委托人 可以通過代理授權方式 委托他人代管個人的任務 操作方式如下 選擇主框架的 個人事務 屬性框 在打開的頁面中點擊左邊列表框的 代理授權 在右邊打開的頁 面選中 任務代理 然后選擇頂部的 設置授權 在打開的地址本中選擇人員 代理人 按 確定 后 則用戶將任務管理權限授權給代理人 如果要收回授權 選中 任務代理 按 收回授權 按鈕即可 設置代理授權后 委托人除可瀏覽個人相關任務外 將不能再做任務相關的操作 包括新建任務 執行任務 管理任務 只有在取消代理授權 委托人才可以回收任務的操作權限 代理人在點擊任務新建鏈接后 將會先出現如下的選擇頁面 選擇新建任務角色是自己還是代理 人 如下圖所示 而代理人的待辦任務列表將包含個人的待辦任務及委托人的待辦任務 代理待辦任 務標題后以 代 標識 用戶操作手冊 42 4 5 任務查詢任務查詢 從主框架中選擇 查詢 屬性頁 在打開的左邊列表中點擊 任務 展開任務下的二級菜單 任 務查詢 點擊該鏈接 打開如下頁面 查詢包括常用查詢和條件查詢兩部分 常用查詢包括 申請回退 當前用戶申請回退的任務 申請延期 當前用戶申請延期的任務 申請完成 當前用戶申請延期的任務 催辦執行 任務超期未完成的任務 則為催辦任務 此為查詢當前用戶超期未完成的任務 按要求完成 當前用戶執行的且在限辦時間內完成的任務 超期完成 當前用戶執行的且超過限辦時間完成的任務 用戶操作手冊 43 部門任務 當前用戶所在部門人員執行的任務 本人分配任務 本人分配給下級執行的任務 本人執行任務 上級領導分配給本人執行的任務 任務草稿 當前保存為草稿 沒有發送出去的任務 條件查詢 其中 除任務標題為模糊查詢外 其他都是精確匹配查詢 且查詢結果限制為當前用戶所在部門 的任務 在查詢結果頂部 有兩個按鈕 加入常用查詢 放大 點擊 放大 按鈕 右邊頁面全屏顯示查詢結果 點擊 加入常用查詢 則將當前的查詢條件保存起來并命名 方便以后經常查詢 第第 5 章章 個人事務管理個人事務管理 5 1 消息系統消息系統 5 1 1 新建新建 新建消息步驟如下 進入系統后 選擇個人事務標簽 系統將顯示以下界面 點擊新建按鈕 系統彈出對話框 填寫留言標題 留言內容 選擇用戶 用戶操作手冊 44 增加多個附件 點擊發送按鈕 系統提示發送成功 用戶操作手冊 45 5 1 2 轉發轉發 進入消息系統頁面 點擊消息信息名稱 系統彈出對話框顯示消息信息 點擊轉發按鈕 用戶操作手冊 46 修改留言內容和留言標題 增加或者刪除附件 點擊發送按鈕 系統提示發送成功 用戶操作手冊 47 5 1 3 查詢查詢 進入消息系統頁面 選擇收件箱或者發件箱 選擇消息標題 類型 點擊查詢按鈕 顯示搜索結果 5 1 4 刪除刪除 進入消息系統頁面 選擇收件箱或者發件箱 批量選擇消息 點擊刪除按鈕 系統提示刪除成功 用戶操作手冊 48 5 2 修改密碼修改密碼 修改密碼步驟如下 進入系統后 選擇個人事務標簽 選擇修改密碼標簽 進入到修改密碼頁面 輸入舊密碼 并且輸入新密碼 再在新密碼確認框輸入新密碼 點擊確定按鈕 系統提示成功 5 3 界面風格設置界面風格設置 界面風格設置步驟如下 進入系統后 選擇個人事務標簽 選擇界面風格設置標簽 進入到界面 風格設置頁面 用戶操作手冊 49 設置字體大小和界面風格 點擊保存按鈕 系統退出到待辦頁面 用戶操作手冊 50 5 4 私有組管理私有組管理 5 4 1 增加私有組增加私有組 增加私有組步驟如下 進入系統后 選擇個人事務標簽 再選擇私有組管理 系統將顯示以下界面 點擊增加私有組 系統彈出對話框 填寫私有組名稱和描述 點擊確定按鈕 系統顯示所有私有組名稱 用戶操作手冊 51 5 4 2 刪除私有組刪除私有組 進入私有組管理界面 點擊刪除 系統彈出對話框 詢問用戶是否刪除該私有組 點擊確定按鈕 系統提示刪除私有組成功 5 4 3 增加私有組成員增加私有組成員 進入私有組管理界面 選擇私有組 點擊后 彈出窗口顯示該私有組成員 點擊增加人員按鈕 用戶操作手冊 52 系統彈出地址本 選擇人員 用戶操作手冊 53 點擊確定按鈕 添加人員成功 5 4 4 刪除私有組成員刪除私有組成員 進入私有組編輯管理界面 在包住人員下面的列表框里選擇需要刪除的人員 點擊刪除按鈕 系統彈出提示窗口 用戶點擊確定按鈕 系統提示 刪除成功 用戶操作手冊 54 5 5 