現代會議組織與服務教師：陳小平第四章現代會議文書服務定向目標了解會議名稱與會議議題學會撰寫會議籌備方案理解會議議程的安排熟練掌握會議記錄及會議通知的寫法

第一節會議籌備方案一、什么是會議籌備方案

會議籌備方案是開會前對會議準備T作的總體籌劃，是會議策劃方案的具體化。二、會議籌備方案的作用(l)可以確保會議的周密組織。(2)可以確保會議的服務質量。(3)可以確保會議溝通良好。(4)可以確保領導意圖得以貫徹落實。

三、會議籌備方案的結構與寫法（一）標題（二）正文

1．會議名稱

2．會議的主題和議題3．會議議程4．會議的時間和地點5．會議所需的設備和工具6．會議文件7．與會者的組成8．會議的經費預算9．會議住宿和餐飲安排

1O.會議的籌備機構

11.附件名稱（三）落款和日期四、會議籌備方案的形成與使用1.會議籌備方案是在會議策劃方案被采用后形成的。2.會議籌備方案的制定要經過一定的程序，一般包括組建籌備委員會，劃分籌備機構各小組并選舉或指派籌備方案負責人，與領導溝通確定籌備方案的各項內容。3.會議籌備方案擬出后要經上級審核批準，然后才可部署實施。提醒您：1．會議籌備方案側重于會議準備工作的組織與實施，內容不涉及會議宣傳、營銷等內容。2．會議時間、地點、議程和經費等內容要寫得詳細具體。第二節會議名稱與會議議題一、會議名稱會議名稱是對會議基本信息如主辦者、與會者、時間或會議類型的概括，是構成會議的六大要素之一。

（一）會議名稱的確定會議名稱的確定一般采用揭示會議主題、主辦者、功能、與會者、范圍、時間和屆次、地點、方式、種類等特征的方法。

（二）會議名稱的結構與寫法(l)主辦單位名稱(2)會議基本倍息(3)會議種類

二、會議議題

會議召開時，與會者在一起共同商討的問題就是會議議題。會議議題是對會議主題的分解，是實現會議目的的途徑和方法。會議議題是構成會議的基本要素，沒有議題的會議是難以想象的。

（一）會議議題的確定(l)領導同志批示交辦的或指定有關部門匯報的問題；(2)下級機關提請討論的問題；(3)上級領導下達指示，需要各部門集體學習討論、研究貫徹執行的問題。會議議題確定后要請領導審核批準。

(二)會議議題的結構與寫法(l)年會舉辦的時間。(2)年會舉辦的地點（場所）。(3)年會形式及節目來源。(4)禮品發放方式。（三）會議議題的擬寫要求(l)擬寫會議議題要表述準確，語句簡潔明了。(2)會議議題要準確具體地體現會議目標，為會議目標服務。每一次會議都有具體的目標，盲目的會議會造成人力、物力和財力的浪費。會議的目標有主次輕重之分，會議的議題必須體現中心目標或主要目標，不能準確反映會議目標或者與會議目標無關的議題會造成溝通困難，從而影響會議的質量。

三、會議名稱與會議議題的形成和使用(l)會議名稱與會議議題都形成于會議籌備階段，是集體討論的結果，且需領導審核批準。(2)二者均為會議籌備方案的主要內容，大型會議的會議通知也要寫明會議名稱和會議議題。(3)會議議題主要用來體現會議內容，主持人在會議升始時通常要進行介紹，以使與會者心中有數，做好準備。第三節會議議程與會議日程一、會議議程

（一）會議議程的確定

會議議程是會議籌備方案的組成部分，在制定會議籌備方案時確定。其主要包括：根據參加會議的主要領導確定會議主持人，根據會議主題確定會議議題及討論順序、方式或發言人及發言順摩，根據會議主題確定領導人講話內容及時間安排。(二)會議議程的結構與寫法1．標題

