1 科技檔案管理 2 科技檔案概念和種類 一 科技檔案的概念科技檔案指企 事業單位和國家機構 社會組織及個人從事生產 科研 基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料 二 科技檔案的基本種類主要包括基建 設備 產品 科研等專業技術檔案 3 三 科技檔案代字 代號表以拼音縮寫首字母為代字 4 第一節基建檔案管理 一 基建檔案定義基建檔案是在各種建筑物 構筑物 地上地下管線等基本建設工程的規劃 設計 施工和使用 維修活動中形成的科技檔案 即一個建設項目從醞釀 決策到建成投入使用的全過程中形成的應當歸檔保存的文件材料 其特點是建設項目成套 一個建設項目的檔案是有機聯系的整體 5 二 基建檔案收集工作 一 基建檔案收集歸檔范圍主要包括 基建管理文件 監理文件 施工文件 竣工圖等材料 6 二 收集要求 1 基建檔案的管理工作必須納入項目的工作計劃 待項目竣工驗收后三個月內整理齊全 裝訂整齊 移交檔案部門 并辦理移交手續 2 周期長的工程項目 可按階段分期進行歸檔 大項目可在各小項目主管單位工程結束后分期歸檔 3 竣工圖是工程實際反映 是工程的重要檔案 要做到字跡工整 圖樣清晰 嚴禁用圓珠筆 鉛筆或易褪色的書寫材料書寫 4 基建檔案的歸檔材料應質地優良 底圖要按規定繪制 不得有污垢 受潮 破裂等現象 5 檔案人員要參加工程項目的竣工驗收工作 7 三 收集方法 1 按基建檔案歸檔范圍的規定接收基建文件材料2 將基建檔案工作納入計劃管理 1 把材料形成工作納入有關的管理制度 納入工作程序及網絡圖 納入科技人員的職責范圍 納入有關承包合同 納入經濟責任制 2 把科技文件材料的形成 積累整理 歸檔和歸檔后的修改補充納入工作計劃 8 三 基建檔案整理工作 一 基建檔案整理的原則1 遵循自然規律 保持文件之間的有機聯系2 充分利用檔案原有的整理基礎 對基建檔案進行分門別類的整理3 便于保管和利用 9 二 基建檔案整理步驟1 歸檔鑒定鑒定工作包括兩方面的內容 一是是否留存 對照歸檔范圍看是否屬于歸檔范圍之內 從而剔出沒有保存價值的文件 二是剔除重份文件 10 2 分類基建檔案分類方法一般采用工程項目分類組卷 一個工程項目組成一卷或數卷 例如 某單位新建辦公樓項目 歸檔時設置分類為 辦公樓工程 后又建了一棟職工宿舍樓 其歸檔時設置分類為 職工宿舍樓工程 11 3 組卷 1 對圖紙進行折疊 統一幅面為A4紙大小 297mm 210mm 形式為 手風琴式 2 組織案卷案卷的基本特征 案卷是一組具有有機聯系的文件材料 案卷內的文件應齊全 完整 案卷內的文件有一個相對的數量界限 以卷盒厚度為準 案卷應采用規范的卷皮 卷盒兩種形式的裝具 12 3 卷內文件排列圖樣材料的排列 有圖紙目錄的按圖紙目錄排列 沒有圖紙目錄的按總體與局部的關系順序排列 文字材料的排列基本方法 按重要程度 時間 邏輯關系和譯文在前 原文在后四種排列方法 圖文混合材料的排列 文字材料在前 圖樣材料在后 13 4 編寫件號 頁號裝訂案卷以每卷為單位編寫頁號 不裝訂案卷先以每卷為單位編寫每份文件的件號 再以每件為單位從 1 開始編寫頁號 卷內文件有書寫內容的頁面一律要編寫頁號 正面在右下角 反面在左下角 14 5 加蓋檔號章 填寫檔號基建檔號的編制 由基建代字 項目名稱或編號 案卷編號組成 最好設置三個層次 力求簡明 15 在案卷內每一件文件首頁右上角空白處加蓋 