輪胎公司訂單管理制度?一、總則（一）目的為規范公司訂單管理流程，提高訂單處理效率，確保訂單按時、按質、按量完成，滿足客戶需求，提升公司市場競爭力和經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有與輪胎訂單相關的業務活動，包括訂單接收、評審、下達、執行、跟蹤、變更及結算等環節。（三）基本原則1.以客戶為中心原則：始終將客戶需求放在首位，提供優質的產品和服務，確保客戶滿意度。2.準確性原則：訂單信息必須準確無誤，避免因信息錯誤導致生產、交付等環節出現問題。3.及時性原則：各部門應及時處理訂單相關事務，確保訂單流轉順暢，按時交付。4.協調性原則：訂單管理涉及多個部門，各部門之間應密切協作、相互配合，共同完成訂單任務。二、訂單接收與初步審核（一）訂單接收渠道1.銷售部門：通過與客戶直接溝通、參加行業展會、網絡營銷等方式獲取訂單信息，并負責接收客戶正式訂單。2.電商平臺：負責處理來自公司官方電商平臺及其他合作電商平臺的訂單。3.經銷商：接收經銷商傳遞的客戶訂單。（二）訂單信息內容訂單應包含但不限于以下信息：1.客戶信息：客戶名稱、聯系人、聯系電話、地址等。2.訂單詳情：輪胎型號、規格、數量、交貨日期、交貨地點等。3.價格條款：單價、總價、付款方式、結算周期等。4.特殊要求：如產品質量標準、包裝要求、運輸方式等。（三）初步審核1.銷售部門在收到訂單后，應立即對訂單信息進行初步審核。審核內容包括訂單的完整性、準確性、客戶信用狀況等。2.對于訂單信息不完整或不準確的情況，銷售部門應及時與客戶溝通，要求客戶補充或修正訂單信息。3.對客戶信用狀況進行評估，如發現客戶信用存在問題，應及時向上級匯報，并與客戶協商解決方案，如要求客戶提供擔保、預付款等。4.初步審核通過后，銷售部門應將訂單信息錄入公司訂單管理系統，并將訂單副本提交給相關部門，如生產部門、物流部門等。三、訂單評審（一）評審組織成立訂單評審小組，由銷售部門、生產部門、技術部門、質量部門、物流部門等相關人員組成。評審小組負責對訂單進行全面評審，評估訂單執行的可行性和風險。（二）評審內容1.生產能力評審生產部門根據訂單數量、交貨日期等要求，評估公司現有生產設備、產能、人員配備等是否能夠滿足訂單生產需求。如生產能力不足，應提出解決方案，如加班生產、增加設備、外協加工等，并評估其可行性和成本。2.技術可行性評審技術部門對訂單輪胎型號、規格等技術要求進行審核，確保公司具備相應的生產技術能力。對于新產品訂單或特殊技術要求的訂單，技術部門應進行技術研發或工藝驗證，評估技術可行性和產品質量穩定性。3.質量要求評審質量部門根據訂單質量標準要求，制定相應的質量控制計劃和檢驗方案。評估公司現有質量管理體系是否能夠確保訂單產品質量符合要求，如存在質量風險，應提出改進措施。4.物料供應評審采購部門根據訂單所需輪胎原材料、零部件等清單，評估物料供應的及時性和穩定性。如發現物料供應存在問題，應及時與供應商溝通協調，確保物料按時供應，或提出替代物料方案，并評估其對產品質量和成本的影響。5.成本核算評審財務部門對訂單進行成本核算，包括原材料成本、生產成本、運輸成本、銷售費用等，評估訂單的盈利能力。如訂單成本過高，應與銷售部門協商調整價格或優化成本控制措施。（三）評審流程1.銷售部門將經過初步審核的訂單提交給訂單評審小組。2.訂單評審小組組織召開評審會議，各部門對訂單評審內容進行匯報和討論。3.針對訂單執行過程中可能出現的問題，各部門提出相應的解決方案和建議。4.評審小組根據各部門的匯報和討論結果，對訂單進行綜合評估，形成訂單評審意見。5.訂單評審意見經公司領導審批后生效。如訂單評審未通過，銷售部門應及時與客戶溝通，協商解決方案，如變更訂單要求、調整交貨日期等。四、訂單下達（一）下達流程1.訂單評審通過后，銷售部門根據評審意見，在訂單管理系統中下達正式生產訂單。2.生產訂單應包含訂單編號、客戶信息、訂單詳情、生產要求、質量標準、交貨日期等詳細信息。3.生產訂單下達后，系統自動將訂單信息發送至生產部門、質量部門、物流部門等相關部門。（二）訂單變更1.如客戶提出訂單變更要求，銷售部門應及時與客戶溝通，了解變更內容和原因，并評估變更對公司生產、交付、成本等方面的影響。2.銷售部門將訂單變更申請提交給訂單評審小組進行再次評審。評審流程同訂單評審流程。3.訂單變更評審通過后，銷售部門在訂單管理系統中對訂單進行變更操作，并及時通知相關部門。4.相關部門根據變更后的訂單要求，調整生產計劃、物料采購計劃、質量控制計劃等。五、訂單執行（一）生產部門1.生產部門接到生產訂單后，根據訂單要求制定詳細的生產計劃，包括生產進度安排、設備調試、人員調配等。2.按照生產計劃組織生產，確保生產過程的順利進行。