跟蹤訂單管理制度模板?一、總則（一）目的為了加強公司訂單管理，確保訂單的順利執行，提高客戶滿意度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有訂單的跟蹤與管理，包括但不限于銷售訂單、采購訂單等。（三）基本原則1.及時準確原則：訂單跟蹤人員應及時、準確地掌握訂單執行情況，確保信息的暢通與共享。2.客戶導向原則：以客戶需求為導向，提供優質、高效的服務，滿足客戶期望。3.責任明確原則：明確各部門及人員在訂單跟蹤過程中的職責，確保責任落實到人。4.問題解決原則：及時發現并解決訂單執行過程中出現的問題，避免問題擴大化。二、訂單跟蹤流程（一）訂單接收1.銷售訂單：銷售部門負責接收客戶的訂單，并對訂單內容進行初步審核，確保訂單信息完整、準確。審核內容包括客戶信息、產品信息、數量、價格、交貨期等。2.采購訂單：采購部門負責接收供應商的訂單，并對訂單內容進行審核，確保訂單信息與公司采購要求一致。審核內容包括供應商信息、產品信息、數量、價格、交貨期等。（二）訂單分配1.銷售訂單：銷售部門將審核通過的訂單分配給相關的生產部門或項目團隊，并填寫《訂單分配表》，明確訂單的執行部門、負責人及交貨期等信息。2.采購訂單：采購部門將審核通過的訂單分配給相關的采購人員，并填寫《訂單分配表》，明確訂單的采購人員、供應商及交貨期等信息。（三）訂單執行1.生產部門：生產部門根據銷售訂單的要求，制定生產計劃，并組織生產。在生產過程中，生產部門應及時反饋生產進度，確保訂單按時完成。2.采購部門：采購部門根據采購訂單的要求，及時與供應商溝通，確保原材料或零部件按時供應。在采購過程中，采購部門應及時反饋采購進度，確保訂單按時完成。（四）訂單跟蹤1.訂單跟蹤人員：訂單分配后，各部門應指定專人負責訂單跟蹤。訂單跟蹤人員應定期與相關部門溝通，了解訂單執行情況，并及時更新訂單狀態。2.訂單跟蹤方式：訂單跟蹤人員可以通過電話、郵件、會議等方式與相關部門溝通，了解訂單執行情況。同時，訂單跟蹤人員應定期填寫《訂單跟蹤表》，記錄訂單執行情況。（五）訂單變更1.變更申請：如果客戶或公司內部需要對訂單進行變更，應填寫《訂單變更申請表》，說明變更的原因、內容及對訂單執行的影響等。2.變更審批：《訂單變更申請表》經相關部門負責人審批后，方可實施變更。變更審批應明確變更的責任部門、負責人及完成時間等。3.變更通知：訂單變更后，訂單跟蹤人員應及時通知相關部門，確保各部門了解訂單變更情況，并做好相應的調整。（六）訂單交付1.生產部門：生產部門完成訂單生產后，應及時通知質量檢驗部門進行檢驗。質量檢驗部門檢驗合格后，生產部門應及時安排發貨，并填寫《發貨通知單》，通知銷售部門和客戶。2.采購部門：采購部門完成采購訂單后，應及時通知倉庫進行驗收。倉庫驗收合格后，采購部門應及時安排付款，并填寫《付款通知單》，通知財務部門。3.銷售部門：銷售部門收到《發貨通知單》后，應及時與客戶溝通，確認交貨時間和方式。同時，銷售部門應及時跟進客戶的收貨情況，并反饋給訂單跟蹤人員。（七）訂單結算1.銷售訂單：銷售部門根據合同約定，及時與客戶進行結算。結算方式包括現金結算、銀行轉賬、支票等。2.采購訂單：采購部門根據合同約定，及時與供應商進行結算。結算方式包括現金結算、銀行轉賬、支票等。（八）訂單關閉1.訂單完成：訂單執行完畢，且所有款項結算完畢后，訂單跟蹤人員應及時填寫《訂單關閉申請表》，申請關閉訂單。2.訂單關閉審批：《訂單關閉申請表》經相關部門負責人審批后，訂單方可關閉。訂單關閉后，訂單跟蹤人員應將訂單相關資料整理歸檔。三、訂單跟蹤職責（一）銷售部門1.負責接收客戶訂單，并對訂單內容進行初步審核。2.將審核通過的訂單分配給相關的生產部門或項目團隊。3.及時與客戶溝通，了解客戶需求和反饋，確保客戶滿意度。4.跟進客戶的收貨情況，并反饋給訂單跟蹤人員。5.根據合同約定，及時與客戶進行結算。（二）生產部門1.根據銷售訂單的要求，制定生產計劃，并組織生產。2.及時反饋生產進度，確保訂單按時完成。3.負責訂單產品的質量控制，確保產品符合客戶要求。4.協助銷售部門解決客戶關于產品質量的問題。（三）采購部門1.根據采購訂單的要求，及時與供應商溝通，確保原材料或零部件按時供應。2.反饋采購進度，確保訂單按時完成。3.負責采購訂單的結算工作。4.協助生產部門解決原材料或零部件供應方面的問題。（四）質量檢驗部門1.負責訂單產品的質量檢驗工作，確保產品符合質量標準。2.