檔號章 檔號章格式如下 檔號 件號 JJ 10 1 1 16 檔號 JJ 10 1 6 抄寫卷內文件目錄按卷內文件排列的順序抄寫 卷內目錄應放在文件最前邊 用鋼筆填寫 卷內文件目錄包括以下項目 如圖 17 卷內文件目錄說明 序號 卷內文件的順序號 從1開始流水編制 文號 即文件的發文字號 圖紙為圖號 責任者 制發文件的組織 即文件的發文機關 文件名稱 文件的標題 沒有標題或標題不規范時須重新擬制標題 并加 號 日期 文件的成文日期 格式如 2003 3 2 頁數 每份文件的總頁數 備注 文件需要說明的情況 18 7 填寫卷內備考表 注 備考表放在卷內文件的最后 19 8 填寫案卷封面 JJ 10 1 20 基建檔案案卷封面的填寫項目及要求 檔號 即本卷基建檔案的編號 具體見編號方法 檔案館 室 號 不填 縮微號 不填 案卷題名 即案卷的標題 擬寫時要求題名結構完整 包括工程名稱 分項名稱和文種 一般不超過50個字 編制單位 本卷內所有文件的形成單位 編制單位必須用全稱或通用簡稱 多個編制單位的可按照其重要程度有選擇地填寫兩到三個 編制時間 本卷內文件形成時間跨度 保管期限 基建檔案的保管期限根據 基建檔案歸檔范圍及保管期限表 確定 密級 基建檔案的密級一般為 秘密 21 9 檔案盒脊背填寫檔案盒脊背所填項目與案卷封面一致 JJ 10 1 22 10 基建案卷排列一般采用流水號排列法 即按工程先后順序進行大流水編號 23 11 編制基建檔案案卷目錄目錄所填項目與案卷封皮項目相同 24 四 基建檔案歸屬問題基建檔案隨其實體歸屬 即其建筑物產權是哪個單位 其基建檔案就應該屬于哪個單位 25 第二節設備檔案管理 一 設備檔案定義設備檔案是指各種機器設備 車輛 船舶和儀器 儀表的檔案材料 其特點是型號成套 同一型號的設備或儀器的檔案材料是一個有機聯系的整體 26 二 設備檔案收集工作 一 設備檔案收集范圍 主要包括儀器設備購置文件材料 隨機文件材料 設備儀器安裝 使用 維修形成的材料 注 辦公設備及用品 機動車等的采購計劃 審批手續 招標投標 購置等文件材料 機動車的調撥 保險 事故 轉讓等文件材料歸入文書檔案 27 二 收集方法及要求1 歸檔的文件材料要求齊全 完整 2 設備開箱驗收時必須有檔案員在場履行簽字手續 保證文件材料完整 準確 系統 3 設備檔案在開箱驗收和正式運轉后三個月內 由承擔部門的兼職檔案員負責積累 按材料的性質和結構進行系統整理 組成保管單位 填好目錄 向檔案室移交 并辦理交接手續 28 三 設備檔案整理工作 一 分類設備檔案分類方法一般采用型號分類法 即同一型號的設備檔案集中在一起 保持其完整成套 設備比較多的單位可采用性質 工序 型號分類法 例如按照設備性質歸類 如金屬切削設備 鍛壓設備 起重設備等 然后在每一個類別內 以型號為單元劃分檔案類別 29 二 組卷1 設備檔案組卷工作參照基建檔案整理 2 設備檔案檔號編制 SB T2000 01 設備檔案代字 設備型號 案卷順序號 分類號 30 3 設備檔案題名擬寫例 東芝satelliteL10筆記本電腦使用說明書 合格證等 第一部分設備名稱 東芝satelliteL10筆記本電腦第二部分科技文件的名稱 使用說明書 合格證等注 產品檔案案卷題名的編制與設備檔案相同 31 4 設備檔案保管期限設備檔案保管期限劃分參照 設備檔案歸檔范圍及保管期限表 執行 32 四 設備檔案歸屬問題設備檔案隨其實體歸屬 