2．題注3．正文

(l)主持人宣布會議開始。

(2)討論議題一：××××××。

(3)討論議題二：××××××××。

(4)領導作會議總結。

(5)宣布會議結束。（三）會議議程的形成與使用(l)會議議程的內容通常是在會議籌備方案形成過程中討論確定的，制作成會議文件后與會議通知一起在會前發至與會者手中。(2)會議議程是與會者及早了解會議內容、做好參會準備的依據，通常在會前就需及時拿到，開會時要隨身攜帶。(3)主持人在開場時通常要宣讀會議議程，如果有更改需要做出說明。（四）會議議程的寫作要求

(1)會議議程根據會議情況可詳可略。簡單的會議議程只是會議內容先后次序的安排，沒有具體時間。(2)會期一天以上的會議議程通常以日為單位，采用表格式，一天一個表格，把每一天的安排按時間先后從早到晚詳細列出。會議議程表的示例可參見表4-2。二、會議日程

（一）會議日程的確定會議日程是會議時間安排的總體方案，要根據會議項目的總體安排確定會議報到的時間、地點安排，三餐的時間、地點安排，會間休息、娛樂等活動的時間、地點安排。(二)會議日程的結構與寫法(1)標題：會議名稱十日程（安排）。(2)正文：通常包括活動內容、時間、地點。提醒您：會議議程、會議日程、會議程序是有區別的。1．會議議程是為使會議順利召開所做的內容和程序安排，是會議需要遵循的程序。它包括兩層含義，一是指會議的議事程序，二是指列入會議的各項議題。會議議程是整個會議議題性活動順序的總體安排，不包括會議期間的儀式性、輔助性的活動。2．會議日程是將各項會議活動(包括儀式性、輔助性活動)落實到單位時間，凡會期滿1天(即兩個單位時間)的會議都應當制訂會議日程。3.會議程序是一次單元性會議活動或單獨的儀式性活動的詳細順序和步驟。4.在使用上，會議議程和會議日程都是有關會議的時間的安排，都是在會前發給與會人員；但會議議程只是會議進行中各項內容先后順序的安排，會議日程包括除會上內容外其他如報到、食宿、娛樂、交通等的時間安排。會議議程內容通常包括在會議日程內容中，小型會議可以只有會議議程而沒有會議日程。會議程序只供領導主持會儀時參考，不發給其他與會者。第四節會議通知一、什么是會議通知會議通知是會前文書的一種，是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者會前溝通的重要渠道。下達會議通知的主要目的就是把參加會議的有關事項告知與會者。二、會議通知的類型(l)按形式分，會議通知有口頭通知和書面通知，正式會議一般要發書面通知。(2)按行為方式分，會議通知有當面通知、電話通知、電子郵件通知、電報通知、墻報通知、報紙通知、廣播通知、電視通知等。(3)按作用分，會議通知有預告性通知和正式通知。(4)按寫法分，常用的有公文式會議通知、書信式會議通知、備忘錄式會議通知、請柬式會議通知。

三、會議通知的內容(l)會議召開的背景或目的、意義。

(2)會議的主要內容（議題）。(3)會議召開的時間。(4)會議召開的地點。(5)與會人員的組成。(6)參加會議的要求，所需提供的材料等。四、會議通知的結構與寫法

（一）公文式會議通知1．標題2．主送單位名稱3．正文(l)前言(2)主體(3)結尾4．落款和日期(l)發文單位名稱（如標題中有，可省略）。(2)發文日期。(3)加蓋發文單位公章。(二)書信式會議通知書信式會議通知采用書信的格式，通過郵寄發送，類似于邀請信。(l)標題：會議名稱+邀請函，也可以直接寫“會議通知”四個字。(2)稱謂：單位智稱或個人姓名。(3)正文：開頭+主體+結尾。開頭交代會議的目的、意義、背景等。主體除對會議內容、參加人員、會議時間、地點、要求、聯系人、聯系方式等做出具體說明外，通常還要寫清主辦方地址、郵編、銀行賬號、網址等。(4)落款和日期。寫明發文單位名稱（如標題中有，可省略）和發文日期，并加蓋發文單位公章。（三）備忘錄式會議通知備忘錄式會議通知用于小型會議或單位內部事務性、例行性會議。備忘錄式會議通知內容簡短，通常一段中寫明會議內容、人員、時間、地點和要求即可。（四）請柬式會議通知請柬式會議通知用于參會對象為上級領導、兄弟單位、合作對象、社會知名人士等會議，寫法上內容要簡潔，語氣要恭敬、委婉。

