辦公室管理制度第第頁辦公室日常管理制度第一章總則辦公室是員工從事工作的勞動場所，公司努力創造一個安全、舒適、健康的辦公環境。為了加強公司管理,維護公司良好形象，特制定本規范,明確要求,規范行為，創造良好的企業文化氛圍。員工自覺維護良好的辦公環境.第二章員工行為規范（一）儀表規范【著裝】整潔、大方、得體員工衣著應當合乎企業形象及部門形象，原則上員工穿著及修飾應穩重大方、整齊清爽、干凈利落，服裝正規、整潔、完好、協調、悅目；可化淡妝，上班時間不得當眾化妝，勿穿領口過低、裙子過短的衣服,勿帶過多飾品；鞋襪應保持干凈，在公共場所不赤腳,不穿拖鞋，男職員不穿背心.【舉止】文雅、禮貌、精神上班時間保持良好的精神狀態，精力充沛，精神飽滿，樂觀進取；對待上司要尊重,對待同事要熱情，處理工作保持頭腦冷靜，提倡微笑待人,微笑服務；開誠布公,坦誠待人，平等尊重，團結協作，不將個人喜好帶進工作中，不拉幫結派、黨同伐異;保持良好坐姿、行姿，切勿高聲呼叫他人;出入會議室或上司辦公室，主動敲門示意，進入房間隨手關門.【語言】親切、誠懇、謙虛1．語音清晰、語氣誠懇、語速適中、語調平和、語意明確言簡；2．與他人交談,要專心致志，面帶微笑,不能心不在焉，反應冷漠；3．禁止在辦公室內說臟話、雜語,使用文明語言；4．見到領導時應主動打招呼，向上級匯報工作時應簡潔、明確.【接待】禮貌、熱情現場接待,遇有客人進入工作場地應禮貌勸阻,上班時間（包括午餐時間）辦公室內應保持有人接待；電話接聽：接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲,如受話人不能接聽,離之最近的職員應主動接聽，重要電話作好接聽記錄,推銷電話或無聊電話，應婉轉及迅速拒絕，嚴禁占用公司電話時間太長；待客:熱情大方的對待來客，客人到時應起立迎接，安排入座，雙手遞水；告辭時，應道別。客人約見要準時，如另有客人來訪須等待時，應主動端茶道歉；社交活動:應注意維護企業形象，男員工要修面,頭發梳理整齊，衣服整潔大方，保持儀態大方得體；女員工應適當化妝,衣著色彩協調，大方得體。（二）辦公秩序【上班】作時間內不應無故離崗、串崗,不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩、請勿在室內吸煙、吐痰,確保辦公環境的安靜有序；職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結束后做好個人工作區內的衛生保潔工作，保持物品整齊、桌面清潔,需保密的請妥善保管或鎖好，個人文件及貴重物品保存妥當；下班時必須檢查好公司一切電源及門窗后方可離開；各部門專用的設備由其部門指定專人定期清潔,公司公共設施則由辦公室負責定期的清潔保養工作；接聽電話及時應有禮貌，一般鈴聲不應超過三聲，當要找的人員不在時，應詢問留言等,及時的予以轉告當事人；客戶上門時，由相關業務人員在接待室負責禮貌待客；上班時間（包括午餐時間)辦公室內應保持有人接待;工作時間對待領導、同事、來訪者等應熱情、有禮貌；保持良好的工作情緒,禁止將私人情緒帶入工作當中；工作中同事之間應本著以公司利益為重，團結合作、快捷高效為原則，應及時解決可能存在的矛盾和問題;職員間的工作交流應在規定的區域內進行或通過公司內線電話聯系，如需在個人工作區域內進行談話的，時間一般不應超過三分鐘（特殊情況除外）;工作時間內不打私人電話或發送手機短信，不接待與工作無關的來客,不利用公司電話打私人電話（特殊情況除外)；公司員工禁止在工作時間內或辦公場所談情說愛,影響工作者一律扣發當月獎金，嚴重者酌情進行當月工資相應的扣發，屢勸不改者將進行解雇；未經行政部同意，禁止私自調換工作位置或挪動工作臺、文件柜等辦公用具、辦公設備；各種文件、表單、用品應分類，便于使用,所有人員應隨時保持其整齊；各類證件、協議、采購單等均為公司秘密，不得向無關人員泄露有關公司的內部情況,凡文字性的辦公垃圾，均要粉碎后再丟棄；公司的電腦、傳真機、復印機、照相機等原則上不能用于私人用途，若有特殊原因，須事先提出申請，經批準后方可使用；電腦專人專管,不允許下載任何游戲、玩游戲、下載電影、上私人QQ聊天及做與工作無關之事；員工應關注辦公電腦的用電狀況，待機時應關閉顯示器;當離開時,關閉電腦上打開的所有窗口，長時間不使用時(如因故外出）應將電腦關閉；發現辦公設備（包括通訊、照明、影音、電腦等）損壞或發生故障時,員工應立即向辦公室報修，以便及時解決問題，人為損壞遺失照價賠償;非工作相關嚴禁在展廳或者會議室逗留；服從公司領導及主管人員的管理，遵守公司的各項規章制度。【外出工作】一、適用范圍：

