食品公司采購管理制度?一、總則1.目的為加強公司采購管理，規范采購工作流程，確保采購活動的公開、公平、公正，保證所采購食品的質量安全，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有食品及相關物資的采購活動，包括原材料、包裝材料、生產設備、辦公用品等。3.采購原則質量優先原則：所采購食品及物資必須符合國家相關標準和公司規定的質量要求，確保產品質量安全。公開透明原則：采購過程應公開透明，接受公司內部監督和相關部門的檢查。成本效益原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。誠實守信原則：采購人員應誠實守信，遵守法律法規和職業道德，與供應商建立良好的合作關系。二、采購組織與職責1.采購部門采購部經理負責采購部的日常管理工作，制定采購計劃和采購預算。組織采購人員進行市場調研，選擇合格供應商，建立供應商檔案。審核采購合同，監督采購合同的執行情況。協調采購過程中的各種問題，確保采購任務按時完成。采購專員根據采購計劃，負責具體的采購工作，包括詢價、比價、議價、下單等。與供應商溝通協調，跟蹤采購訂單的執行情況，及時解決采購過程中出現的問題。收集供應商信息，評估供應商的供貨能力和信譽，為供應商的選擇和評價提供依據。協助采購部經理進行采購成本控制和采購數據分析。2.其他相關部門質量控制部門負責對采購食品及物資的質量進行檢驗和驗收，確保所采購產品符合質量標準。參與供應商的評估和選擇，提供質量方面的意見和建議。對采購過程中的質量問題進行跟蹤和處理，防止不合格產品進入公司。財務部門負責審核采購合同，監督采購資金的支付情況。協助采購部門進行采購成本核算和分析，提供財務方面的支持和建議。對采購活動進行財務審計，確保采購資金的合理使用。生產部門根據生產計劃，及時向采購部門提供所需食品及物資的需求信息。參與供應商的評估和選擇，提供生產方面的意見和建議。對采購回來的食品及物資進行驗收和使用，反饋質量和使用過程中出現的問題。三、采購流程1.采購申請各部門根據生產計劃、庫存情況等，填寫《采購申請表》，詳細注明所需食品及物資的名稱、規格、型號、數量、需求時間等信息。《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購計劃制定采購部門收到各部門的《采購申請表》后，進行匯總和分析。結合公司庫存情況、生產計劃、市場供應情況等，制定采購計劃。采購計劃應明確采購食品及物資的名稱、規格、型號、數量、采購時間、采購預算等內容。采購計劃經采購部經理審核簽字后，報公司領導審批。3.供應商選擇與評估根據采購計劃，采購人員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，篩選出符合基本要求的供應商，并向其發送《供應商調查表》，要求供應商提供公司簡介、營業執照、生產許可證、產品質量檢測報告、價格清單等相關資料。采購人員對供應商提供的資料進行審核，實地考察供應商的生產經營狀況、質量管理體系、生產設備、技術水平、售后服務等情況，評估供應商的供貨能力和信譽。根據供應商的評估結果，建立供應商檔案，將合格供應商納入公司供應商名錄。對供應商進行分類管理，分為A、B、C三類，A類為優質供應商，B類為合格供應商，C類為一般供應商。4.詢價與比價采購人員向至少三家合格供應商發送詢價單，詢價單應明確采購食品及物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨時間、交貨地點等信息。供應商根據詢價單要求，在規定時間內報價。采購人員對供應商的報價進行整理和比較，分析價格差異原因。除價格因素外，采購人員還應綜合考慮供應商的產品質量、交貨期、售后服務等因素，選擇性價比最優的供應商。5.議價與合同簽訂采購人員與選定的供應商進行議價，爭取更優惠的價格和交易條件。議價過程中，采購人員應充分了解市場行情和供應商的成本結構，合理運用談判技巧，維護公司利益。經雙方協商一致后，簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購食品及物資的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等內容。采購合同經采購部經理審核簽字后，報公司領導審批。審批通過后，加蓋公司公章，正式生效。6.采購訂單下達根據采購合同，采購人員及時下達采購訂單。采購訂單應明確采購食品及物資的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、交貨地點等信息，并發送給供應商。采購訂單下達后，采購人員應跟蹤訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，確保訂單按時、按質、按量完成。7.到貨驗收采購的食品及物資到貨前，采購人員應通知質量控制部門和倉庫管理人員做好驗收準備工作。