內審員如何有效開展工作楊勝遷2012.06匯智昊通第一頁，共三十七頁。二、如何正確記錄審核證據一、如何編制檢查表三、如何編制不符合報告第二頁，共三十七頁。編制質量管理體系計劃成立審核小組編制本次審核通知審核的相關事宜準備審核實施：首次會議、現場審核、末次會議審核報告分發相關部門不符合報告發往相關部門糾正措施的制訂和實施糾正措施有效性跟蹤驗證記錄保存將改進有效措施納入標準實施持續改進提供管理評審發往相關部門審核安排、編制審核檢查表管理體系內部審核流程圖

No

Yes

第三頁，共三十七頁。4.1內部審核計劃的編制與準備4.1.1每年年初，質量負責人根據管理體系運行情況，編制《內部審核年度計劃表》，報總經理批準后，對管理體系審核進行組織準備。4.1.2計劃內的內審至少一年一次，且要覆蓋管理體系的所有要素和部門。4.1.3當客戶申訴和投訴或檢測工作中發現的問題導致對本公司檢測報告的正確性或有效性產生懷疑時，由質量負責人上報總經理批準對相關責任部門和管理體系要素實施附加內部審核。4.1.4內部審核前兩周，質量負責人負責組建內審組，內審員應由經過培訓并確認其資格的人員來擔任，內審員應獨立于被審核的工作。質量負責人編制《內部審核實施計劃表》，報總經理批準后發放給各受審部門。4.1.5內審員根據內審計劃，編寫《內審檢查表》，明確審核的內容、方法，經質量負責人確認后，作為內審檢查項目的指引。4.2內部審核實施4.2.1質量負責人主持召集有關人員舉行內審首次會議，說明內審的目的、范圍，提出內審注意事項和日程安排，首次會議由質量負責人指定人員作好會議記錄，與會人員簽到。4.0內審工作流程第四頁，共三十七頁。4.2.2首次會議結束后，轉入現場審核，內審員在《內審檢查表》的指引下，通過提問、查看記錄、查閱文件、檢查實操等方式收集審核證據。4.2.3內審員發現不符合項應在《內審檢查表》中詳細、準確描述不符合項的狀況，并由受審核部門進行確認。4.2.4內審組需在每天的現場審核結束后，召開臨時會議，匯總審核結果，對當天審核中發現的不符合項、遇到的情況進行小結，以便確認發現的不符合項的性質及安排余下的工作。4.2.5現場審核結束后，質量負責人召集內審組成員與受審核部門負責人舉行末次會議，說明審核結果和所有發現的不符合項，并確保受審核部門人員明確了解不符合項。4.2.6內審組針對每項不符合項發出《內審不合格報告》，內審員在報告中應對不符合項作詳細描述，包括不符合事實違反的相關標準條款、管理體系文件的條款及不符合的性質，并提出糾正期限，交責任部門確認后由內審員簽發。4.2.7責任部門收到由內審員簽發的《內審不合格報告》后，盡快對不符合的原因進行分析，提出糾正措施，經內審組確認后實施。4.2.8如果審核發現不符合項對檢測結果已造成影響，經總經理同意，由綜合辦公室書面通知客戶。4.3末次會議完成一周內，由質量負責人編制《內部審核報告》，內容包括審核的目的、范圍、實施情況，審核中發現的不符合項及分布情況，管理體系運行有效性的說明等內容，并由總經理批準后發至相關部門。4.4糾正措施的跟蹤驗證4.4.1對每一份《內審不合格報告》，相關責任部門必須在五個工作日內分析原因，提出初步的糾正措施；對不做出反應者，質量負責人應加以追查并向總經理報告。4.4.2糾正措施的執行情況由內審員進行跟蹤確認，驗證有效后，在《內審不合格報告》驗證欄中簽字，并做出糾正措施有效性的結論。如驗證時發現糾正措施未能完成或無效時，應重新發出《內審不合格報告》，直到有效為止。4.5糾正措施如涉及到文件的修改，此時應執行《文件控制程序》。4.6有關內部審核的資料包括糾正措施的內容、實施結果的有效性以及所導致的文件修訂均應記錄并存檔。