五、會議通知的形成與使用(l)會議通知的正文內容要依據會議籌備方案來確定，不得隨意更改。(2)會議通知是會議舉辦者和與會者互相溝通的一種載體，為表示對與會者的尊重和使與會者做好充分準備，通常在會前幾日下發。(3)邀請函和請柬是會議通知的補充形式，邀請函主要用于通知有一定社會地位或專業特長的與會者，請柬主要用于禮儀性邀請。(4)有些會議通知還要附上回執或報名表，一般制成表格形式，請與會者填寫相關內容。回執或報名表一般包括：姓名、性別、年齡、民族、職務、T作單位、聯系電話、是否參會、預訂回程票的時間、班次、到站的具體要求等。表4-5和表4-6分別為兩種會議回執的形式。提醒您1．小型會議通知，標題可只寫“會議通知”四個字，正文用只要將會議時間、地點、內容、出席（列席）人及與會的有關要求等在一段中寫出即可。2．大型會議通知在正文后會有附件，包括會議地點路線圖、會議回執、參會人員名單、會議討論材料等。第五節會議發言稿一、開幕詞

會議開幕詞是黨政機關、社會團體、企事業單位的領導人，在會議開幕時所作的講話，旨在闡明會議的指導思想、宗旨、重要意義，向與會者提出開好會議的中心任務和要求。它以簡潔、明快、熱情的語言闡明大會宗旨、性質、目的、任務、議程、要求等，對會議起著重要的指導作用。（一）開幕詞的結構與寫法1．標題

2．時間3．稱謂4．正文：正文包括開頭、主體和結尾三部分。5.結束語(二)開幕詞的特點1．宣傳性2．提示性3．指導性4．簡短性二、祝酒詞

（一）祝酒詞的解構與寫法1.標題

標題直接寫“祝詞”、“祝酒詞”等，也可以由講話者姓名、會議名稱和文種構成，

2.稱謂

稱呼一般用泛稱，可以根據與會者的身份來定，如“各位女士、各位先生”、“朋友們”、“同志們”等。為了表達熱情、親切、友好之意，稱謂前面可以加修飾語“親愛的”、“尊敬的”、“尊貴的”等。3．正文正文內容包括：致詞人（或代表誰）在什么情況下，向出席者表示歡迎、感謝和問候；談成績、作用、意義；展望未來，聯系面臨的任務、使命。祝酒詞的正文應篇幅簡短，語言口語化，態度熱情。4．結尾

祝酒詞常用“請允許我，為××而干杯”來結尾。

(二)祝酒詞的特點1．祝愿性2．簡潔性三、講話稿

（一）講話稿的結構與寫法1．標題(l)單標題：姓名十職務十事由十文種，如：“××省長在全省教育T作會議上的講話”。(2)雙標題：如：“進一步學習和發揚魯迅精神——在魯迅誕生110周年紀念大會上的講話”。2．署名3．日期4.

稱謂5．正文：正文通常由“開頭十主體十結尾”構成。(二)擬寫講話稿的注意事項講話稿是領導人在開會中所作的講話稿件，表達領導人對會議的指示和關心，往往足會議的補充報告。因此擬寫講話稿時要注意以下幾項：(l)肯定會議的重要性；(2)評價過去的工作；(3)點出當前值得注意的問題；(4)指明今后的方向和目標；(5)評價會議中心議題；(6)提出原則性的意見，向大會提提出希望。四、閉幕詞會議閉幕詞是黨政機關、群眾團體、企事業單位舉行隆重會議閉幕時，由有關領導向會議所作的總結性講話。一般以簡潔有力的語言總結會議的基本情況，概述會議取得的成績或做出的重要決定，重申會議的意義并展望未來。

