XXXXXXX有限公司文獻控制程序文件號：公布日期：實施日期：1.范疇合用于質量管理體系有關的程序文獻、、涉及法律法規等外來文獻的控制，以確保上述的文獻都受控，確保公司質量管理體系有效運行的各個場合都使用有效版本的文獻。2.規范性引用文獻下列文獻中的條款通過引用而成為本部分的條款。3.術語和定義3.1文獻：信息及其載體。其中載體能夠是紙張、磁性的、電子的、光學的計算機電子盤片、照片或原則樣品，或它們的組合。3.2形成文獻的信息：組織需要控制并保持的信息及其載體。4.職責4.1品質部4.1.1統籌組織各部門編制、修訂對應模塊體系文獻，確保體系文獻保持有效性、充足性、適宜性。4.1.2負責全部體系文獻的公布和歸檔，監控體系文獻的公布、受控、歸檔、修訂及廢止過程，確保體系文獻處在受控狀態。4.2技術部4.2.1負責公司全部技術文獻的公布和歸檔，監控技術文獻的公布、受控、歸檔、修訂及廢止過程。4.3各部門職責4.3.1各部門負責人負責組織本部門管理模塊體系文獻的編制和審核；4.3.2品質部負責紙檔體系文獻、外來文獻的接受、發放、歸檔、回收等工作。5.程序5.1我司質量、環境及HSPM管理體系受控文獻涉及：《體系管理手冊》（涉及質量方針和目的指標的文獻）；程序文獻（規定進行某項活動或過程的途徑的文獻）；技術文獻、作業指導書等；涉及質量過程進行有效策劃、運行和控制所需的文獻和統計；適宜的外來文獻：有關法律、法規及其它規定，外部提供的圖樣、技術規定、闡明書及參考資料等；5.2體系文獻的制訂5.3.1文獻的編號、標記品質部負責體系文獻的編號、標記。5.3.2文獻的編制、審核與同意《體系管理手冊》由品質部負責編制，總經理同意。程序文獻由歸口管理部門編制，部門主管審核，副總經理代表同意，以確保文獻的充足性、適宜性。5.4體系文獻的歸檔與公布5.4.1體系文獻審批完畢后，紙檔原件由編制部門文獻管理員在品質部處加蓋“受控文獻”印章后統一歸檔，登記在《受控文獻一覽表》中。5.4.2體系文獻歸口管理部門文獻管理人員根據需要，向需將文獻放置在工作現場的部門發放紙檔體系文獻，并統計在《文獻發放回收統計單》中。品質部完畢電子版文獻歸檔后，統一向全公司范疇內以郵件形式公布。5.4.4體系文獻的保存期限按附件《受控文獻一覽表》執行。5.4.5因文獻損壞、遺失需補領或需增加份數時，申領人（或部門）須填報《文獻領用申請單》，闡明因素，經部門主管同意，辦理對應手續后方可領用。5.5文獻的受控標記5.5.2其它體系文獻應蓋“受控文獻”，發放到有關部門5.5.3受控文獻印章應由歸口職能部門專人保管使用。5.6文獻的使用和評審5.6.2各使用部門負責紙檔體系文獻使用中的維護，保持其清晰，易于識別，不得在受控文獻上隨意涂改、劃改，并不得自行復印。使用文獻部門應登列“受控文獻一覽表”，進行使用控制。5.6.3《體系管理手冊》在每年例行管理評審前由品質部科對其適宜性和有效性進行評審，并將評審成果提交管理評審。5.6.4程序文獻由品質部科組織有關部門每年進行一次全方面的評審，根據評審意見進行修訂或換版。5.6.5其它技術文獻、作業指導書等由各部門部門根據需要不定時對其適宜性進行評審。5.6.6使用部門發現文獻不適宜可隨時提出更改申請。5.7文獻的更改5.7.2《體系管理手冊》和程序文獻需更改時，由品質部向公司申請。5.7.3其它文獻的更改，由提出部門填寫“文獻更改申請單”。并根據原文獻分發范疇，進行更換、辦理簽收手續。注：文獻版本的更改以A、B、C……表達，次數的更改以1、2、3……表達。5.7.3品質部根據文獻的更改狀況，及時作好更改標記，更新“受控文獻清單”，以識別文獻的最新修訂狀態。5.8文獻的回收與解決5.8.1體系文獻修訂換版時，前一版次文獻自動作廢，由品質部進行回收，并根據狀況進行銷毀。5.8.2使用部門交不出失效文獻，該部門負責人應填寫“文獻領用申請單”，注明因素，經部門負責人審批后方可領用新文獻。5.8.3因工作因素需保存無效紙檔文獻時，由品質部在該文獻上加蓋“作廢”章，以示區別，同時填寫“作廢文獻檔案記錄表”登列目錄以方便查尋。5.8.4回收的失效文獻，由體系管理員負責銷毀或蓋作廢章可作它用；若須銷毀，經歸口部門主管審批后方可銷毀。5.9外來文獻控制外來文獻涉及與公司質量環境管理體系相合用的最新版本各類原則、法律法規、及其它應恪守的規定：如客戶規定、產品規格書等。歸口管理部門應定時查尋，及時更新。5.9.1對外來技術類文獻（如：國際