1．上級交代必須馬上辦理的事務;

2．偶發事件需要馬上外出處理；

3．行政事務，必須馬上趕辦或計劃辦理;4．外部專業培訓；

5．出席活動或外出接待客戶。二、外出時間規定:視地點之遠近,事情之繁簡。

三、外出前,應事先填妥“臨時外出申請單"，報本部門負責人核準.離開公司時,憑此條到行政人事部前臺進行登記,返回后到行政部備案。

四、臨時外出的核準權限如下：

1．普通員工：由部門經理核準；

2．部門經理：由總監核準，部門未設總監的，由總經理核準。五、外出注意事項：往返請注意交通安全，如未能在規定時間返回者，應先行與主管領導聯絡，返回時再重新到行政部備案；外出工作時不得處理私人事情或其他與工作無關之事，不得偷懶導致影響工作進度;外出工作時應注意維護企業形象,保持儀態大方得體。【午休】因下午工作時間較長，午休時間請抓緊時間解決午餐，以便有充足的午間休憩,保持良好的工作狀態；打包叫餐吃回來辦公室的，請保持衛生整潔，自帶便當的，使用微波爐的，是安全使用;值班人員請做好自己的本職工作，電話記錄及接待工作;午休時，請勿大聲喧嘩,影響作息;午休時如不用電腦空調，請關閉電腦顯示屏、空調等。【下班】請同事們自覺關閉電腦、電燈、空調等；下班前值日人員再次檢查是否關閉所有門、窗、窗簾、飲水機、電腦、空調等，必須檢查好公司一切電源及門窗后方可離開；員工下班時請打卡。（三）考勤【工作時間規定】正常上班時間:辦公室人員_______________、檔口人員__________________簽到時間：辦公室人員______________前、檔口人員_____________分前;員工自覺遵守工作時間，嚴格勞動紀律，上班不遲到、不早退、不無故曠工；員工考勤以每日考勤機打卡記錄為準,不準代打，漏打，忘打；員工于規定時間上（下）班忘打卡者(包括加班)，不得重打卡，可在行政部填寫忘打卡證明單，呈直屬部門主管或經理簽證后，送行政部處理；如忘打卡事后三天內未及時呈主管批示的，行政部將視本日未出勤論，一個月內允許有三次可申請忘打卡機會.【關于遲到、早退的規定】未按規定時間上班的視為遲到，未按規定時間下班、擅自離崗的視為早退。遲到、早退扣款情況:1）5分鐘以內，不扣錢；2)15分鐘以內，扣款10元；3）30分鐘以內,扣款15元；4）1小時以內，扣款20元；5）超過1小時，扣款50元；超過3小時以上，扣除當天工資；6）無故曠工者，扣除基礎工資的雙倍工資.7)未經批準早退，每分鐘扣5元，最多扣除當天工資基本工資的雙倍。【關于加班規定】公司明確規定加班的，每小時按基本工資的1。5倍補貼，加班2小時以上的，公司提供快餐一份，如因特殊原因不能提供快餐，按10元/每人補貼餐費。【關于請假的規定】員工請假應提前向領導或部門主管申請,獲得審批后,方可請假；如因特殊情況未能在事前請假的，員工本人應口頭申請或來電申請,并在3日內補辦請假手續；病情嚴重請假時間長的，請先和上司申請審批;請假期間（無論病假事假）均無薪。事假(1)員工在工作期間確有私事要處理,必須請假的,須先填寫“請假單”，由部門主管批準，請事假當月無全勤獎；(2）本年因有事需要請長假的需要提前半年通知主管，事假超過10天以上的，公司有權予以解聘，經過批準的申請單交財務部登記結算工資使用；（3)因急事不能及時提前請假的，應于當日打電話通知本部門主管，回來后及時補填請假單;未經請假或請假未經批準而擅自離開的，一律按曠工處理。病假（1)員工各工作期間確實因病不能上班時，應填寫“請假單”，請病假當月無全勤獎；(2）請病假1天以上的由主管批準，3-7天以上的,需要出示醫生證明，7—30日以上的，停薪留職，30日以上公司有權予以解聘；經過批準的申請單交財務；（3）員工因急病，不能及時提前請假的提前打電話通知本部門，回來后及時補填請假單。