4.7質量負責人將內部審核結果及所采取的糾正措施，提交管理評審，驗證管理體系運作的有效性和符合性。4.0內審工作流程第五頁，共三十七頁。一、如何編制檢查表1、收集相關信息2、按照過程方法編制檢查內容3、結合重點與難點編制第六頁，共三十七頁。1、收集哪些相關信息標準要求——ISO9000/ISO14000/OHSAS18000/PCAP法律法規要求及其他要求體系文件要求——手冊、程序文件、作業指引上次審核集中的問題點——所開出的口頭與書面的不符合項已知該部門曾經發生過的管理問題第七頁，共三十七頁。一、如何編制檢查表1、收集相關信息2、按照過程方法編制檢查內容3、結合重點與難點編制第八頁，共三十七頁。2、按照過程方法編制檢查內容是否根據標準與實際運行情況策劃出相應的程序文件或作業指引等是否按照所策劃的文件進行實施是否根據實施情況進行相應的監測和記錄相應的監測結果是否對監測結果進行評價及處理，處理記錄是否保存，處理結果是否滿足要求第九頁，共三十七頁。舉例：查人力資源部請按要求編制檢查表第十頁，共三十七頁。一、如何編制檢查表1、收集相關信息2、按照過程方法編制檢查內容3、結合重點與難點編制第十一頁，共三十七頁。3、結合管理的重點與難點編制針對各部門的工作特點與控制重點編制檢查內容針對工作中容易出錯的問題編制檢查內容針對管理中的盲點編制檢查內容第十二頁，共三十七頁。二、如何正確記錄審核證據1、收集審核證據的方法2、審核證據的記錄內容與方法3、對于不符合要求之處理方法第十三頁，共三十七頁。1、收集審核證據的方法聽：聆聽、傾聽，聽你所關心的；看：敏銳、敏感，絲絲縷縷中看出問題的真相；查：學會抽樣查看，學會證實；問：不脫離你的主題，詢問你所關心的事。記錄：是不可缺少的，尤其是對問題點應予詳細的記錄第十四頁，共三十七頁。附件1、證據類別b.非客觀證據:＊主觀推測,推斷要發生的事情；＊傳聞，陪同人員及無關人員的說話；＊作廢文件的規定，擅自改過的記錄。第十五頁，共三十七頁。附件1、證據類別a.客觀證據:＊存在的客觀事實(例如:觀察﹑測量﹑實驗的結果)﹔＊被訪問人員(當事人)的口述﹔＊現存的文件﹑記錄等。第十六頁，共三十七頁。二、如何正確記錄審核證據1、收集審核證據的方法2、審核證據的記錄內容與方法3、對于不符合要求之處理方法第十七頁，共三十七頁。2、審核證據的記錄內容與方法按5W2H方法記錄你所發現的事實與測試結果對于一些文件的引用或記錄，盡量用一些唯一性的標識與記錄，如：文件名稱與編號、版本、版次，表格的標題與編號，注意摘錄重要的檢測記錄、檢驗人員、檢驗方法等第十八頁，共三十七頁。2、審核證據的記錄內容與方法包含時間﹑地點﹑人員﹑主題事件﹑主要過程活動實施慨要；觀察到的事實主要過程﹑關鍵過程和主要信息；不合格情節可追溯，必要時有見證人。第十九頁，共三十七頁。舉例1：如何記錄所發現的信息審核員來到工程部審核，看到工人在進行設備的維修，審核員問該工人，維修中使用的含油紗布如何處置？工人回答，我們有文件規定，使用后該收集到專用的有害廢棄物收集筒中，審核員問有害物收集桶在何處，工人指向車間的一頭的一個鐵桶，審核員走過去發現，鐵桶里有含油紗布，也有生活垃圾，審核員問工程部的部長，為何鐵桶里有含油棉紗，也有生活垃圾，部長說，這是生活垃圾桶，那個工人可能不知道這是生活垃圾桶。第二十頁，共三十七頁。舉例2：如何記錄所發現的信息你在稽核調漆室時,發現程序書<OHS-16>規定每一個月需更換操作人員防護面具的濾毒罐一次,稽審核時發現目前在調漆室工作的三名員工,其中有一名員工的濾毒罐已有一個半月尚未更換,但該名員工阿鳥向你說明他所使用的濾毒罐一切良好,配戴時并未聞到溶劑的味道,且并無身體不適的感覺.

