高速公路籌建處行政后勤事務管理一、會議制度（一）基本原則1、堅持以員工大會、辦公例會、部門內部工作會、監理協調會、工地現場會等形式，及時貫徹和落實項目辦的有關決定，及時研究和解決工程管理中存在的問題，交流信息和經驗體會，不斷完善和改進管理工作。2、工地管理會議分為定期會議和臨時會議。定期會議要有固定的議題、時間、參加人員和會議地點。臨時會議一般是指針對專題事項的會議。3、各種會議要明確主辦部門，同時指定召集人和籌備人員，并準備參加人員會議簽到表。凡屬各部門專業性質的業務會議，原則上由各業務部門組織召集會議，綜合處協助。會議需要費用開支的，應事先向有關領導報告。4、各單位需要向會議匯報的問題，事先必須做好調查研究和充分準備，提出處理建議和意見，并準備好提交會議的書面材料。5、提交會議討論的重要事項或文件，凡涉及對外或需向上級請示的，一定要在會前做好協調和請示工作。6、與會人員必須會前做好準備并準時出席。會議發言要開門見山，緊扣議題，有針對性，有具體明確意見。7、會議記錄由綜合處或主辦部門負責。會議決定的事項由綜合部或主辦會議部門負責逐項督辦，并將執行情況及時向項目辦主管、分管領導匯報。8、對已經會議決定的事項，各部門要堅決執行、抓緊辦理。在執行過程中如有問題，應及時反饋。對各自職責范圍內的問題，要積極協調解決；對涉及其它部門經協商仍然解決不了的，要如實向主觀領導反映，由領導協調解決。（二）會議組織管理1、項目主任辦公會議項目辦主任辦公會議原則上每月召開一次，定于每月的 日。遇急需解決或重大突發問題，隨時召開。項目辦主任辦公會由項目辦主任主持，參加人員：項目辦副處長以上領導、管理部部長、設計代表，代表處正副代表。主任辦公會議的主要議題：（1） 聽取各代表處的月度工作匯報（2） 聽取管理部的月度工作匯報（3） 討論當前需要解決的征地拆遷、工程變更、工程管理、財務管理、安全生產等問題。（4） 布置下月（或階段）工作主任辦公會的議題由項目辦綜合處收集匯總，各處室、管理部于每月 日前將議題提交給綜合處。各代表處的議題由相應管理部匯總。會務工作由綜合處負責籌辦。2、項目辦每周例會項目辦每周例會定于每周星期一得晚上，一般23小時。會議主要討論本周或近期需要解決的問題和工作安排。會議由項目辦主任主持，參加人員：項目辦副處長以上領導。必要時各管理部部長、設計代表，代表處正副代表參加。3、項目辦員工大會項目辦員工大會的主要任務是向全體員工介紹項目的總體情況、機構設置、工作分工、規章制度、總體工作布置，通報項目總體執行情況、部門工作總結、進行員工動員等。會議一般每半年一次。會議由項目辦主任主持，全體員工參加。會務工作由綜合部籌辦。4、工地會議工地會議是圍繞施工現場問題而召開的一種會議。工地會議有以下三種類型：第一次工地會議、經常性工地會議（每月工地例會）和現場協調會議。4.1第一次工地會議第一次工地會議是項目全面展開前，為了履約各方相互認識、熟悉并取得聯絡，和檢查開工前各項準備工作，明確監理程序而召開的會議。根據本項目的實際，本項目的第一次工地會議由項目辦主持。各路基、路面橋梁、隧道合同段及監理機構均應按照規定派代表參加。第一次工地會議的主要內容與議程：介紹履約各方，包括項目辦、承包人及監理工程師項目辦的有關領導、設計代表、各項目監理機構的負責人和承包人項目經理、技術負責人均應出席會議。會議還將邀請廳有關領導和部門負責人、項目監督機構的領導參加。相互交換作為正式會議文件的與會人員名單和各方組織管理體系的構成文件；所有與會人員的通訊地址、電話、及聯絡方式均應寫入會議紀要。澄清履約各方的組織出席會議的各方都應遞交一份包括本組織內部機構管理框圖、組織分工及各職能部門職權的文件，便于今后工作對口聯系和履行各級程序。承包人遞交的組織機構及主要負責人圖表應事先得到監理工程師書面批準。