嚴格執行生產工藝標準，保證產品質量符合訂單要求。3.加強生產現場管理，做好設備維護保養、安全生產等工作，確保生產任務按時完成。4.定期對生產進度進行跟蹤和監控，及時發現并解決生產過程中出現的問題。如因特殊原因可能影響訂單交貨日期，應及時向銷售部門反饋。（二）質量部門1.質量部門依據訂單質量標準和檢驗方案，對原材料、零部件進行進貨檢驗，確保投入生產的物料符合質量要求。2.在生產過程中，對產品進行巡檢、抽檢，嚴格把控產品質量。對關鍵工序和質量控制點進行重點監控，確保產品質量穩定。3.對成品進行最終檢驗，合格后方可入庫。如發現產品質量不合格，應及時通知生產部門進行返工或報廢處理，并跟蹤處理結果。4.定期對質量數據進行統計分析，總結質量問題規律，提出質量改進措施，持續提高產品質量。（三）采購部門1.采購部門根據生產訂單所需物料清單，及時向供應商下達采購訂單，確保物料按時供應。2.與供應商保持密切溝通，跟蹤物料采購進度，協調解決采購過程中出現的問題，如交貨延遲、質量問題等。3.對采購的物料進行到貨驗收，確保物料數量、質量符合要求。如發現物料問題，應及時與供應商協商處理，保障生產不受影響。（四）物流部門1.根據訂單交貨日期和交貨地點，制定合理的物流配送計劃。選擇合適的運輸方式，確保產品安全、及時送達客戶手中。2.負責產品的包裝、裝卸、運輸等物流環節的管理。對產品進行妥善包裝，防止在運輸過程中損壞。3.及時跟蹤物流信息，向客戶提供物流查詢服務。如因物流原因導致交貨延遲，應及時向銷售部門反饋，并采取措施盡快解決。六、訂單跟蹤（一）跟蹤方式1.建立訂單跟蹤臺賬，由專人負責記錄訂單執行過程中的各項信息，包括生產進度、質量檢驗情況、物料供應情況、物流配送情況等。2.各部門定期將訂單執行情況反饋至訂單跟蹤臺賬，并通過訂單管理系統進行實時更新。3.銷售部門定期與客戶溝通，了解客戶對訂單執行情況的滿意度，及時反饋客戶意見和需求。（二）異常情況處理1.在訂單跟蹤過程中，如發現生產進度延遲、質量問題、物料短缺、物流故障等異常情況，責任部門應立即分析原因，并采取相應的解決措施。2.對于可能影響訂單交貨日期的異常情況，責任部門應及時向銷售部門匯報，銷售部門與客戶協商解決方案，如調整交貨日期、提供替代產品等，并跟蹤處理結果。3.對異常情況進行記錄和分析，總結經驗教訓，提出改進措施，避免類似問題再次發生。七、訂單交付與驗收（一）交付1.生產部門完成訂單生產任務并檢驗合格后，通知物流部門安排產品交付。2.物流部門按照物流配送計劃，組織產品發貨。發貨前應對產品進行再次核對，確保產品型號、規格、數量等與訂單一致。3.產品交付時，物流部門應向客戶提供發貨清單、運輸單據等相關資料，并協助客戶進行貨物驗收。（二）驗收1.客戶在收到貨物后，應按照訂單要求對產品進行驗收。如發現產品存在質量問題或數量不符等情況，應在規定時間內通知銷售部門。2.銷售部門接到客戶反饋后，及時通知質量部門和生產部門進行調查處理。質量部門對產品質量問題進行鑒定，生產部門根據鑒定結果采取相應的解決措施，如返工、補貨、換貨等。3.產品驗收合格后，銷售部門與客戶辦理相關結算手續。如驗收不合格，應按照合同約定協商解決賠償等問題。八、訂單結算（一）結算流程1.銷售部門根據訂單執行情況和客戶驗收結果，編制訂單結算清單，包括產品數量、金額、已收款情況、應收款余額等信息。2.將訂單結算清單提交給財務部門進行審核。財務部門核對訂單結算清單與訂單合同、發貨記錄、客戶驗收報告等相關資料，確保結算金額準確無誤。3.財務部門審核通過后，按照合同約定的付款方式和結算周期，與客戶進行款項結算。如客戶逾期付款，應按照合同約定收取逾期利息。4.財務部門定期對訂單結算情況進行統計和分析，為公司財務管理提供數據支持。（二）應收賬款管理1.財務部門負責建立應收賬款臺賬，詳細記錄每筆訂單的應收賬款金額、賬齡、收款情況等信息。2.定期對應收賬款進行賬齡分析，對逾期賬款及時發出催款通知，督促客戶付款。3.對于長期拖欠賬款的客戶，應采取相應的催收措施，如上門催收、法律訴訟等，并評估對公司業務的影響。4.銷售部門應積極協助財務部門做好應收賬款管理工作，及時提供客戶信息和訂單執行情況，共同制定催收策略。九、訂單檔案管理（一）檔案內容訂單檔案應包括以下資料：1.訂單原件及相關附件，如訂單變更通知、客戶特殊要求說明等。2.訂單評審記錄，包括評審意見、會議紀要等。3.生產訂單及執行記錄，如生產計劃、生產進度報表、質量檢驗報告等。4.物料采購訂單及到貨驗收記錄。5.物流配送記錄，如發貨清單、運輸單據、物流跟蹤信息等。6.客戶驗收報告及結算清單。7.與訂單相關的其他文件和資料。（二）檔案保管1.訂單檔案由專人負責整理、歸檔和保管。按照訂單編號順序