酒店行政應酬管理制度?總則目的為規范酒店行政應酬行為，確保應酬活動符合酒店經營目標、企業文化及相關法律法規要求，有效控制應酬費用，提高酒店運營效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于酒店各部門員工在執行公務過程中發生的行政應酬活動，包括但不限于商務宴請、招待禮品贈送、會議接待等。基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規及酒店內部規定，杜絕違規應酬行為。2.必要性原則：應酬活動應基于業務需要，避免不必要的浪費和鋪張。3.適度性原則：應酬標準應與酒店經營實際、接待對象身份相匹配，不得過度奢華。4.預算控制原則：所有應酬費用需納入預算管理，嚴格控制支出。應酬審批流程申請1.員工因業務需要進行行政應酬活動，應提前填寫《行政應酬申請表》，詳細說明應酬事由、對象、時間、地點、預計費用等信息。2.申請表需經部門負責人審核，確保應酬活動與業務相關且合理必要。審批1.部門負責人審核通過后，將申請表提交至分管領導審批。分管領導根據酒店政策及實際情況進行審批，對于超出一定金額或重要應酬活動，需報總經理審批。2.審批通過后的申請表作為應酬活動執行及費用報銷的依據。商務宴請管理宴請標準1.根據接待對象的身份、來訪目的及酒店實際情況，制定不同檔次的宴請標準。一般分為普通商務宴請、重要客戶宴請等。2.普通商務宴請標準應簡潔大方，注重菜品質量和服務水平；重要客戶宴請可適當提高標準，但需嚴格控制費用。3.宴請標準包括菜品、酒水、服務費等各項費用總和，具體標準由酒店定期修訂并公布。宴請安排1.選擇合適的宴請地點，優先考慮酒店內部餐廳，以展示酒店形象和特色。若需在外部餐廳宴請，應選擇信譽良好、環境適宜的場所。2.根據宴請對象人數合理安排桌次和座位，確保宴請氛圍融洽。3.提前與餐廳溝通菜品要求、上菜順序等細節，保證菜品質量和服務質量。宴請陪同1.確定陪同人員名單，陪同人員應與宴請對象身份、職級相匹配，且熟悉業務情況，能夠有效溝通交流。2.明確陪同人員職責，如引導客人就座、介紹菜品、協調交流等，確保宴請活動順利進行。招待禮品管理禮品選擇1.招待禮品應體現酒店特色和文化內涵，具有一定的紀念意義和實用性。2.根據接待對象的喜好和需求，選擇合適的禮品，避免選擇過于昂貴或不實用的禮品。3.禮品采購應遵循公開、公平、公正的原則，通過正規渠道購買，確保禮品質量和合法性。禮品贈送1.嚴格控制禮品贈送范圍，僅限于重要客戶、合作伙伴等有業務往來的對象。2.明確禮品贈送的時機和方式，如在重要節日、商務洽談成功、客戶來訪等特定場合贈送。3.禮品贈送時應注意禮貌和尊重，向對方介紹禮品的寓意和特色，表達酒店的友好和感謝之情。禮品登記1.建立禮品登記制度，對每次贈送的禮品進行詳細登記，包括禮品名稱、數量、價值、贈送對象、贈送時間等信息。2.禮品登記記錄應妥善保存，以便查詢和審計。會議接待管理接待準備1.根據會議規模、性質及參會人員情況，制定詳細的會議接待方案，包括接待流程、餐飲安排、住宿安排、交通接送等內容。2.提前與會議主辦方溝通會議需求，確保接待方案符合對方要求。3.準備好會議所需的文具、資料、設備等物品，布置好會議場地，確保會議設施設備正常運行。餐飲服務1.根據會議時間和參會人員數量，合理安排餐飲形式，如自助餐、桌餐等。2.確保餐飲質量，提供豐富多樣、營養均衡的菜品，注重食品安全和衛生。3.安排專人負責餐飲服務，及時為參會人員提供飲品、點心等，保證會議期間餐飲供應的及時性和周到性。住宿安排1.根據參會人員的需求和酒店實際情況，合理安排住宿房間，確保房間整潔、舒適、設施齊全。2.提前與參會人員溝通住宿安排，辦理好入住手續，提供必要的住宿服務，如叫醒服務、行李搬運等。3.關注參會人員住宿期間的需求，及時解決遇到的問題，確保住宿環境良好。交通接送1.根據會議主辦方要求和參會人員交通情況，安排合適的交通接送方式，如大巴車、轎車等。2.確保交通車輛干凈整潔、安全性能良好，提前安排好司機，并告知司機會議行程和接送時間、地點。3.合理規劃交通路線，確保接送準時、順暢，避免出現延誤情況。應酬費用管理預算編制1.酒店財務部應根據年度經營計劃和業務發展需要，編制行政應酬費用預算。2.預算內容包括商務宴請、招待禮品、會議接待等各項應酬費用的預計支出金額。3.應酬費用預算應細化到各部門，并經酒店管理層審批后執行。費用報銷1.員工在應酬活動結束后，應及時整理相關票據，按照酒店財務報銷制度進行報銷。2.報銷憑證應包括《行政應酬申請表》、發票、消費清單等，確保憑證真實、完整、合規。3.財務部對報銷憑證進行審核，對于不符合報銷規定的費用不予報銷。費用核算與分析1.財務部定期對應酬費用進行核算，統計各項應酬費用的支出情況。2.分析應酬費用的合理性和效益性，評估應酬活動對酒店業務的促進作用。3.根據費用核算與分析結果，提出改進建議，優化應酬費用管理。監督與檢查內部審計1.酒店內部審計部門定期對應酬活動及費用進行審計，檢查應酬審批流程是否合規、費用支出是否合理、報銷憑證是否真實有效等。2.對于審計中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。投訴處理1.設立投訴渠道，接受員工和客戶對應酬活動中違規行為的投訴。2.對投訴事項進行調查核實，對于經查實的違規行為，按照酒店相關規定嚴肅處