1、淺談電算化會(huì)計(jì)下的內(nèi)部控制【論文關(guān)鍵詞】?jī)?nèi)部控制電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)【論文摘要】隨著電算化在我國(guó)企業(yè)的普及，內(nèi)部控制制度的完善也引起了人們更多的重視。文章在分析我國(guó)電算化下企業(yè)內(nèi)部控制面臨的現(xiàn)狀的根底上，提出了加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的建議。內(nèi)部控制是指在企事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作中，為了維護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、可靠性，業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的有效性和財(cái)產(chǎn)的完好性而制定的各種規(guī)章制度、組織措施、管理方法、業(yè)務(wù)處理手續(xù)以及其他為防止可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)而采取的一切措施的總稱。隨著計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)的開(kāi)展，我國(guó)絕大多數(shù)的企業(yè)已經(jīng)甩掉了手工賬，實(shí)行了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的電算化。電算化會(huì)計(jì)在數(shù)據(jù)處理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性方面都有著傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)無(wú)可比較的優(yōu)勢(shì)，

2、但隨著電算化工作的普及和深化，有關(guān)電腦系統(tǒng)的舞弊案件時(shí)有發(fā)生，而且涉及的金額及造成的損失往往比手工系統(tǒng)大得多。究其原因主要是由于電算化對(duì)傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制帶來(lái)了一系列影響，內(nèi)部控制由人工控制變?yōu)槿撕陀?jì)算機(jī)共同控制，原有的內(nèi)部控制已無(wú)法適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的要求。這就迫切要求我們適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，建立和加強(qiáng)電算化下的內(nèi)部控制體系。一、電算化會(huì)計(jì)下企業(yè)內(nèi)部控制內(nèi)容從傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)到電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)，雖然會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的目的和主要特征沒(méi)變，會(huì)計(jì)核算的復(fù)式記賬和借貸平衡的根本原理和方法也沒(méi)有變，但由于會(huì)計(jì)信息處理方式和方法的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化，使得會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序和工作組織發(fā)生了質(zhì)的變

3、化，由此導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系也出現(xiàn)了些新的特點(diǎn)和變化。在會(huì)計(jì)工作實(shí)現(xiàn)電算化以后，內(nèi)部控制按照其施行方式的不同，分為組織控制和功能控制。組織控制是指通過(guò)建立規(guī)章制度、工作人員的合理分工而建立起來(lái)的內(nèi)部控制。功能控制是指在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中設(shè)計(jì)一定的功能而實(shí)現(xiàn)的內(nèi)部控制。按施行環(huán)境的不同，內(nèi)部控制又可分為應(yīng)用控制和一般控制。應(yīng)用控制是指運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)展會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理過(guò)程中所施行的內(nèi)部控制。按本身的性質(zhì)和施行的目的，內(nèi)部控制還可分為管理控制和會(huì)計(jì)控制。管理控制是指為了保證方案、預(yù)算和定額任務(wù)的完成，進(jìn)步經(jīng)濟(jì)效益而施行的內(nèi)部控制。會(huì)計(jì)控制是指為了維護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠和保護(hù)單位財(cái)產(chǎn)完好而施行的內(nèi)部控制。

4、二、電算化會(huì)計(jì)下加強(qiáng)完善內(nèi)部控制的必要性由于電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在賬務(wù)處理流程和工作組織方式等許多方面與手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不同，又由于使用該系統(tǒng)存在著特有的潛在風(fēng)險(xiǎn)，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)必須建立在科學(xué)的內(nèi)部控制體系以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠。1、電算化會(huì)計(jì)下受權(quán)方式的改變要求加強(qiáng)內(nèi)部控制在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)由發(fā)生到形成相應(yīng)的賬務(wù)處理信息，其經(jīng)歷的每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)由具有相應(yīng)管理權(quán)限的有關(guān)人員審核簽章后才可辦理。這種傳統(tǒng)管理方式雖然處理的速度慢，但可有效地防止作弊。然而，在電算化會(huì)計(jì)下，權(quán)限分工的主要表現(xiàn)為口令受權(quán)。口令不像印章那樣由專人負(fù)責(zé)保管而是存放于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，一旦口令被人偷看或竊取，便會(huì)帶來(lái)