【關于曠工的規定】有下列情形之一的視為曠工：1)未按規定辦理請假手續的;2）請假但未獲批準的；3)以虛假理由請假的;4）續假未獲批準的；5）部門或職位調整，逾期不到崗的；6)雖提交辭職申請，但未到規定離職日期而不到崗的；7）一整天都沒有出勤記錄的；一個月內累計曠工達三次或者全年累計曠工超過三次者，取消優秀獎，不予評優、評先進，曠工累計達到一周予以辭退.【關于全勤獎的規定】為加強公司日常管理，規范內部管理工作，提高工作效率，結合本公司實際，建立全勤獎考核制度，全勤基本獎金為每月50元。當月在公司規定的上班時間內未出現任何遲到、早退、請假、曠工者，公司給予全勤獎；當月無論請事假或病假（不計時），均扣除本月100%全勤獎；當月曠工一次即扣除100%全勤獎。【關于年終獎的規定】工作滿一年的員工，年終獎為一個月基本工資的雙倍工資；工作未滿一年的員工，年終獎為一個月基本工資的雙倍工資＊工作月數/12【關于預支規定】由于特殊情況，員工可提前向公司預支部分工資，預支金額不得超過當月工資的60%（四）辦公環境的規范公共衛生由公司請專人打掃，每位員工應自覺維護,隨時保持干凈，維護公司形象；辦公室環境要求：環境整潔、擺放有序;隨手清潔,及時歸位；不得擺放鞋、雨傘等有礙形象和環境的雜物（鞋、雨傘存放于指定場所）；嚴禁隨地吐痰、傾倒污水和茶渣，保持地面、門窗、辦公家具、辦公設備等清潔整齊;垃圾桶不超過3/4滿；個人工作桌面必須清潔、整齊、有序，桌面不允許放書包等大件雜硬物，文檔放在抽屜或文件柜內，物品用后務必歸位；每次接待客人后,負責接待的人員應對衛生進行清理（茶杯清洗歸位，煙缸的清洗）,以保持公司的清潔；公共辦公用品請節約使用，如礦泉水、電燈、空調、紙巾,牙簽等;公共辦公區域、展廳、會議室、洗手間內嚴禁吸煙；注意生活及私人習慣，節約水電、電話費；不得長時間打私人電話或發送手機短信；開完會后,保持會議室桌面整潔干凈，椅子歸位；文明用廁，節約用紙，洗手間使用后請隨手關門關燈，洗手臺請保持干凈，無水漬；上班期間大門請保持關閉狀態；午休時請鎖好重要資料及貴重物品，保護公司財產及個人財產；下班時做好個人工作區內的衛生保潔工作,需保密的請妥善保管或鎖好，個人文件及貴重物品保存妥當；下班后必須關閉公司電腦，電風扇等電器電源，方可離開。第三章物資管理為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節約開支，特制訂本規定。（一)辦公用品的管理【分類】公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產；低值易耗品:筆、紙、電池、訂書釘、膠水等；管制品:訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等；個人保管物品：個人使用保管的三百元以上并涉及今后的費用開銷的物資；實物資產：物資價格達300元以上，如：電腦、空調、計算機、攝像機、照相機。【采購】辦公用品物資的采購，原則上由辦公室統一購買，屬特殊物資經辦公室同意,可由申購部門自行購買;申購物品應填寫物品申購單，300元以內物品申購交部門經理同意,辦公室批準；300元以上（含300元）部門主管同意，辦公室審核，總經理審批；物資采購由辦公室指定專人負責，并采取以下方式：定點：公司定大型超市進行物品采購；定時：每月月初進行物品采購;定量：動態調整，保證常備物資的庫存合理性；特殊物品：選擇多方廠家的產品進行比較，擇優選用.【領用規定】辦公用品領用要根據物資的分類，有以下幾種領用方式:低值易耗品：直接向辦公室物品保管人員簽字領用;如筆、筆記本、便條本紙巾等,紙巾每位員工一月限用兩卷；管制品：直接向辦公室物品保管人員簽字領用；貴重物品:根據專立文件的領用程度來領用；實物資產：由辦公室設立實物資產管理臺帳,以準確記錄固定資產的現狀；

