檔案管理制度大全?一、總則1.目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位的檔案管理工作。3.檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、照片、錄音、錄像等。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌管理公司檔案工作。2.檔案管理人員職責(zé)負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等日常工作。制定和完善檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。對檔案進行定期檢查和清點，確保檔案的安全與完整。為公司各部門提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。參與檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集1.收集范圍公司內(nèi)部形成的各類文件、資料，包括但不限于工作計劃、總結(jié)、報告、通知、會議紀(jì)要等。公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。公司的工程圖紙、技術(shù)資料、產(chǎn)品資料等。公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄等。公司的宣傳資料、活動照片、影像資料等。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確、完整地收集。對于重要文件和資料，應(yīng)在形成后及時移交檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促。四、檔案整理1.分類原則檔案按照年度機構(gòu)保管期限進行分類。2.分類方法年度：按照文件形成的年度進行劃分。機構(gòu)：按照公司內(nèi)部的組織機構(gòu)進行分類。保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）。3.整理步驟裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進行修整和裝訂。編號：為每份檔案編制唯一的編號。編目：填寫檔案目錄，包括編號、題名、日期、保管期限等信息。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注相關(guān)信息。五、檔案保管1.保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.保管要求檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對電子檔案應(yīng)進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護，確保數(shù)據(jù)的安全和可用。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。六、檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用需求，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)等組成，負責(zé)檔案鑒定工作。3.鑒定方法對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，確定其保存價值。對于已失去保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單。4.銷毀程序經(jīng)檔案鑒定小組審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單存檔。七、檔案借閱與利用1.借閱范圍公司員工因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.借閱手續(xù)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門批準(zhǔn)后，辦理借閱登記手續(xù)，借閱人領(lǐng)取檔案。3.借閱期限一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱要求借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查。5.檔案利用檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)需求提供檔案查閱、借閱、復(fù)印等。對于重要檔案的利用，應(yīng)進行登記和跟蹤，確保檔案的安全使用。八、檔案統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息。2.統(tǒng)計方法檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表，并上報公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.統(tǒng)計分析通過對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為改進檔案管理工作提供依據(jù)。九、電子檔案管理1.電子檔案定義公司在各項活動中形成的以電子形式存在的文件、資料等。2.電子檔案收集各部門應(yīng)及時將形成的電子文件移交檔案管理部門。電子文件應(yīng)確保內(nèi)容完整、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全。3.電子檔案整理按照電子檔案分類方案進行分類整理。建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。4.電子檔案存儲采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，進行異地備份。定期對電子檔案進行檢測和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。5.電子檔案利用通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或檔案管理系統(tǒng)提供電子檔案的查閱、下載等服務(wù)。對電子檔案的利用情況進行記錄和統(tǒng)計。十