辦字 2003 # 號 關于印發員工檔案 管理辦法 的通知 公司各部門： 員工檔案管理辦法已經公司第 #屆董事會第 #次會議通過，現印發給你們。請將文件精神傳達到本部門全體員工并認真執行。 二三年五月二十八日 主題詞： 中國 #股份有限公司總裁辦公室 2003 年 6月 日印發 打字： # 校對： 共印 份 2 員工檔案管理辦法 第一章 總 則 第一條 為規范員工檔案的收集整理、查閱和傳遞等管理工作，根據中華人民共和國檔案法及相關法規政策，結合公司實際，制定本辦法。 第二條 員工檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映員工經歷、德才水平和工作表現的以個人為單位集中保存以備查考的文字、表、照片及其它各種形式的原始記錄。 第三條 員工檔案工作是人事工作的重要組成部分，在員工檔案管理工作中必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度，嚴密保管，確保員工檔案的完整與安全。 第四條 本辦法適用于公司總部的員工檔案管理。 第 二章 員工檔案的分類及內容 第五條 員工檔案共分為十類，各類名稱及內容如下： （一）履歷材料； （二）自傳材料； （三）鑒定、考核、考察材料； 3 （四）學歷和評聘專業技術職務材料（包括學歷、學位、學習成績、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、考績和審批材料等）； （五）政治歷史情況的審查材料（包括甄別、復查材料和依據材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料）； （六）參加中國共產黨、共青團、工會及民主黨派的材料； （七）獎勵材料（包括科學技術和業務獎勵、模范先進事跡、表彰等）； （八）處分材料； （九）錄用 、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退離休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料； （十）其他可供組織上參考的材料。 第三章 員工檔案的收集整理 第六條 總裁辦公室是公司的員工檔案管理部門。 第七條 總裁辦公室對送轉的檔案材料應當及時清理、鑒別和登記。 第八條 各職能部門應當及時將需歸檔的零星材料移交總裁辦公室，以充實檔案內容。 第四章 員工檔案的查閱 4 第九條 查閱員工檔案必須嚴格執行閱檔手續，除公司高管人員查閱本公司人員的檔案外，有關職能部門人員可根據工作需要查檔，但需經公司總裁批準 ，在總裁辦公室備案后方可查閱。 第十條 查閱員工檔案不得出檔案室。查閱人不得向無關人員泄漏或公布檔案材料相關內容。 第十一條 員工檔案材料一般不得復印，因特殊需要，應當經總裁辦公室總經理同意，并辦理復印手續后，方可復印。 第十二條 任何人不得查閱本人及其親屬的檔案材料。 第十三條 查閱檔案時，要注意愛護檔案材料。嚴禁污染、損壞、拆散、涂改、圈畫、加批、折疊、抽換檔案材料。 第十四條 總裁辦公室應當有專人負責監督查閱。 第五章 員工檔案的傳遞 第十五條 員工檔案可以直接轉向縣 以上各級組織、人事部門及有關的人才交流中心。 第十六條 轉出檔案，應當按有關規定認真清整、嚴格密封，按檔案轉遞通知單所列項目詳細登記并寫清轉遞檔案原因，以便接收單位及時處理。 第十七條 接收檔案，經核對無誤后，在回執上簽字蓋章并及時退回。逾期未退者，應當及時進行查詢，以防丟失。 5 第十八條 員工檔案應當隨員工調動及時轉遞，以防人檔分離。 第十九條 有下列情況之一的，其檔案轉至街道或有關部門： （一）辭職，自動離職，被辭退后； （二）出國不歸，失蹤，逃亡后； （三）被開除 以后。 第六章 附 則 第二十條 本辦法由總裁辦公室負責解