辦公用品嚴禁帶回家私用。

【部門辦公用品領用】各部門需申請領用貴重或批量辦公用品時,先由申請人填寫“申請書”,并由部門經理簽字后，上報總經理審批，再由公司總部進行購買和調配;公司總部須依照“申請書”的要求購買并進行調配；調配妥當后，經申請部門經理檢查無誤后即可領用；部門辦公用品領用后，由部門經理或指定專人負責維護,并報辦公室內務部備案。

【個人辦公用品的領用】新員工辦公桌椅的配備：由辦公室內務部統一安排，在新員工到崗之前需完成相應的配置工作；新員工到崗后需在行政部領取一套辦公易耗品，視工作性質和需要再申請調配其他辦公用品。

【員工日常辦公易耗品的管理】1．員工如需領用辦公易耗品，須在行政部處填寫“辦公用品領用登記表”；2．辦公室內務部每月須盤點一次辦公低值易耗品的消耗情況，并上報總經理及財務部備案；3．員工應當自覺愛護公司的財產，不得亂刻亂畫；對日常易耗品應節約使用；4．行政部有權控制每位員工的辦公物品領用總支出。【借用規定】1．凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單,并由部門主管簽字認可；2．借用物資超時未還的，辦公室有責任督促歸還；3．借用物資發生損壞或遺失的,視具體情況照價或折價賠償.（二）公共設施管理規定【電話的使用】公司電話不允許接打私人電話；如因業務需要打長途電話時，必須做出書面申請，并盡可能地節約話費；推銷電話或無聊電話，應婉轉及迅速拒絕，嚴禁占用公司電話時間太長.【傳真機的使用】傳真機由行政助理負責使用和維護,要保障傳真紙張的充足，傳真效果清晰；傳真件的收發工作由行政助理統一負責；傳真件收發送完畢后，行政助理應及時確認傳真件的收發狀況和質量；【打印機的使用】禁止打印非工作文檔,禁止用于私人用途；打印機由專責人員負責維護，保證打印機有良好的打印效果；公司員工應當愛護公共辦公用品，打印、復印文件時應盡量避免浪費；復印紙、打印紙只能用于復印、打印，不能作稿紙使用，應做到重復利用。【公共電器的使用】未經許可，不得私自拆裝或移動公司的電器，如飲水機、電話、打印機、傳真機電器開關等；公司電器由辦公室內務部統一管理和維護,如出現問題,應及時向專責人員提出，必要時其他員工須協助處理;共用電器請節約使用,如電燈、電腦、空調；（我國《室內空氣質量標準》(GB/T18883-2002）中規定，夏季使用空調的房間，溫度標準值為22～28攝氏度，相對濕度控制在40%~80％；冬季采暖的房間，溫度標準值為16~24攝氏度，相對濕度應控制在30％～60％;腦力勞動者的最佳室溫為18攝氏度，相對濕度控在40％～60％，有利于創造性思維，夏季室外超過30攝氏度、冬季低于8攝氏度方可開空調）.