高校學籍檔案數字化管理思考1學籍檔案數字化的作用有利于完善學籍檔案內容學籍檔案記載著學生的重要信息，傳統的學籍管理是分開存放這些信息的，往往是按照班級、專業和院系進行裝訂成冊，有的學校還會將學生的學籍發生變動時的信息在與這些信息分開來進行存放，學生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面。總之就是分開存放學生的各類學籍信息，而不是采用集中統一的方式進行管理。采用分割的方式管理學籍信息，則在查找學生的全面信息時有一定的困難。但如果采取數字化的方式集中處理這些繁瑣的信息，則可以用數據庫存儲這些信息，雖然錄入學生信息的部門不同，但是通過數據庫存儲，可以統一的顯示出這些信息，從而更加方便全面的管理學籍信息。2通過資源共享使管理更加方便各個高等院校在進行檔案的管理工作時注重學籍檔案信息的數字化。對紙質的學籍檔案、照片等進行數字化處理，建立計算機網絡，使高校檔案資源得到最大程度的開發利用，使資源能夠得到共享，通過管理學籍檔案，還能夠優化學校的管理環境，從而使學校的管理工作不僅僅服務于學生、學校，更服務于社會。2學籍檔案數字化建設中存在的問題學籍管理長期以來都是采用傳統的方式，利用人工來完成的，而現階段的學籍管理則采用了現代化的信息技術。學籍管理繁瑣信息量大，人工管理容易出錯。而現在一些已經采用了現代化信息技術管理學籍的高校，存在著重視了硬件的建設而忽視了軟件的建設。這些高校只注重了硬件設備的建設，忽略了各種應用軟件的開發，以及人員素質的培養。學籍信息數字化管理程度越高，學籍管理工作的效率和質量就越高。2現使用的學籍管理軟件無法滿足學籍管理的需求一些高校為了更好的對學籍進行管理，與某些商業公司合作或獨立開發了相應的教務管理軟件，這些軟件的應用可以在一定程度上促進學籍管理的信息化。但是，這些軟件中還存在著許多的不足。例如，適應性不強，不夠全面。每個高校的實際情況不同，而這些教務系統都是結合每個高校的自身情況所開發設計的，因此適應性不強。另外,有一些軟件由于功能不全面，不能夠很好的滲透到學籍管理中的基礎部門和各個環節，達不到學籍管理的需求。3學籍管理工作人員的現代化技術水平有待提高最近幾年，高等院校不斷的提高學籍管理的信息化程度,相應的,學籍管理人員的管理技能也應該得到相應的提高。也就是說，管理人員的計算機操作能力應該逐步的進行提高，從而使高校的學籍管理工作更好的得到實現。3實現學籍檔案數字化管理的幾項措施現今是一個高度信息化的時代，高校開始采取改革，校務信息逐漸公開，因此高等院校學籍檔案的信息化建設成為不可避免的項目o特別是現階段的高校學籍檔案管理中存在著大量的不足，同時沒有強烈的管理意識，因此必須提高學校的工作人員和管理部門對檔案管理信息化建設的重視。同時，還需要認識到信息交流、科研和教學在學籍檔案管理中占有重要的地位，通過大力的宣傳，可以為學籍檔案管理信息化建設提供一個良好的環境。另外，各高校應以自己的實際情況為基礎，與時俱進、分清主次、明確任務，解決新問題、研究新情況、形成新認識、樹立新觀念，有計劃、有步驟的加強檔案管理信息化建設。2引進先進的學籍管理系統或者完善現有系統的功能高校應該依據上級教育主管部門的要求，結合自身情況，建設一個與自身情況相符、具有自身特色且比較完善的網絡學籍管理體系,與各二級學院、班級相連，進行學籍數據信息共享。3加強學籍管理軟件開發人員與學籍管理工作人員之間的溝通之所以現在很多學籍管理系統或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因為軟件開發人不熟悉學籍管理業務造成的。為了開發的學籍管理系統能夠真正的符合學校自身的情況，開發人員應該深入到學籍管理工作的第一線，從而可以更加直觀、全面的了解學籍管理工作。同時還必須要與學校學籍管理工作人員進行深入的溝通，對他們的需求有一個詳細的了解，并對國家高教部學籍信息化管理的工作要求進行認真的學習，在此基礎才能著手開發學籍管理系統，另外在開發過程中還應該加強與學籍管理工作人員的溝通，以便于做到有錯誤及時的改正。3.4加強高校學籍管理人員的培訓學校可定期舉辦