（一）閉幕詞的結構與寫法閉幕詞由標題、稱謂和正文三部分組成。標題與稱謂的寫法與開幕詞基本相同。正文核心部分要寫明：會議通過的主要事項和基本精神，會議的重要性和深遠意義，向與會者提出貫徹會議精神的基本要求；同時可以對會議未能展開卻已認識到的重要問題做出適當強調或補充。閉幕詞的行文要熱情洋溢、簡潔有力，以起到激發斗志、增強信念的作用。

結尾部分一般先以堅定語氣發出號召、提出希望、表達祝愿等．最后鄭重宣布會議閉幕。(二)閉幕詞的特點l.評估性

2.總結性五、會議發言稿的形成與使用(l)會議發言稿經常由秘書代筆，然后經領導審核是否采用。有的部門還專設起草小組，領導一般要將寫作的目的、背景、寫作要求等對起草小組交代清楚，然后由起草小組分工協作，集體撰稿，并在起草的過程中反復討論、修改。(2)會議發言稿的使用者一般以職務身份進行講話，不代表個人。講話一般體現主辦方或上級機關的意見，具有一定的原則性、政策性、權威性。提醒您：1．發言稿是用于口頭發言，要注意語言的口語化，但又不能過于隨意，應是界于書面語和口頭語之間，或者說是提煉過的口頭語。2．祝賀、紀念類的講話稿要注意感情的表達，有一定的感染力，還要設計出幾個關鍵的鼓掌點。第六節會議記錄一、什么是會議記錄會議記錄是對會議進程客觀、真實的記載，為日后查考、研究會議提供了第一手的材料，也為形成決定、決議、會議紀要等最后的會議文件打下基礎，便于傳達和學習會議精神。二、會議記錄的準備(l)準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。(2)準備好錄音筆來補充手工記錄。

(3)要備有一份議程表和其他的相關文件資料，需要核對相關數據和事實時可隨時使用。(4)提前到達會場，了解與會者的座位圖，便于識別會議上的發言者。(5)在利用錄音筆的同時，必須手工記錄，以防止錄音筆中途出故障。

三、會議記錄的結構與寫法

（一）標題(l)會議名稱十文種(2)文種

(二)正文1．首部(l)會議名稱（全稱）。(2)會議時間，包括開會時間、中間休會時間、結束時間，具體到時、分。(3)會議地點。(4)主持人，寫清姓名、職務。(5)參加人員，寫清姓名、單位、職務。(6)缺席人員，寫清姓名、單位、職務及缺席原因。(7)記錄人。

2．主體(l)會議議題與議程。(2)發言情況。(3)討論、提出的建議等。(4)會議決議。(5)會場情況。3．結尾

（三）尾部

四、會議記錄的方法(l)會議記錄應將主要討論的觀點、決議、決定，重要的聲明、修正案內容、結論等重要內容一字不漏地記錄下來，而其他的內容可簡要、概括地記錄。(2)漏記的內容，可事先做出記號，然后對照錄音修改，也可提示會議主持人請發言者重復內容或對某一術語做出簡要的解釋。(3)與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。

五、會議記錄的注意事項(l)不能遺漏與會者的重要發言內容。(2)必須尊重發言者的愿意。(3)不能隨意猜測。(4)插話的處理。首先，排除無意義的表達情緒的插話；其次，重要的插話要在記錄中保留在應該的位置，并加括號表示這句話是插話。(5)筆跡清楚，表達順暢，易于理解。(6)必須使用專門的記錄紙，選用耐久性的書寫材料。(7)如果現場使用錄音設備進行輔助，應該盡快地根據錄音整理出會議記錄的文字材料。(8)如果會議有重要的會議決定，那么會議主持人應該審核會議記錄并簽字。(9)如果某一成員指出會議記錄中的一個錯誤，經會議批準，主席或秘書可以在會議記錄中改正這一錯誤。(1O)在定稿打字之前，通常要向主席提交一份草稿經他簽字批準。會議記錄一經簽名，任何地方都不能再作改動。第七節會議紀要一、什么是會議紀要會議紀要是記載、傳達會議情況和議定事項的會議文書。根據內容可分為情況會議紀要和議定事項會議紀要。二、會議紀要的內容會議紀要是根據會議記錄、會議文件材料提煉而成的。會議紀要對會議內容要擇要而記，情況會議紀要以記載會議主要情況為主要內容，議定事項會議紀要以議定事項（決議）為主要內容。