第四章員工入職與離職制度（一）入職程序【入職手續】被聘用人員應按照公司員工入職程序進行入職;入職者按公司要求的時間辦理入職手續;入職員工需帶身份證原件和復印件、兩張一寸免冠近照(管理人員須提供學歷及其他相關證明)，由行政部確認身份和證件無誤，整理檔案辦理入職手續，填寫《員工入職表》；如個別員工有特殊情況，資料未能帶全，所缺相關資料需在一個月之內交齊，學歷證明如無法提供,可用學籍證明代替.【轉正】部門直接領導、人事部進行轉正評估,新員工填寫《員工轉正自我鑒定、公司考核表》;主管以下級別的員工由所屬部門領導審批,總經理審批同意；主管以上級別總經理直接審批同意;提交相關表格的期限必須在每月30日前，獲審批同意后行政部并將《考核表》和其員工檔案一起存檔；如未能審批同意轉正則向員工退回《考核表》,說明退回原因并鼓勵員工；社保:新員工轉正后（如表現優秀的員工可申請提前購買)，或根據其本人的工作能力及素質等各方面綜合考慮,由公司審批后購買，費用按社保繳費標準收取，統一在工資里扣除。（注:請根據身份證上的資料填寫清楚，尤其是戶口所在地）。（二)辭職程序凡正式員工要求辭職者，必須提前15天以書面形式提出離職申請，經批準后辦理離職手續；未申請擅自離職者,扣發當月工資；有特殊情況沒有提前申請離職的員工應附情況說明書加以說明,可按正常離職并辦理離職手續后按實際出勤結算工資；因觸犯法律或違反公司規定而受到處分者，以開除處理（如違反公司規定造成損失的可扣發工資和獎金，嚴重者追究其相關責任）；合同員工未經批準離職稱為自動離職，按照《勞動合同》及《勞動法》相關規定應支付公司一定數額的違約金；申請離職者工資發送按公司規定發放方式及日期；申請離職者本公司將會撤銷購買社保待遇，在每月13日前填寫好《員工增減社保月報表》交財務部確認.注:沒有申購社保的員工則不用填寫;員工在離職前需提交工作相關資料，不得帶走，把手頭上的工作處理完畢；行政部負責將離職員工的聯系電話在《總部通訊錄》中刪除;離職后個人產生的行為一律與本公司無關。第五章假期制度【公休日及節假日】公休日：辦公室人員每周休1天。法定節假日：（辦公室人員）元旦,放假一天，調休一天（總計兩天）春節,放假(根據公司情況而定）;清明節,放假二天，調休一天（總計三天）勞動節，放假一天，調休一天（總計兩天）端午節，放假一天，調休一天（總計兩天)中秋節,放假二天,調休一天（總計三天)國慶