鄉文件資料管理制度一、總則（一）目的為加強鄉文件資料的規范化管理，確保文件資料的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉內各部門、各崗位在工作中形成的各類文件資料，包括但不限于紙質文件、電子文件、圖表、數據等。（三）管理原則1.集中統一管理原則：鄉文件資料由專門的部門或人員進行集中管理，確保文件資料的完整性和一致性。2.分類分級管理原則：根據文件資料的性質、內容和用途，進行分類分級管理，便于查找和使用。3.保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的文件資料進行保密管理。4.高效利用原則：充分發揮文件資料的作用，提高文件資料的利用效率，為鄉的各項工作提供有力支持。二、文件資料的分類與編號（一）分類1.行政公文類：包括上級機關下發的各類公文、鄉黨委和政府發布的文件、會議紀要等。2.業務工作類：涉及各部門業務工作的文件資料，如工作計劃、總結、報告、統計報表等。3.人事檔案類：干部職工的人事檔案、考核材料、培訓記錄等。4.財務檔案類：財務報表、憑證、賬簿、審計報告等。5.合同協議類：鄉對外簽訂的各類合同、協議、合作意向書等。6.其他類：不屬于以上分類的其他文件資料，如宣傳資料、規章制度、榮譽證書等。（二）編號1.對每一類文件資料進行編號，編號應具有唯一性和系統性。2.編號格式為：[分類代碼][年份][順序號]，其中分類代碼采用大寫字母表示，年份為公元紀年，順序號為阿拉伯數字。3.例如：行政公文類的編號格式為：XG[年份][順序號]；業務工作類的編號格式為：YW[年份][順序號]。三、文件資料的起草與審核（一）起草1.文件資料的起草應根據工作需要和相關政策法規，確保內容準確、完整、清晰。2.起草人應注明文件資料的標題、主題、起草日期、起草人等信息。3.文件資料的內容應語言規范、邏輯嚴謹、格式統一，符合公文寫作要求。（二）審核1.文件資料起草完成后，應提交部門負責人進行審核。2.部門負責人應認真審核文件資料的內容、格式、語言等方面，確保文件資料的質量。3.審核通過后，部門負責人應在文件資料上簽字確認，并注明審核日期。四、文件資料的發布與歸檔（一）發布1.文件資料審核通過后，應按照規定的程序進行發布。2.行政公文類文件資料由鄉黨委或政府辦公室負責發布；業務工作類文件資料由相關部門負責發布。3.文件資料的發布方式包括印發紙質文件、在鄉內部網站發布、通過電子郵件發送等。4.發布文件資料時，應注明文件資料的編號、標題、發布日期、發布部門等信息。（二）歸檔1.文件資料發布后，應及時進行歸檔。2.歸檔工作由專門的檔案管理人員負責，檔案管理人員應按照分類編號的要求，將文件資料整理歸檔。3.歸檔的文件資料應保持完整、清潔，不得隨意涂改、損壞。4.檔案管理人員應建立文件資料歸檔目錄，記錄文件資料的編號、標題、日期、來源等信息，便于查找和利用。五、文件資料的借閱與使用（一）借閱1.因工作需要借閱文件資料的，應填寫《文件資料借閱申請表》，注明借閱文件資料的編號、標題、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件資料借閱申請表》經部門負責人簽字同意后，交檔案管理人員辦理借閱手續。3.檔案管理人員應根據借閱申請表的內容，核對借閱人身份，并將借閱的文件資料進行登記。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。5.借閱人應妥善保管借閱的文件資料，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播文件資料的內容。（二）使用1.借閱人在使用文件資料時，應嚴格遵守保密規定，不得泄露文件資料的內容。2.文件資料使用完畢后，應及時歸還檔案管理人員。3.檔案管理人員應認真核對歸還的文件資料，如發現文件資料有損壞、丟失等情況，應及時向借閱人查明原因，并追究相關責任。六、文件資料的保管與維護（一）保管1.文件資料應存放在專門的檔案室或文件柜中，確保文件資料的安全。2.檔案室應保持干燥、通風、整潔，溫度和濕度應符合文件資料保管的要求。3.檔案管理人員應定期對文件資料進行檢查和清點，確保文件資料的完整性和準確性。4.對重要的文件資料，應采取備份措施，防止文件資料丟失或損壞。（二）維護1.文件資料如有破損、褪色等情況，應及時進行修復或更換。2.對電子文件資料，應定期進行備份和維護，確保數據的安全和完整。3.檔案管理人員應根據文件資料的保管期限，及時對過期的文件資料進行清理和銷毀。七、文件資料的保密管理（一）保密制度1.建立健全文件資料保密制度，明確保密責任和保密措施。2.對涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的文件資料，應嚴格按照保密規定進行管理。3.保密制度應包括保密范圍、保密措施、保密責任、保密監督等內容。（二）保密措施1.對保密文件資料應進行加密存儲和傳輸，防止文件資料被泄露。2.限制保密文件資料的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和使用保密文件資料。3.在文件資料的起草、審核、發布、歸檔、借閱等環節，應采取相應的保密措施，確保文件資料的安全。4.對涉及保密文件資料的人員，應進行保密教育和培訓，提高保密意識。（三）保密監督1.定期對文件資料的保密情況進行檢查和監督，發現問題及時整改。2.對違反保密制度的行為，應依法依規追究相關人員的責任。八、文件資料的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文件資料。2.經鑒定確認不需要繼續保存的文件資料。3.因工作失誤或其他原因形成的重復、多余的文件資料。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出文件資料銷毀申請，填寫《文件資料銷毀申請表》，注明銷毀文件資料的編號、標題、日期、數量等信息。2.《文件資料銷毀申請表》經部門負責人審核、鄉領導批準后，方可進行銷毀。3.文件資料的銷毀應指定專人負責，采用適當的方式進行