三、會議紀要的結構與寫法

（一）標題：一般由“會議名稱十會議紀要”構成

（二）成文日期：寫于標題正下方圓括號內。如果是經討論通過的會議紀要，要寫明“××××年×月×日通過”

（三）正文1．前言2．主體議定事項的會議紀要要把所議定事項一一寫出，通常采用概述式、條款式結構，以會議程序為記述順序將會議議定事項概括敘述出來。情況會議紀要要把會議的主要情況擇要而記，通常可采用概述式、條款式或發言記錄式的結構形式。

3．結尾

四、會議紀要的形成與使用(1)會議紀要的形成有一個過程，會前要閱讀有關會議文件，如會議方案、會議講話稿、要討論的材料等；會中要親臨會場，作好會議記錄；會后要迅速構思執筆。需要在會上討論的會議紀要，要在會議結束前提交。(2)會議紀要既可以作為上行文用來向上級報告會議情況，也可以作為下行文用來傳達會議精神，還可以作為平行文用來與平級或不相隸屬單位交流溝通。提醒您1．會議紀要在寫作時要注意“三無一有”：無主送單位、無落款、無公章、有主題詞。2．會議紀要以會議為主要陳對象，段落、語句通常用“會議指出”、“會議認為”、“與會者一致認為”、“會議討論了”、“會議研究了”、“會議聽取了”、“會議決定”等短語開頭。第八節會議簡報一、什么是會議簡報會議簡報是簡報中的一種，是在大中型會議期間，為報道會議情況、及時交流會議信息而編發的類似于消息的文稿。會議簡報的文稿一般專業性較強，篇幅短小。二、會議簡報的內容反映會議情況是編發會議簡報的主要目的，其主要內容是發言摘要。此外，會議的花絮、軼事，以及主持人的通知等內容也可以登載在會議簡報上。會議簡報的內容要突出“新”和“短”兩個特點，上午開會，下午就要在簡報上反映m來；內容還要簡短、單一。總之，會議簡報的編寫要求及時、簡明，抓住具有指導意義、能引導會議健康發展的內容加以報道。三、會議簡報的特點會議簡報的特點集中體現在真、新、快、簡四個方面：(1)“真”是內容真實。(2)“新”指內容的新鮮感。(3)“快”是報道的迅速及時。(4)“簡”是指內容集中、篇幅短小、提綱挈領、不枝不蔓。四、會議簡報版面格式與文稿的寫法

（一）會議簡報版面格式1．報頭

(l)簡報名稱(2)編號(3)編印單位、印發日期2．報身(l)標題：(2)正文3．報尾(二)會議簡報文稿的寫法1．標題2．正文(l)開頭。(2)主體。

編寫方法大致有以下三種：第一種為綜述法。第二種是重點報道法。

第三種為摘要法。五、會議簡報的形成與使用(l)在時間長、人數多的會議期間，會議簡報由會議秘書組等負責編輯印制，撰稿人可以是秘書組成員，也可以是與會者，秘書組負責組稿和審稿。

(2)會議簡報在會議期間要及時發放到與會者手中，與會者也要認真閱讀每一期會議簡報的內容，及時溝通會議信息，提高會議效率。提醒您1．會議簡報要用有限的篇幅，將會議情況交代得清清楚楚，所以內容盡量單一，語言要有高度的表現力。在寫作時要注意語言必須思路清晰，概念明確，語言簡潔，篇幅精練。2．報道會議情況時可采用新聞中的“倒金字塔”結構，將主要事實，重要內容寫在前面，次要的內容如背景等放在后面來寫。第九節

會議總結一、什么是會議總結會議總結是總