物業管理檔案資料目錄序號具體內容1物業規劃檔案用地批準文件小區規劃圖建設用地規劃許可證項目批準文件建設工程規劃許可證施工許可證建筑物命名、更名審批資料用水指標批文用電指標批文2物業接管驗收資料移交證明資料物業移交會議紀要或移交證明工程設備交接資料工程、設備技術資料交接清單房屋鑰匙交接清單驗收證明資料工程竣工驗收證明消防驗收資料環保達標（噪聲）驗收資料房屋驗收表物業項目部專業化管理資料物業項目部簡介物業項目部成立文件管理服務收費標準及批復停車場營業執照停車場組織機構代碼證停車場稅務登記證停車場收費許可證、價目表會所衛生許可證游泳衛生許可證3房屋本體維修基金管理當地房屋本體維修基金管理規定房屋本體維修基金管理制度三方返修合同本體維修基金收支賬目（放季度管理報告中）及使用審批手續4房屋使用及公眾制度房屋使用資料房屋使用說明書房屋質量保證書業主手冊公眾制度市容和環境衛生管理條例業主公約精神文明建設公約消防管理規定裝修管理規定室外廣告、招牌管理制度5業主委員會業主委員會籌建及成立資料籌建業主委員會的申請報告及批復籌建工作計劃籌建委員會委員簡介籌建委員會會議紀要業主委員會委員自薦/推薦表業主委員會委員候選人簡介業主大會通知及會議紀要業主委員會選票、選舉結果公告業主委員會備案申請報告（附委員名單、業主委員會章程、業主公約、物業委托管理合同）及批復業主委員會公章刻制手續6物業委托管理合同開發商物業委托管理合同業主委員會物業委托管理合同7爭創規劃和實施方案爭創規劃方案爭創優秀示范小區規劃和實施方案實施情況成立爭創小組的通知實施過程的相關資料爭創工作總結8管理制度及工作標準質量保證制度及工作制度公司質量管理體系文件標準政策法規清單標準政策法規收費管理制度物業項目部收費管理制度物業項目部財務公開監督制度安全管理制度控制中心管理制度無線電通訊設備管理制度空置房管理制度停車場管理制度非機動車輛管理制度停車場收費管理制度消防管理規定消防設施養護及使用規范防火崗位責任制維修管理制度維修服務承諾及回訪制度房屋維修養護制度節能降耗管理制度設備機房管理制度環境管理制度保潔工具用品使用及管理方法綠化設備使用及管理制度保潔崗位責任制消殺類農藥管理制度客戶服務管理制度客戶投訴處理、回訪制度物業項目部值班制度接待參觀來訪管理制度商鋪管理制度行政后勤管理制度公司人事行政管理制度文檔資料管理制度信息工作管理制度工作例會制度辦公室管理制度資料室管理制度培訓室管理制度倉庫管理制度食堂管理制度宿舍管理制度員工餐廳管理制度采購管理制度資產管理制度辦公設備管理制度辦公用品管理制度9人事、考核管理檔案人事資料員工個人資料人事任免、調動記錄員工培訓記錄年度培訓計劃月度培訓計劃培訓簽到表培訓考核記錄培訓效果評估記錄安全訓練記錄預案演習記錄員工考核記錄員工月/季度開合記錄員工獎罰通知書10各類人員崗位資格證書持證上崗人員清單崗位資格證書復印件11服務人員儀容禮儀標準禮儀標準通用禮儀規范各崗位專業禮儀規范12物業項目部自治機構及崗位職責物業項目部組織結構圖物業項目部崗位職責13辦公自動化資料物業項目部辦公自動化設備清單物業管理工作軟件安裝手冊物業管理工作軟件手冊14財務管理檔案財務管理制度物業管理企業財務管理制度物業管理服務收費指導標準公司財務管理制度物業項目部收費管理制度物業項目部財務公開監督制度各類收費標準批文會計科目表財務收支情況季度管理報告收入成本明細賬完稅證15工程檔案竣工資料竣工總平面圖地下管網竣工圖單體建筑、結構、設備、附屬配套設施竣工圖綠化竣工圖房屋種類、數量、用途的分類表技術資料設施設備安裝、試驗、調整、驗收資料設施設備圖紙、合格證明、使用說明的技術資料房屋及公用設施設備大中修、改造變更資料設施設備臺賬（設備管理軟件）16產權資料房屋產權清冊管理用房產權證明商業用房產權證明及清冊配套設施產權證明及清冊土地使用權出讓資料地界界樁放點報告17業主檔案入住通知書業主委托書業主及加糖成員等級資料委托銀行代收款協議書房屋交付驗收表鑰匙（門禁卡）發放記錄停車場車位租用協議書家庭服務協議書裝修合同復印件裝修施工單位資質證明裝修申請表（附圖紙）裝修管理責任書裝修施工人員登記表裝修許可證裝修現場監控記錄18租戶檔案房產證租賃許可證暫住人員登記資料租戶管理協議書停車場車位租用協議書停車場服務協議書家庭服務協議書19值班制度及記錄物業項目部值班制度工作