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文檔簡介
鋁材公司行政管理制度?一、總則(一)目的為規范公司行政管理工作,提高工作效率,確保公司各項工作的順利開展,特制定本行政管理制度。(二)適用范圍本制度適用于鋁材公司全體員工。(三)基本原則1.合法性原則:制度制定符合國家法律法規及相關政策要求。2.合理性原則:各項規定合理、公平,充分考慮公司實際情況和員工利益。3.規范性原則:明確工作流程、標準和責任,保證行政管理工作的規范化。4.效益性原則:以提高公司整體效益為出發點,優化資源配置,降低管理成本。二、組織架構與職責(一)組織架構公司行政管理組織架構包括行政部門、各職能部門及基層員工。行政部門負責統籌協調公司行政管理工作,各職能部門在其職責范圍內開展工作,基層員工嚴格執行各項管理制度。(二)職責分工1.行政部門職責負責公司行政管理制度的制定、修訂和完善,并監督執行。統籌公司行政事務,包括文件管理、會議組織、辦公用品采購與管理、車輛調度等。協調公司內部各部門之間的工作關系,確保信息暢通和工作協同。負責公司辦公區域的安全保衛、環境衛生管理等工作。處理公司對外公共關系,接待來訪客人,安排商務活動等。2.各職能部門職責負責本部門行政事務的管理,執行公司行政管理制度。配合行政部門完成相關行政工作,如提供文件資料、參與會議等。負責本部門辦公用品的申請、使用和保管。維護本部門辦公區域的環境衛生和安全秩序。3.基層員工職責嚴格遵守公司行政管理制度,服從管理。按照規定使用辦公用品,愛護辦公設施。保持工作區域的整潔衛生,積極參與公司組織的環境衛生維護活動。及時反饋行政工作中存在的問題和建議。三、文件管理(一)文件分類1.行政文件:包括公司決議、通知、報告、請示等。2.業務文件:與公司業務相關的合同、協議、技術文件等。3.外來文件:上級部門、政府部門、合作伙伴等發來的文件。(二)文件編號對重要文件進行編號管理,便于查詢和追溯。編號規則如下:[公司簡稱][年份][文件類別代碼][順序號]例如:LC2023XZ001,其中"LC"為鋁材公司簡稱,"2023"為年份,"XZ"為行政文件類別代碼,"001"為順序號。(三)文件起草與審核1.文件起草由相關部門或人員負責,內容應準確、清晰、簡潔,符合公司政策和法律法規要求。2.文件起草完成后,需經部門負責人審核,重要文件還需報分管領導審批。審核內容包括文件的準確性、完整性、合規性等。(四)文件印發1.經審核批準的文件,由行政部門統一印發。印發前需對文件格式、排版等進行檢查,確保文件質量。2.文件印發后,行政部門應及時將文件分發給相關部門和人員,并做好發放記錄。(五)文件歸檔與保管1.文件辦理完畢后,應及時歸檔。歸檔文件應分類整理,按編號順序存放,便于查找和使用。2.行政部門負責建立文件檔案管理制度,指定專人負責文件的保管工作。檔案管理人員應定期對文件進行清查、核對,確保文件的安全和完整。3.電子文件應進行備份,并存儲在安全的介質上。備份文件應定期進行檢查和更新,防止數據丟失。(六)文件查閱與借閱1.公司員工因工作需要查閱文件,應填寫《文件查閱申請表》,經所在部門負責人批準后,到行政部門查閱。2.如需借閱文件,需填寫《文件借閱申請表》,注明借閱期限和用途,經所在部門負責人和行政部門負責人批準后,方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日,特殊情況需延長的,應辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管文件,不得擅自轉借、復印、涂改或丟失。歸還文件時,檔案管理人員應進行檢查,如發現問題,應及時追究借閱人員的責任。四、會議管理(一)會議分類1.公司例會:包括周例會、月例會等,由公司領導主持,各部門負責人參加,主要總結工作進展,安排下一階段工作任務。2.專題會議:針對特定問題或工作事項召開的會議,如項目研討會、質量分析會等,由相關部門負責人或指定人員主持,相關人員參加。3.臨時會議:因工作需要臨時召開的會議,由召集人確定參會人員和會議內容。(二)會議組織1.會議組織部門應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息,并提前通知相關人員。2.會議組織人員應做好會議準備工作,包括布置會場、準備會議資料、調試音響設備等。3.重要會議應安排專人做好會議記錄,記錄內容包括會議時間、地點、主持人、參會人員、會議議程、會議決議等。會議記錄應準確、完整,會后及時整理歸檔。(三)會議紀律1.參會人員應提前到達會議地點,不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議,應提前向會議主持人請假。2.會議期間,參會人員應關閉手機或調至靜音狀態,不得隨意接聽電話或離開會場。如有緊急情況需要處理,應向會議主持人請假后離開。3.參會人員應認真聽取會議內容,積極參與討論,不得交頭接耳、打瞌睡或做與會議無關的事情。4.會議形成的決議和工作安排,參會人員應認真貫徹執行,如有不同意見,應在會議上提出,不得會后擅自更改。五、辦公用品管理(一)辦公用品分類1.辦公文具:如筆、紙、筆記本、文件夾等。2.辦公設備:如電腦、打印機、復印機、傳真機等。3.