公司職員采購管理制度?一、總則（一）目的為規范公司職員采購行為，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及采購活動的職員，包括但不限于采購部門員工、需求部門員工以及參與采購決策和執行的相關人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.誠實守信原則：采購人員及相關人員應誠實守信，維護公司利益和形象。二、采購計劃與預算管理（一）采購需求的提出1.各部門根據業務發展需要，定期或不定期向采購部門提交采購申請。采購申請應詳細說明采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購時間等內容。2.緊急采購需求應及時以書面或電子形式通知采購部門，并說明緊急原因。（二）采購計劃的制定1.采購部門收到采購申請后，應進行匯總和分析，結合庫存情況、市場供應狀況等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物品或服務的種類、數量、采購時間、采購方式等。2.采購計劃應報相關領導審批，經批準后的采購計劃作為采購活動的依據。（三）采購預算的編制與執行1.采購部門應根據采購計劃編制采購預算，采購預算應包括采購成本、運輸費用、稅費等各項費用。2.采購預算經財務部門審核后報公司領導審批，審批后的采購預算應嚴格執行。在采購過程中，如因特殊情況需要調整采購預算，應按規定程序進行審批。三、供應商管理（一）供應商的選擇與評估1.采購部門應建立供應商信息庫，收集供應商的基本信息、經營狀況、產品質量、價格水平、售后服務等方面的資料。2.根據采購需求，采購部門應從供應商信息庫中選擇潛在供應商，并對其進行實地考察或評估。評估內容包括供應商的生產能力、技術水平、質量管理體系、信譽等方面。3.采購部門應根據評估結果，選擇合格的供應商，并與其簽訂采購合同。（二）供應商的分類管理1.采購部門應根據供應商的綜合表現，對供應商進行分類管理。分類標準可包括供應商的供貨質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面。2.對于不同類別的供應商，采購部門應采取不同的管理策略。例如，對于優質供應商，可給予更多的采購份額和優惠政策；對于不合格供應商，應及時淘汰或進行整改。（三）供應商的考核與激勵1.采購部門應定期對供應商的供貨質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面進行考核。考核結果應作為供應商評價和選擇的重要依據。2.對于表現優秀的供應商，采購部門應給予適當的獎勵，如增加采購份額、優先付款等；對于表現不佳的供應商，采購部門應及時提出整改要求，如多次整改仍不合格，應終止合作關系。四、采購流程管理（一）采購申請審批1.各部門提交的采購申請應先由部門負責人審核，審核內容包括采購需求的合理性、必要性、預算等方面。2.部門負責人審核通過后，采購申請應報公司相關領導審批。審批通過后的采購申請方可進入采購流程。（二）采購方式選擇1.根據采購物品或服務的特點、金額大小、市場供應狀況等因素，采購部門應選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。2.對于符合招標條件的采購項目，應按照國家有關法律法規及公司招標管理制度進行招標采購。招標采購應發布招標公告，邀請潛在供應商參加投標，并按照評標標準進行評標，確定中標供應商。3.對于金額較小、市場供應較為充足的采購項目，可采用詢價采購方式。詢價采購應向多家供應商發出詢價函，要求其報價，并根據報價情況選擇合適的供應商。4.對于技術復雜、專業性較強的采購項目，可采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購應邀請不少于三家供應商參加談判，并按照談判文件要求進行談判，確定成交供應商。5.對于只能從唯一供應商處采購的物品或服務，可采用單一來源采購方式。單一來源采購應報公司相關領導審批，并在采購文件中說明理由。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商應簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等方面。2.采購合同簽訂前，采購部門應將合同文本提交法律部門或相關專業人員進行審核，確保合同的合法性、有效性和完整性。審核通過后的合同方可簽訂。（四）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部門應及時向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物品或服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，確保訂單按時、按質、按量完成。（五）采購驗收1.采購物品或服務到貨后，采購部門應及時通知需求部門和質量檢驗部門進行驗收。驗收內容包括采購物品或服務的數量、質量、規格等方面。2.需求部門和質量檢驗部門應按照采購合同和相關標準進行驗收，并出具驗收報告。驗收合格的采購物品或服務方可辦理入庫手續或投入使用；驗收不合格的采購物品或服務，采購部門應及時與供應商協商解決，如退貨、換貨、補貨等。（六）采購付款1.采購付款應按照采購合同約定的付款方式和時間進行。采購部門應在收到供應商的發票、驗收報告等相關憑證后，填寫付款申請單，并報財務部門審核。2.財務部門審核通過后，按照公司資金管理制度辦理付款手續。付款時，應嚴格核對供應商信息、發票信息、合同信息等，確保付款的準確性和安全性。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等方面。2.對于識別出的風險，采購部門應分析其發生的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對措施：密切關注市場動態，及時了解市場價格變化、供應情況等信息，合理安排采購計劃，避免因市場波動導致采購成本增加或供應中斷。2.供應商風險應對措施：加強供應商管理，建立供應商評價和考核機制，選擇優質供應商，降低供應商違約風險。同時，與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，約束供應商的行為。3.質量風險應對措施：嚴格采購物品或服務的質量標準，加強質量檢驗和驗收工作，確保采購物品或服務符合質量要求。對于質量不合格的采購物品或服務，應及時采取退貨、換貨、補貨等措施，避免給公司造成損失。4.合同風險應對措施：在簽訂采購合同前，應認真審核合同條款，確保合同的合法性、有效性和完整性。同時，加強合同執行過程中的監督和管理，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題，避免合同糾紛的發生。5.付款風險應對措施：嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款，加強付款審核，確保付款的準確性和安全性。同時，建立供應商信用檔案，對信用不佳的供應商采取相應的限制措施，降低付款風險。六、采購監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計監督，檢查采購制度的執行情況、采購流程的合規性、采購合同的履行情況等方面。2.采購部門應建立健全內部監督機制，加強對采購人員的日常管理和監督，防止采購過程中出現違規行為。（二）外部監督1.公司應主動接受政府有關部門、社會公眾等外部監督，及時公開采購信息，接受社會監督。2.對于涉及重大采購項目或社會關注度較高的采購活動，公司可邀請外部專業機構進行審計或監督，確保采購活動的公正、公平、公開。七、采購人員行為規范（一）職業道德1.采購人員應遵守國家法律法規和公司各項規章制度，誠實守信，廉潔奉公，不得接受供應商的賄賂、回扣、宴請等不正當利益。2.采購人員應保守公司商業秘密，不得泄露采購信息、供應商信息等機密內容。（二）工作紀律1.采購人員應按時上下班，不得遲到、早退、曠工。工作時間內不得從事與工作無關的事情。2.采購人員應認真履行工作職責，積極主動地完成采購任務，不得推諉、拖延。（三）業務能力1.采購人員應具備良好的業務能力和專