及時反饋產品檢驗結果，對不合格產品提出整改意見。（五）倉庫部門1.負責訂單產品的入庫和發貨工作。2.確保庫存產品的數量準確、質量完好。3.協助采購部門和生產部門做好物資的出入庫管理。（六）財務部門1.負責訂單款項的結算和賬務處理。2.審核訂單相關的費用支出，確保費用合理、合規。3.協助銷售部門和采購部門做好應收賬款和應付賬款的管理。（七）訂單跟蹤人員1.負責訂單的全程跟蹤，及時掌握訂單執行情況。2.協調各部門之間的工作，解決訂單執行過程中出現的問題。3.定期填寫《訂單跟蹤表》，向上級領導匯報訂單執行情況。4.負責訂單相關資料的整理和歸檔。四、訂單跟蹤信息管理（一）信息收集1.訂單跟蹤人員應及時收集訂單執行過程中的各種信息，包括生產進度、采購進度、質量檢驗結果、發貨情況、客戶反饋等。2.各部門應積極配合訂單跟蹤人員，及時提供相關信息。（二）信息整理1.訂單跟蹤人員應將收集到的信息進行整理，確保信息的準確性和完整性。2.信息整理后，應按照訂單編號、時間順序等進行分類，便于查詢和統計。（三）信息傳遞1.訂單跟蹤人員應及時將整理后的信息傳遞給相關部門和人員，確保信息的暢通與共享。2.信息傳遞可以通過電話、郵件、會議等方式進行。（四）信息存儲1.訂單跟蹤人員應將訂單相關信息存儲在公司的信息系統中，便于查詢和統計。2.信息存儲應按照公司的信息安全管理規定進行，確保信息的安全與保密。五、訂單跟蹤考核（一）考核目的為了提高訂單跟蹤人員的工作積極性和責任心，確保訂單跟蹤工作的順利進行，特制定本考核制度。（二）考核對象訂單跟蹤人員（三）考核內容1.訂單執行情況：考核訂單跟蹤人員對訂單執行情況的跟蹤和反饋是否及時、準確。2.問題解決能力：考核訂單跟蹤人員在訂單執行過程中發現問題和解決問題的能力。3.溝通協調能力：考核訂單跟蹤人員與各部門之間的溝通協調能力。4.工作態度：考核訂單跟蹤人員的工作態度是否認真、負責。（四）考核方式1.定期考核：每月對訂單跟蹤人員進行一次定期考核，考核結果作為績效獎金發放的依據。2.不定期考核：根據工作需要，對訂單跟蹤人員進行不定期考核，考核結果作為晉升、調薪等的依據。（五）考核標準1.訂單執行情況：訂單跟蹤及時、準確，反饋信息完整，得810分；訂單跟蹤基本及時、準確，反饋信息較完整，得57分；訂單跟蹤不及時、不準確，反饋信息不完整，得04分。2.問題解決能力：能夠及時發現并解決訂單執行過程中出現的問題，問題解決效果好，得810分；能夠發現并解決訂單執行過程中出現的問題，問題解決效果較好，得57分；不能及時發現或解決訂單執行過程中出現的問題，問題解決效果差，得04分。3.溝通協調能力：與各部門之間溝通協調順暢，工作配合默契，得810分；與各部門之間溝通協調基本順暢，工作配合較好，得57分；與各部門之間溝通協調不順暢，工作配合不默契，得04分。4.工作態度：工作認真、負責，積極主動，得810分；工作態度較好，能夠完成工作任務，得57分；工作態度不認真、不負責，消極怠工，得04分。（六）考核結果應用1.績效獎金：根據考核結果，發放績效獎金。考核結果為優秀（85分及以上）的，績效獎金全額發放；考核結果為良好（7084分）的，績效獎金發放80%；考核結果為合格（6069分）的，績效獎金發放60%；考核結果為不合格（60分以下）的，績效獎金不予發放。2.晉升調薪：考核結果為優秀的訂單跟蹤人員，在晉升、調薪等方面優先考慮；考核結果為不合格的訂單跟蹤人員，公司將視情況進行培訓、調崗或辭退。六、訂單跟蹤風險控制（一）風險識別1.客戶風險：客戶可能出現訂單變更、延遲付款、取消訂單等風險。2.供應商風險：供應商可能出現原材料供應延遲、產品質量問題、交貨期延誤等風險。3.生產風險：生產過程中可能出現設備故障、人員短缺、質量問題等風險。4.物流風險：物流運輸過程中可能出現貨物損壞、丟失、延誤等風險。（二）風險評估1.可能性評估：評估風險發生的可能性，分為高、中、低三個等級。2.影響程度評估：評估風險發生后對訂單執行的影響程度，分為嚴重、較大、一般三個等級。（三）風險應對措施1.客戶風險應對措施：與客戶簽訂詳細的合同，明確雙方的權利和義務；加強與客戶的溝通，及時了解客戶需求和反饋；建立客戶信用評估體系，對客戶的信用狀況進行評估和監控。2.供應商風險應對措施：選擇優質的供應商，建立長期穩定的合作關系；與供應商簽訂詳細的合同，明確雙方的權利和義務；加強對供應商的管理和監督，定期對供應商進行評估和考核。3.生產風險應對措施：制定完善的生產計劃，合理安排生產進度；加