承包人陳述施工準備項目辦說明開工條件和項目總體進度安排。監理工程師明確施工監理例行程序第一次工地會議前，項目辦應事先發出會議通知和會議議程，明確各方應遞交的文件或材料。與會各方應精心準備各自的會議文件，尤其做好施工前準備工作的落實，完善內部管理機構，配齊人員，履行合同職責。4.2經常性工地會議（月度例會）經常性工地會議是按一定的程序召開的，以研討工地出現的包括計劃、進度、質量、支付等諸多問題為目的的工地會議。經常性工地會議一般每月召開一次，為使與會各方在會前對現場各方面的情況在認識上盡可能統一，會前監理工程師應會同承包人應共同視察工地，現場初步統一對有關問題的認識，以提高會議的效率。1、經常性工地會議的參加者會議由代表處代表主持，參加者應包括有關方面負責人。項目辦主要領導和分管領導、管理部部長，設計代表； 代表處正副代表、各部部長，駐地辦正副駐地；承包人項目經理和技術負責人，會議如果涉及重大分包項目時，也可以邀請分包單位的負責人出席；其他人員。遇有重大設計變更時，可邀請設計單位派員參加；如果工程與某行項目辦管部門有關，也應邀請其派代表參加會議；2、經常性工地會議的主要內容和議程（1）聽取各承包人關于月度工程進度、質量情況、下月工程計劃安排、存在問題及擬采取的措施的書面匯報；（2）聽取各駐地辦關于當月監理情況、存在問題及擬采取的措施、要求或建議的匯報；（3）代表處通報月度檢查評比情況。（4）代表處傳達項目辦主任辦公會議精神，部署下月工作。（5）管理部的有關工作安排。（5）項目辦領導講話。各承包人的書面匯報材料應簡潔明了，人手一份。經常性工地會議的會務工作由代表處主辦、各經理部輪流承辦。會議日期在每個月的項目辦主任辦公會議之后的12天內召開，各代表處分別組織。4.3現場協調會議現場協調會議由承包人或項目辦提出建議，由監理工程師視現場情況主持召開；也可以由監理工程師決定應某項技術或管理事項而召開會議；還可以由經常性工地會議授權監理工程師邀請有關人員討論某項專題。參加會議的人員取決于會議的內容。會議召開前，監理工程師要協調有關方面按擬研究的專題內容準備材料和文件。討論的重點一定要事先向與會者交代。會議記錄（或紀要）的要求與經常性工地會議相同，并存檔備案。5技術專題研討會議技術專題研討會議是就工程建設中重大技術問題召開的臨時會議，由有關業務部門書面提出申請（包括會議議題、時間、地點、參加人員、擬邀請專家名單、費用），報主管領導批準。會議由項目辦或代表處主持，并負責整理會議紀要。6、重大問題專題會議（質量、安全、進度）重大問題專題會議（質量、安全、進度）是指工程建設中，為加強施工質量、安全、進度管理，開展勞動競賽活動專門召開的大型動員、總結會議。不定期舉行。可分別由項目辦或代表處主持。項目辦、監理機構的部門以上負責人、施工單位項目經理、技術負責人、和相關部門負責人參加。會務由主持單位承辦。7、階段動員、總結大會階段動員、總結大會是在項目開始或某階段結束時舉行的大型會議。宣布項目開工、總結上一階段的工作，表彰先進，部署下一階段的工作目標和安排。會議由項目辦主辦。邀請省、廳、相關協調部門、地方領導和協調辦參加。項目辦部門以上領導、監理機構、施工單位的主要負責人參加。項目辦綜合處負責籌辦和召集工作，提前預定和布置會場，擬訂會議議程報廳和重點辦批準，并發出會議通知、準備會議材料及相關事項及細節。8、監理座談會監理座談會是項目辦或管理部與監理代表處針對施工管理問題進行交流的會議，不定期召開。要求代表處各部部長以上、正副駐地參加。二、印章管理1、項目辦印章使用要求手續嚴密，又方便工作。2、項目辦印章由綜合部指定專人進行管理，3、以項目辦名義發出的文件，按項目辦文件管理規定執行。4、以項目辦名義對外聯系工作的介紹信和商辦、簽復等一般事項的便函，須經項目辦主任簽字后方可蓋章。用印人必須履行