信息記錄本20客戶服務檔案客戶投訴處理、回訪制度投訴/建議及處理回應投訴（建議/咨詢）處理任務書客戶來信21客戶意見調整資料業主懇談會議紀要客戶意見調查表整改措施22維修服務資料維修服務承諾及回訪制度居家服務情況記錄表23各類標識清單開發商制作的各類指示牌清單（平面示意圖、路標）物業項目部制作的各類標識清單24房屋管理檔案房屋維修養護制度、記錄空置房管理規定空置方檢查記錄25裝修管理檔案裝修管理制度外立面配件(如：推拉閘、窗花、不銹鋼防盜門、天頂遮陽棚、涼臺遮陽棚、窗臺遮陽棚)標準款式及安裝要求26共用設施設備管理檔案共用設施設備管理資料設備維修保養責任制設備維護分工表設備檔案卡維修工具清單共用設施設備運行維護記錄設備年度檢查記錄公用設施檢查記錄公用設施保養維護記錄電訊系統檢查、維護保養記錄停電/點/氣/試消防通知書27給排水系統管理檔案給排水系統維護保養給排水系統檢查記錄給排水系統運行維護保養記錄泳池、泳樂設施運行記錄泳池、泳樂設施維護保養記錄水景設施保養維修記錄事故應急處理方案二次供水清洗資料當地生活飲用水二次供水管理制度二次供水清洗消毒許可證二次供水清洗消毒人員上崗證二次供水設施清洗消毒合同二次供水水質檢測報告二次供水設施清洗消毒記錄28供配電系統管理檔案臨時用電管理制度供配電系統檢查記錄發電機運行、維護養護記錄供配電系統運行、維護保養記錄停電應急處理方案29電梯系統管理檔案電梯管理資料電梯故障應急處理方案電梯準用證年檢合格證電梯維護養護記錄電梯檢查記錄電梯系統維護保養記錄電梯供方維護保養記錄電梯供方維護保養評估記錄30小區封閉式管理檔案來訪人員登記表公司進出人員登記表物資搬運放行條31安全管理檔案安全管理資料安全崗位設置巡邏路線配置圖巡邏簽到點規劃安全員裝備清單安全工作記錄控制中心交接記錄安全員交接班記錄安全員巡查記錄暫住人員情況登記表拾遺物品登記表郵件簽收記錄安全工作檢查記錄夜間查崗計劃安排表夜間查崗情況表32 安全防范措施治安事件應急預案應急預案演習記錄緊急集合記錄33消防管理檔案消防管理資料當地消防管理條例物業項目部消防管理制度消防設施清單消防設施分部平面圖消防設施養護及使用規范消防應急方案小區義務消防隊資質架構及職責義務消防隊員名單防火責任制區域防火責任人分工消防作戰示意圖及崗位職責消防工作記錄消防演習情況記錄表消防安全知識宣傳資料消防系統運行維護記錄消防系統檢查記錄消防主機運行記錄消防聯動柜運行記錄消防主機/聯動柜保養維修記錄自動滅火系統保養維修記錄消防管網系統保養維修記錄消防器材保養維修記錄方排煙送風系統保養維修記錄34停車場管理檔案停車場管理資料當地停車場管理制度物業項目部停車場管理規定停車場車位清單租、售車位登記表停車場管理記錄停車卡發放記錄停車場車輛情況登記表實處車輛異常情況登記表車輛收費情況登記表車輛進出憑證35非機動車輛管理檔案非機動車輛管理規定非機動車輛停放點位置圖非機動車輛檢查記錄36保潔管理檔案保潔管理資料保潔工具清單保潔工作作業細則保潔人員分工表保潔崗位責任制保潔工具用品使用及管理辦法保潔工作記錄保潔工作檢查記錄洗手間定時清潔記錄供方保潔工作檢查記錄保潔服務供方工作評估報告37消殺服務檔案消殺農藥管理制度消殺工作記錄消殺效果檢測評估記錄38 商業網點管理檔案商鋪管理規定租賃合同從業人員登記資料商戶管理協議書商戶消防管理協議書（如購買包括人股數、業主檔案）39寵物管理檔案當地限制養犬規定物業項目部寵物管理規定小區寵物登記表寵物管理宣傳資料40綠化管理檔案綠化管理資料綠化工具清單綠化苗木清單綠化工作安排表綠化設備使用管理規定綠化工作記錄綠化設備保養維修記錄綠化養護巡查周記表41社區文化活動檔案創建安全文明小區資料創建安全文明小區申請創建方案創建工作總結社區文化活動資料社區文件活動計劃社區文化活動通知社區文化宣傳資料社區文化活動記錄及效果評估社區文化活動影集或錄像新聞媒介報道剪輯42經營管理檔案管理服務費收繳資料管理費收繳統計表便民有償服務檔案家政服務人員管理規定常規服務項目表長期家政服務清單43行政管理檔案政府部門來文集團來文公司往來文件物業項目部日常行政管理文件44后勤管理檔案采購文件資料物資申請供方評估服務評估倉庫管理記錄物資出入庫登記物資領用登記物資報廢處理不合格物資處理其他內務管理記錄內務檢查記錄物業項目部書籍清單其他45質量管理檔案質量推進