第二十一頁，共三十七頁。二、如何正確記錄審核證據1、收集審核證據的方法2、審核證據的記錄內容與方法3、對于不符合要求之處理方法第二十二頁，共三十七頁。3、對于不符合要求之處理首先要記錄該活動所要求的正確內容，如文件所規定的再記錄在現場或測試所發現的不符合之事實，如相關數據，操作方法等你認為不符合要求的證據，可以自己做一下標識，不要在現場輕易表態，待與審核組共同討論后，再根據組長要求開出不符合報告第二十三頁，共三十七頁。三、如何編制不符合報告1、證據與審核準則進行核對2、不符合事實描述3、不符合報告編制第二十四頁，共三十七頁。1、證據與審核準則核對明確審核準則有哪些：標準、法律法規、顧客要求及其他要求、體系文件（包括一、二、三級文件）從檢查表中列舉出可能屬于不符合的證據將所列舉出不符合證據與相應的審核準則核對，找出不符合條款及不符合理由。第二十五頁，共三十七頁。附件1：不符合的分類a.不符合類型:＊體系性---質量管理體系與有關標準﹑法律﹑法規不符合﹔＊實施性---未按文件/程序實施﹔＊有效性---實施效果未達要求。第二十六頁，共三十七頁。附件1：不符合的分類b.不符合性質:＊嚴重不符合嚴重不合格通常是指系統性或區域性失效。＊一般不符合個別偶然的后果輕微的對某個區域性或系統有效性影響輕微的。第二十七頁，共三十七頁。附件1：不符合的分類b.不符合性質:＊觀察項--證據稍不足﹐但存在問題﹐需提醒的事項﹔--已發現問題﹐但尚不能構成不合格﹐如發展

下去就有可能構成為不合格的事項﹔--其它需要提醒注意的事項。第二十八頁，共三十七頁。三、如何編制不符合報告1、證據與審核準則進行核對2、不符合事實描述3、不符合報告編制第二十九頁，共三十七頁。2、不符合事實描述不要添加任何自己的語言，純事實描述語言要簡潔、意思要清楚，前后不要矛盾闡明不符合標準的理由（不符合標準條款中的具體內容）第三十頁，共三十七頁。三、如何編制不符合報告1、證據與審核準則進行核對2、不符合事實描述3、不符合報告編制第三十一頁，共三十七頁。3、不符合報告編制選擇不符合報告之模板搞清楚嚴重不符合、一般性不符合及口頭建議項待不符合事實與理由搞清楚后，再填寫不符合報告之內容，要求被審核部門確認。第三十二頁，共三十七頁。附件1、審核發現的形成不要吹毛求疵，應該懂得持續改進，小事以提醒的方式告之；要抓住體系中的大缺失，以幫助別人能改進后有所提高；對重復性發生的小問題，應該當作系統問題提出，這不能應小而放。第三十三頁，共三十七頁。附件1：不合格報告三要素標準違背條款（包括要求）不合格嚴重程度性質狀態地點客觀事實事物特征當事人要求是什么合同和法規要求體系文件要求標準要求經理說第三十四頁，共三十七頁。附件：2010年TUV外審不符合項第三十五頁，共三十七頁。謝謝大家?。?！學習是為美好生活而準備的！第三十六頁，共三十七頁。內容總結內審員如何有效開展工作。楊勝遷2012.06。將改進有效措施納入標準實施持續改進。4.1.2計劃內的內審至少一年一次，且