環(huán)境管理體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)4.4.4文件

環(huán)境管理體系文件應(yīng)包括：

a)環(huán)境方針、目標(biāo)和指標(biāo)；

b)對環(huán)境管理體系覆蓋范圍的描述；

c)對環(huán)境管理體系主要要素及其相互作用的描述，以及相關(guān)文件的查詢途徑；

d)本標(biāo)準(zhǔn)要求的文件，包括記錄；

e)組織為確保對涉及重要環(huán)境因素的過程進行有效策劃、運行和控制所需的文件和記錄。

概括地講就是將環(huán)境管理體系各個方面包括環(huán)境方針、策劃、實施、檢查、糾正/預(yù)防措施及管理評審等17個要素形成文件，闡明其內(nèi)在相互作用、形成一個文件的體系，并提供相關(guān)文件的查詢途徑。

形成文件的環(huán)境管理體系，使環(huán)境管理體系這一工具從無形到有形，是建立和保持環(huán)境管理體系的一項重要基礎(chǔ)工作，也是組織達(dá)到預(yù)期的環(huán)境行為、評價和改善環(huán)境管理體系，實現(xiàn)預(yù)防污染和持續(xù)改進必不可少的依據(jù)和見證，可以說體系的建立工作首先是以文件的形式被固定下來，體系文件的質(zhì)量將會直接影響到環(huán)境管理體系實施的效果。1編制環(huán)境管理體系文件的意義

形成文件是環(huán)境管理體系的特點之一，其意義在于：

a)可以對環(huán)境管理體系的所有程序和規(guī)定在文件中固定下來；

b)有助于組織活動長期的一致性和連貫性；

c)有助于員工對全部環(huán)境管理體系的了解并明確自己的職責(zé)和責(zé)任；

d)一份完整的環(huán)境管理體系文件可以作為環(huán)境管理體系評審和認(rèn)證的基本證據(jù)；

e)可以展示本組織EMS全貌。環(huán)境管理體系文件的形式、結(jié)構(gòu)和功能文件形式：

書面電子文件的結(jié)構(gòu)：

環(huán)境管理手冊----全面規(guī)定

環(huán)境管理程序----按管理層次分

崗位操作指導(dǎo)書—按崗位分

原始記錄----大量保存

環(huán)境目標(biāo)/指標(biāo)等單獨形成文件比較好（每一層次文件均應(yīng)發(fā)揮各自的功能和作用）環(huán)境管理手冊●闡述組織環(huán)境方針，提供重大環(huán)境因素、目標(biāo)/指標(biāo)和方案、適用的法律法規(guī)和其他要求；●明確環(huán)境管理體系組織機構(gòu)和職責(zé)；●簡明描述17個體系要素和它們之間的相互關(guān)系；●是組織環(huán)境管理體系的高度概括，為環(huán)境管理工作提供指南及綱領(lǐng)，使得體系保持相對穩(wěn)定性；●明確環(huán)境管理體系概貌，各部門職責(zé)及相互關(guān)系，便于統(tǒng)一分工及協(xié)調(diào)管理；

●手冊還為環(huán)境管理體系文件提供總體的指南和索引；●提供給供方、向社會宣傳企業(yè)的環(huán)境管理工作和環(huán)境業(yè)績；●手冊還包括附件：公司平面圖、地理位置圖、程序文件清單、重要環(huán)境因素清單、法律法規(guī)和其他要求清單等。

程序文件

包含環(huán)境管理體系中一個邏輯上相對獨立的內(nèi)容，可以是環(huán)境管理體系中的一個要素或要素中的一部分或幾個要素相互關(guān)聯(lián)的一組活動。

規(guī)定控制要點，使要做的工作具體而明確，使企業(yè)內(nèi)部強制執(zhí)行的法規(guī)性文件，是手冊的支持性文件。作業(yè)指導(dǎo)書

側(cè)重于對操作性崗位或某一局部活動的規(guī)定，可包括管理操作式和崗位工藝流程分解式-----是對程序文件的展開、補充及細(xì)化，一個程序文件可以有若干個作業(yè)指導(dǎo)書支持。環(huán)境記錄

是環(huán)境管理體系運行的客觀證據(jù)-----

為環(huán)境管理體系提供見證性和可追溯性。

以上各級文件應(yīng)給出相應(yīng)下級文件的路徑

手冊---給出程序文件的路徑；程序文件----給出作業(yè)指導(dǎo)書的路徑；程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書---可以分別給出記錄的路徑3文件的管理文件控制是對文件的管理工作，應(yīng)制定文件控制程序

1文件定位（書面/電子文件），文件應(yīng)有一定的存放位置，并迅速查找；

2必要時對文件評審和更新，以及由誰來認(rèn)可它們的適宜性；

3從制度上保證所有對體系的有效運行具有關(guān)鍵作用的崗位，需要時能得到文件的現(xiàn)行有效版本；

4文件失效后，應(yīng)及時收回，采取措施，以免繼續(xù)使用這些文件；

5需要保留的作廢文件應(yīng)該標(biāo)識；

6所有文件均應(yīng)字跡清楚、注明日期、標(biāo)識、妥善保管、電子文件應(yīng)必須備份，謹(jǐn)防數(shù)據(jù)丟失；

7規(guī)定文件編制、審核、批準(zhǔn)/文件修訂的職責(zé)和程序。

建立環(huán)境管理體系的步驟準(zhǔn)備階段最高管理者決策任命管理者代表建立組織機構(gòu)，明確職責(zé)權(quán)限提供資源保證人員培訓(xùn)ISO14001標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)法律法規(guī)及其他要求的培訓(xùn)初始環(huán)境評審方法的培訓(xùn)初始環(huán)境評審明確適用的法律法規(guī)及其他要求識別與評價環(huán)境因素評價現(xiàn)有管理制度與ISO14001標(biāo)準(zhǔn)的差距相關(guān)方的要求環(huán)境管理體系策劃

確定環(huán)境方針、目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案文件編寫文件編寫培訓(xùn)編寫環(huán)境管理手冊、程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書（包括記錄的表樣）文件修改并定稿環(huán)境管理體系運行正式頒布環(huán)境管理體系文件進行全員培訓(xùn)（可以編制宣貫環(huán)境管理體系的小冊子）按文件要求實施公司內(nèi)部審核審核知識和技巧培訓(xùn)公司內(nèi)部組成審核組并確定內(nèi)審員的資格編制內(nèi)審計劃、準(zhǔn)備審核用文件按計劃實施審核管