個人日程個人日程 5 5 1 新建日程新建日程 新建日程步驟如下 進入系統后 選擇個人事務標簽 再選擇個人日程 系統將顯示以下界面 點擊新增日程 系統彈出對話框 用戶操作手冊 55 填寫日程標題等信息 點擊提交按鈕 系統提示 保存成功 5 5 2 修改日程修改日程 修改日程步驟如下 進入系統后 選擇個人事務標簽 再選擇個人日程 系統將顯示以下界面 選擇 需要修改的個人日程信息 點擊修改日程按鈕 用戶操作手冊 56 修改日程標題等信息 用戶操作手冊 57 點擊提交按鈕 系統提示 保存成功 5 5 3 查詢日程查詢日程 查詢日程步驟如下 進入系統后 選擇個人事務標簽 再選擇個人日程 系統將日程以周歷顯示 用戶可以選擇月歷查詢 用戶操作手冊 58 5 5 4 導入導出到導入導出到 outlook 系統允許用戶將日程從 outlook 中導入 也可以從 outlook 中導出 用戶點擊導入導出按鈕 系統 彈出對話框 用戶選擇起止日期 點擊同步到 outlook 按鈕 或者點擊從 outlook 同步 系統將顯示同步成功對 話框 5 6 個人圖章個人圖章 5 6 1 增加個人圖章增加個人圖章 增加個人圖章步驟如下 進入系統后 選擇個人事務標簽 再選擇個人圖章 系統將顯示以下界面 點擊新建按鈕 系統彈出對話框 填寫個人圖章名稱和選擇個人圖章文件 點擊確定按鈕 用戶操作手冊 59 系統顯示本人所有個人圖章 5 6 2 修改個人圖章修改個人圖章 進入個人圖章管理界面 選擇需要修改的個人圖章 點擊修改按鈕 系統彈出對話框 該個人圖章的信息 修改名稱和圖章信息后 點擊確定按鈕 系統顯示所有個人圖章名稱 用戶操作手冊 60 5 6 3 刪除個人圖章刪除個人圖章 進入個人圖章管理界面 選擇需要刪除的個人圖章 點擊刪除按鈕 系統彈出對話框 詢問用戶是否刪除該個人圖章 系統顯示所有個人圖章名稱 5 7 常用詞條常用詞條 5 7 1 增加常用詞條增加常用詞條 增加常用詞條步驟如下 進入系統后 選擇個人事務標簽 再選擇常用詞條 系統將顯示以下界面 點擊新建按鈕 用戶操作手冊 61 系統彈出對話框 填寫常用詞條名稱 點擊確定按鈕 系統顯示本人所有常用詞條 5 7 2 修改常用詞條修改常用詞條 進入常用詞條管理界面 選擇需要修改的常用詞條 點擊修改按鈕 用戶操作手冊 62 系統彈出對話框 該常用詞條的信息 修改名稱和圖章信息后 點擊確定按鈕 系統顯示所有常用詞條名稱 5 7 3 刪除常用詞條刪除常用詞條 進入常用詞條管理界面 選擇需要刪除的常用詞條 點擊刪除按鈕 系統彈出對話框 詢問用戶是否刪除該常用詞條 用戶操作手冊 63 系統顯示所有常用詞條名稱 5 7 4 公有詞條公有詞條 進入常用詞條管理界面 點擊共公有詞條按鈕 可以增加系統所有用戶都可以使用的常用詞條 其他 增加 刪除 修改操作均可以操作 5 8 代理授權代理授權 用戶外出期間 可以將各類公文 任務辦理權利授權給他人 用戶操作手冊 64 5 8 1 設置授權設置授權 進入代理授權頁面 選擇需要授權的公文名稱 點擊設置授權 系統彈出地址本 選擇人員 點擊確定按鈕 系統顯示授權信息 用戶操作手冊 65 5 8 2 收回授權收回授權 進入代理授權頁面 選擇需要授權的公文名稱 點擊收回授權 用戶操作手冊 66 系統詢問用戶是否確認刪除授權 點擊確定按鈕 系統提示收回授權成功 第第 6 章章 綜合管理綜合管理 6 1 領導日程領導日程 領導可以通過本功能查閱其每周的日程安排內容 其他有權限的用戶也可以查看領導的日程 以 用戶操作手冊 67 便安排工作 6 1 1 日程查看方式日程查看方式 領導日程有兩種查看方式 按領導查看方式 按事項查看方式 按領導查看方式 主要是為領導提供查看日程的顯示界面 可以很方便的查看到各領導的日程 本周的日程 上周的日程和下周的日程 還可以點擊日期按鈕來選擇個日期 列表中顯示的是所 選擇的日期所在的那一周的日程 本方式可以進行的操作有 新建 打印 按事項查看方式 主要是領導授權的人員對領導日程的一個維護 可以很方便直觀的對領導日程 進行增 刪 改 查 發布 打印的操作 用戶操作手冊 68 6 1 2 新建新建 新建日程步驟如下 進入系統后 選擇綜合管理標簽 再選擇領導日程 點擊新建按鈕 將出現下面的 界面 用戶操作手冊 69 填寫完成上述信息后 點擊保存按鈕后 系統將出現下面的詢問框