辦公耗材:如墨盒、硒鼓、打印紙、墨盒等。4.其他用品:如飲水機、茶葉、紙杯等。(二)辦公用品采購1.行政部門負責制定辦公用品采購計劃,根據公司實際需求和庫存情況,定期采購辦公用品。2.采購人員應選擇信譽良好、質量可靠、價格合理的供應商進行采購。采購前應進行市場調研,比較不同供應商的產品質量和價格,確保采購的辦公用品符合公司要求。3.辦公用品采購應嚴格按照公司財務制度辦理相關手續,采購發票應及時交財務部門報銷。(三)辦公用品發放1.行政部門應建立辦公用品發放管理制度,明確發放標準和流程。2.員工如需領取辦公用品,應填寫《辦公用品領用申請表》,經所在部門負責人批準后,到行政部門領取。3.行政部門應按照規定的發放標準發放辦公用品,不得超標準發放。對于貴重辦公用品,如電腦、打印機等,應建立領用登記制度,明確使用責任人。(四)辦公用品保管1.行政部門應設立專門的辦公用品倉庫,對采購回來的辦公用品進行分類存放,妥善保管。2.倉庫管理人員應定期對辦公用品進行盤點,確保賬物相符。如發現辦公用品短缺或損壞,應及時查明原因,并進行處理。3.辦公用品倉庫應保持整潔、通風,防止辦公用品受潮、變質或損壞。六、車輛管理(一)車輛配備公司根據工作需要配備公務車輛,車輛主要用于公司業務往來、員工出差、接待客戶等。(二)車輛調度1.行政部門負責車輛的調度管理,根據工作任務和用車需求,合理安排車輛。2.員工如需使用車輛,應提前填寫《用車申請表》,注明用車時間、地點、事由等信息,經所在部門負責人批準后,交行政部門調度。3.行政部門調度人員應根據車輛使用情況和駕駛員工作安排,及時安排車輛,并通知駕駛員做好出車準備。(三)車輛使用1.駕駛員應嚴格遵守交通法規,安全駕駛,文明行車。出車前應檢查車輛狀況,確保車輛性能良好,如發現問題應及時報告并維修。2.駕駛員應按照規定的時間和路線行駛,不得擅自改變行車路線或延長用車時間。如有特殊情況需要改變行車路線或延長用車時間,應提前向行政部門報告。3.車輛使用過程中,駕駛員應妥善保管車輛鑰匙和行駛證,不得轉借他人。如因駕駛員保管不善導致車輛鑰匙或行駛證丟失,應承擔相應責任。(四)車輛維修與保養1.行政部門應建立車輛維修與保養管理制度,定期對車輛進行檢查和保養,確保車輛性能良好。2.車輛出現故障或需要維修時,駕駛員應及時報告行政部門,由行政部門安排維修廠家進行維修。維修前應填寫《車輛維修申請表》,注明維修項目、維修預算等信息,經行政部門負責人批準后,方可維修。3.維修廠家應提供正規的維修發票和維修清單,行政部門應嚴格審核維修費用,確保維修費用合理、合規。(五)車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、維修保養費等。行政部門應建立車輛費用報銷制度,明確報銷標準和流程。2.駕駛員應及時收集車輛費用發票,并按照規定的報銷流程進行報銷。報銷發票應真實、合法、有效,否則不予報銷。3.行政部門應定期對車輛費用進行統計和分析,控制車輛費用支出,降低公司運營成本。七、安全保衛管理(一)安全保衛制度1.公司建立健全安全保衛制度,加強安全保衛工作,確保公司財產和員工生命安全。2.行政部門負責制定安全保衛工作計劃和措施,組織實施安全保衛工作。3.公司設立安全保衛崗位,配備專職或兼職安全保衛人員,負責公司辦公區域的安全保衛工作。(二)人員出入管理1.公司辦公區域實行門禁管理制度,員工應憑工作證或門禁卡進入辦公區域。外來人員進入公司辦公區域,應在門衛處登記,并經被訪人員同意后,方可進入。2.門衛人員應嚴格履行職責,對出入人員和車輛進行檢查和登記,嚴禁無關人員和車輛進入公司辦公區域。3.如發現可疑人員或車輛,門衛人員應及時報告行政部門或相關領導,并采取必要的措施。(三)安全巡邏1.安全保衛人員應定期對公司辦公區域進行安全巡邏,檢查門窗、水電設施、消防器材等是否完好,及時發現和排除安全隱患。2.巡邏人員應做好巡邏記錄,記錄巡邏時間、地點、發現的問題及處理情況等。如發現重大安全問題,應及時報告行政部門或相關領導,并采取緊急措施。(四)消防安全管理1.公司應按照國家消防安全法規要求,配備必要的消防器材和設施,并定期進行檢查和維護,確保消防器材和設施完好有效。2.公司應組織員工進行消防安全培訓,提高員工的消防安全意識和自防自救能力。3.辦公區域內嚴禁吸煙和使用明火,如需動火作業,應辦理動火審批手續,并采取相應的防火措施。4.如發生火災事故,員工應立即撥打火警電話,并按照公司制定的火災應急預案進行疏散和撲救。八、環境衛生管理(一)環境衛生制度1.公司建立環境衛生管理制度,加強環境衛生管理,營造整潔、舒適的辦公環境。2.行政部門負責制定環境衛生工作計劃和標準,組織實施環境衛生工作。3.各部門應負責本部門辦公區域的環境衛生管理,保持辦公區域的整潔衛生。(二)公共區域衛生1.行政部門應安排專人負責公司公共區域的衛生清掃工作,包括走廊、樓梯、電梯、衛生間等。公共區域應每天清掃,保持干凈整潔。2.衛生間應定期消毒,保持通風良好,無異味。3.公司應在公共區域設置垃圾桶,并定期清理,確保垃圾及時清運。(三)辦公區域衛生1.各部門員工應保持本部門辦公區域的整潔衛生,桌面物品擺放整齊,文件資料歸類存放。2.辦公區域內不得隨意丟棄垃圾,應將垃圾放
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