即設備儀器所有權歸哪個單位 其設備檔案就應該屬于哪個單位 33 第三節科研檔案管理 一 科研檔案定義科研檔案是指在自然科學技術研究活動中形成的具有保存價值的文字 圖表 數字和聲像等各種形式和載體的文件材料 其特點是課題成套 34 二 科研檔案收集工作 一 科研檔案收集的內容 包括科研準備階段 研究實驗階段 總結鑒定驗收階段 成果和獎勵申報階段 推廣應用階段形成的各類材料 35 二 收集要求及方法 1 科研檔案的歸檔時間應在課題完成經過鑒定并經主管領導審查后三個月內立卷歸檔 歸檔材料要求齊全完整 2 歸檔的文件材料不能用鉛筆 彩筆 圓珠筆和藍復寫紙 如復寫應采用單面黑復寫紙 3 凡屬秘密級以上的科技檔案涉及專利與對外技術轉讓的項目資料不準對外公開 專利實施與轉讓事宜統一由科技部門經辦 4 課題組長負責對歸檔文件材料的齊全 完整 審核簽字 并經領導審核歸檔 36 三 科研檔案整理工作 一 分類科研檔案適用于按課題法進行分類 即在全部科研檔案范圍內 以各個獨立的研究課題為分類單元劃分檔案 其特點是便于實現一個研究課題檔案材料的成套集中管理 37 二 組卷1 科研檔案組卷工作參照基建檔案整理 2 科研檔案檔號編制 KY 1 01 科研檔案代字 課題代號 案卷順序號 分類號 38 3 科研檔案題名擬寫例 新農村建設檔案收集工作研究科研課題計劃任務書 結題報告等 第一部分科研課題名稱 新農村建設檔案收集工作研究第二部分科研文件材料名稱 計劃任務書 結題報告 39 4 科研檔案保管期限科研檔案保管期限劃分參照 科研檔案歸檔范圍及保管期限表 執行 40 第四節產品檔案管理 一 產品檔案定義產品檔案又叫生產技術檔案 是在工業產品的設計 研制和生產制造活動中形成的科技檔案 其基本特點是型號成套 一個型號產品的檔案材料是有機聯系的整體 41 二 產品檔案收集工作 一 產品檔案收集的內容 一般包括產品檔案 工藝檔案和標準檔案 1 產品檔案主要內容有 技術協議書 委托書及合同 技術任務書 可行性研究報告 行業調查報告 專題分析報告 產品設計計算材料 圖樣材料 技術條件 產品試制鑒定材料 產品定型報告 說明書 合格證 質量證書 產品樣本 裝箱單等 42 2 工藝檔案主要內容有 產品工藝方案 工藝流程圖 生產流程圖 工藝規程 技術操作規程 工藝裝備圖樣 包括刃具 夾具 量具 模具圖等 及說明書 技術定額 工藝技術總結等 3 標準檔案從等級上包括國際標準 國家標準 部頒標準和企業標準 從類型上則包括基礎標準 產品設計標準 工藝標準 工藝裝備標準 原材料標準等 43 二 收集工作方法及要求1 產品檔案的歸檔一般是在該項目完成之后 由科技人員進行系統整理 移交到檔案室保管 2 產品檔案一般歸檔一份 特別重要的 使用頻繁的則需要歸檔一至幾份副本供日常借閱使用 3 歸檔的產品檔案要做到書寫材料優良 字跡工整 圖形清晰 有利于長久保存 4 產品文件在進行歸檔和移交時 要編寫歸檔文件簡要說明和移交清單 44 三 產品檔案整理工作 一 分類產品檔案最基本的分類方法是按照產品型號進行分類 即型號分類法 其特點是同一型號的產品檔案集中在一起 保持其完整成套 反應一個產品的全貌及其內部組件 部件之間的結構隸屬關系 便于成套地利用產品檔案 45 二 組卷1 產品檔案組卷工作參照基建檔案整理 2 產品檔案檔號編制 CP M6014 01 產品檔案代字 產品型號 案卷順序號 分類號 46 3 產品檔案保