刻章員管理制度?一、總則（一）目的為加強公司刻章管理，規范刻章員的工作行為，確保公司印章的安全使用和妥善保管，維護公司的合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有刻章員及涉及印章使用的相關部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定。2.安全性原則：確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用、偽造等情況發生。3.規范性原則：明確印章使用流程，規范刻章員操作行為，確保印章使用準確、規范。4.責任追究原則：對違反印章管理規定的行為，追究相關人員責任。二、印章種類及管理職責（一）印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權力、承擔責任的主要印章。2.法定代表人章：用于特定文件簽署等。3.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。4.財務專用章：用于財務相關業務，如票據、報表等。5.部門章：各部門根據工作需要刻制的印章，用于部門內部文件等。（二）管理職責1.行政部門負責公司各類印章的刻制、備案、收繳、銷毀等工作。制定和完善印章管理制度，并監督執行。定期檢查印章保管和使用情況。2.刻章員負責印章的日常保管，確保印章安全。嚴格按照印章使用流程進行用印操作，做好用印登記。發現印章損壞、遺失等異常情況及時報告。3.使用部門明確專人負責印章使用申請，填寫用印申請表，說明用印事由、文件名稱等。在用印后及時將用印文件歸檔保存。三、印章刻制與備案（一）刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或個人，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規格等信息。2.經部門負責人審核，報公司領導審批同意后，交行政部門辦理刻制手續。（二）刻制要求1.行政部門應選擇具有合法資質、信譽良好的印章制作單位進行刻制。2.印章材質、樣式應符合公司規定和國家相關標準。3.刻制完成后，行政部門應留存印章印模備案。（三）備案登記1.行政部門將新刻印章的相關信息，包括印章名稱、編號、規格、刻制時間、使用范圍等，在公司印章管理臺賬上進行詳細登記。2.按照當地公安機關要求，及時辦理印章備案手續，留存備案證明文件。四、印章保管（一）保管方式1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章等重要印章應設立專門的保險柜保管，鑰匙由刻章員專人負責保管，密碼由刻章員掌握，不得告知他人。2.部門章可由部門負責人指定專人保管，存放在安全的地方。（二）保管環境1.印章保管場所應具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件，確保印章安全存放。2.嚴禁將印章存放在不安全或易損壞的地方，如潮濕的地下室、無人看管的辦公室等。（三）保管人員職責1.刻章員應嚴格遵守印章保管制度，不得擅自將印章交與他人保管或使用。2.每天下班前，檢查印章是否妥善保管，保險柜是否鎖好。3.定期對印章進行清潔、保養，確保印章清晰、完好。（四）印章交接1.刻章員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，應填寫《印章交接清單》，詳細記錄交接印章的名稱、數量、完好情況等。2.交接雙方及監交人應在清單上簽字確認，確保交接手續完整。五、印章使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協議、報表等的簽署。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授權的文件簽署、支票背書等。3.合同專用章：專門用于簽訂各類經濟合同、合作協議等。4.財務專用章：用于財務票據、財務報表、銀行結算等業務。5.部門章：用于部門內部的通知、報告、證明等文件。（二）使用流程1.申請：使用部門填寫《用印申請表》，注明用印事由、文件名稱、份數、用印時間等，并經部門負責人簽字審核。2.審批：根據用印事項的重要程度和涉及金額大小，分別報公司領導審批。一般事項由分管領導審批，重大事項由總經理審批。3.用印：刻章員收到經審批的《用印申請表》后，認真核對申請表內容與用印文件是否一致。在用印時，應在印章使用登記簿上詳細記錄用印日期、文件名稱、用印份數、申請人、批準人等信息。4.蓋章：將印章端正、清晰地蓋在用印文件規定的位置上，確保印章與文件內容相符。5.留存：用印完成后，刻章員應將《用印申請表》與用印文件一并留存歸檔，以備查閱。（三）特殊情況處理1.緊急情況下（如文件急需發出等），無法及時履行審批手續的，使用部門應電話請示公司領導同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續。2.因業務需要攜帶印章外出使用的，須填寫《印章外出使用申請表》，經公司領導批準后，由刻章員專人攜帶印章外出，并在規定時間內返回公司。印章外出期間，必須由刻章員或公司指定人員全程陪同，確保印章安全。六、印章停用與銷毀（一）停用情形1.公司名稱變更、機構調整等原因導致印章不再使用。2.印章損壞、遺失等無法正常使用。（二）停用程序1.行政部門在確定印章停用后，應及時發布印章停用通知，告知公司各部門及相關人員。2.將停用印章收回，與印章管理臺賬進行核對，確保印章全部收回。（三）銷毀程序1.填寫《印章銷毀申請表》，說明印章停用原因、銷毀方式等，經公司領導審批同意。2.選擇具有資質的銷毀單位進行印章銷毀，銷毀過程應有專人監督，并保留銷毀記錄。3.在印章管理臺賬上注銷印章信息，將銷毀證明文件歸檔保存。七、監督檢查與責任追究（一）監督檢查1.行政部門定期對印章保管和使用情況進行檢查，檢查內容包括印章保管是否安全、使用流程是否規范、用印登記是否完整等。2.公司內部審計部門不定期對印章管理進行審計監督，發現問題及時提出整改意見。（二）責任追究1.對違反印章管理制度的行為，視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.因印章管理不善導致公司遭受經濟損失或聲譽損害的，相關責任