貨物到貨后，質量控制部門按照相關質量標準和驗收規范對采購食品及物資進行檢驗和驗收。驗收內容包括外觀、數量、規格、型號、質量證明文件等。倉庫管理人員對貨物的數量、包裝等進行核對，并辦理入庫手續。對驗收合格的貨物，填寫《入庫單》；對驗收不合格的貨物，填寫《不合格品處理單》，并及時通知采購人員與供應商協商處理。8.付款結算采購人員根據采購合同和驗收情況，填寫《付款申請表》，附上采購發票、入庫單、驗收報告等相關資料。《付款申請表》經采購部經理審核簽字后，報財務部門審核。財務部門審核無誤后，報公司領導審批。公司領導審批通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款結算手續。四、采購成本控制1.預算控制采購部門應根據公司年度經營計劃和采購計劃，編制采購預算。采購預算應明確采購食品及物資的種類、數量、金額等內容，并報公司領導審批。在采購過程中，采購人員應嚴格按照采購預算執行，控制采購成本，確保采購支出不超過預算額度。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司預算管理規定辦理相關審批手續。2.價格控制采購人員應密切關注市場價格動態，定期收集市場價格信息，分析價格走勢。通過與供應商談判、招標、詢價等方式，爭取更優惠的采購價格。建立價格評估機制，定期對采購價格進行評估。對比不同供應商的價格水平，分析價格差異原因，總結價格控制經驗，不斷優化采購價格。3.庫存控制采購部門應與倉庫管理部門密切配合，合理控制庫存水平。根據生產計劃、銷售情況、市場供應情況等因素，制定合理的庫存定額和補貨計劃。避免因庫存積壓或缺貨導致的成本增加。定期對庫存進行盤點，及時清理呆滯庫存，降低庫存占用資金。五、供應商管理1.供應商準入管理建立供應商準入標準，明確供應商應具備的基本條件，如具有合法的營業執照、生產許可證、產品質量檢測報告等資質文件，具備良好的信譽和供貨能力，生產經營狀況良好等。潛在供應商向公司提交《供應商準入申請表》及相關資料，采購部門對其進行初步審核。審核通過后，組織實地考察，評估其是否符合供應商準入標準。經實地考察合格的供應商，納入公司供應商名錄，并簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利和義務。2.供應商考核與評價建立供應商考核評價體系，定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務、價格水平等方面進行考核評價。考核評價周期為每季度一次。采購人員根據日常采購情況，填寫《供應商考核評價表》，對供應商進行評分。質量控制部門、倉庫管理部門等相關部門也應提供相應的評價意見。根據供應商考核評價結果，對供應商進行分類調整。對考核評價優秀的供應商，給予一定的獎勵和優惠政策；對考核評價不合格的供應商，提出整改要求，如仍不滿足要求，暫停或取消其合作資格。3.供應商激勵與約束建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予適當的激勵措施，如增加采購份額、提供預付款、給予價格優惠等，以提高供應商的積極性和忠誠度。同時，建立供應商約束機制，明確供應商的違約責任。如供應商出現供貨質量問題、交貨期延誤、售后服務不到位等情況，按照合同約定進行處罰，如扣除貨款、支付違約金、暫停合作等。六、采購風險管理1.市場風險密切關注市場動態，及時了解食品及物資的市場供求關系、價格波動、政策變化等信息，分析市場風險對采購活動的影響。制定應對市場風險的策略，如簽訂長期采購合同、套期保值、尋找替代供應商等，降低市場風險對公司采購成本和生產經營的影響。2.質量風險加強對采購食品及物資的質量控制，嚴格按照質量標準進行檢驗和驗收。在采購合同中明確質量條款和違約責任，確保供應商提供的產品質量符合要求。定期對供應商的質量管理體系進行評估和審核，督促供應商不斷提高產品質量。如發現質量問題，及時與供應商溝通協商，采取退貨、換貨、補貨等措施，避免不合格產品流入公司。3.供應商風險對供應商進行全面評估和管理，選擇信譽良好、供貨能力強的供應商合作。建立供應商風險預警機制，及時發現供應商可能出現的風險，如經營狀況惡化、資金鏈斷裂、法律糾紛等。與供應商保持密切溝通，了解其經營動態。如發現供應商存在風險隱患，及時采取措施，如暫停采購、要求提供擔保、更換供應商等，降低供應商風險對公司采購活動的影響。七、采購監督與審計1.內部監督公司內部設立采購監督小組，由采購部、質量控制部、財務部等相關部門人員組成。采購監督小組負責對采購活動進行全程監督，確保采購過程的公開、公平、公正。采購監督小組定期對采購合同、采購訂單、驗收報告、付款憑證等采購文件進行審查，檢查采購活動是否符合公司制度和相關法律法規的要求。對采購過程中發現的問題，及時提出整改意見，督促采購部門進行整改。對違規行為，按照公司規定進行嚴肅處理。2.審計監督公司審計部門定期對采購活動進行審計，審查采購流程的合規性、采購成本的合理性、供應商管理的有效性