5、宏大隱患，此種案例在現(xiàn)實(shí)中已發(fā)生多起。如某某會(huì)計(jì)人員被客戶收購(gòu)，竊取口令，非法核銷客戶的應(yīng)收款及相關(guān)資料；銷貨人員竊得客戶的信息將客戶信息轉(zhuǎn)賣給其他公司。2、會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化的變革要求加強(qiáng)內(nèi)部控制在手工方式下，會(huì)計(jì)信息以賬、證、表等形式存儲(chǔ)在不同的紙張上，增、刪、修改會(huì)計(jì)憑證或會(huì)計(jì)賬冊(cè)都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任，因此很難不露痕跡地加以修改或偽造。但實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)后，會(huì)計(jì)信息是以數(shù)據(jù)庫(kù)文件的形式保存在磁光介質(zhì)上，這種無(wú)紙張憑證和賬冊(cè)很容易不留痕跡地被篡改和偽造，從而給內(nèi)部控制帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。另外磁或光介質(zhì)對(duì)保存環(huán)境要求高，容易損壞，一旦損壞很難恢復(fù)，這無(wú)疑對(duì)內(nèi)部控制提出了更高的要求。3、網(wǎng)

6、絡(luò)技術(shù)的開(kāi)展也要求加強(qiáng)內(nèi)部控制網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進(jìn)給電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)帶來(lái)了深遠(yuǎn)的影響。目前財(cái)務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能主要包括：遠(yuǎn)程報(bào)賬、遠(yuǎn)程報(bào)表、遠(yuǎn)程審計(jì)、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報(bào)稅、網(wǎng)上采購(gòu)、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行等。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開(kāi)放性，而大量的會(huì)計(jì)信息又是通過(guò)網(wǎng)上傳輸?shù)模@樣就有可能使網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)遭到“黑客的攻擊或“病毒的入侵，同樣可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息被竊取或者是被蓄意篡改，這一系列的問(wèn)題的解決離不開(kāi)內(nèi)部控制制度的完善和開(kāi)展。三、我國(guó)電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制面臨的現(xiàn)狀1、復(fù)合人才的缺乏，電算化會(huì)計(jì)人員整體素質(zhì)有待進(jìn)步電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)是人機(jī)結(jié)合的系統(tǒng)，它既需要熟悉計(jì)算機(jī)操作的財(cái)會(huì)人員，又需要精通計(jì)算機(jī)硬件

7、維修、信息系統(tǒng)管理和根本財(cái)務(wù)知識(shí)的系統(tǒng)管理員。但我國(guó)這種復(fù)合型人才還相當(dāng)匱乏，培養(yǎng)這一類的人才還需要一定的時(shí)間。2、單位指導(dǎo)層的認(rèn)識(shí)不到位，電算化工作的廣度和深度有待推進(jìn)不少企業(yè)指導(dǎo)還沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到施行會(huì)計(jì)電算化的重要意義，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化是時(shí)代開(kāi)展的必然，是管理現(xiàn)代化的需要。目前還有相當(dāng)一局部的企業(yè)電算化會(huì)計(jì)工作還只是處于單項(xiàng)或者幾項(xiàng)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)和報(bào)表匯總工作，有關(guān)工資、固定資產(chǎn)、銷售的核算、本錢的核算還沒(méi)有實(shí)行電算化，全國(guó)全部實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)還為數(shù)不多，企業(yè)施行電算化會(huì)計(jì)的廣度和深度還不夠，從而為電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度的建立和完善增加了難度。3、會(huì)計(jì)軟件不能及時(shí)晉級(jí)換代，軟件平

8、安性、保密性差不少企業(yè)認(rèn)為電算化僅僅是“以機(jī)代賬，軟件只需要一次投入即可，出現(xiàn)了只重視硬件換代，不注意軟件晉級(jí)的情況。從奔騰一直到奔騰，機(jī)型更換了幾次，但財(cái)務(wù)軟件仍停留在“古老的fxbase開(kāi)發(fā)的ds版上。另一方面，多數(shù)企業(yè)總是忙于開(kāi)發(fā)、購(gòu)置硬件和會(huì)計(jì)軟件，并求得賬、證、表的正確輸出，卻很少過(guò)問(wèn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是否平安可靠，企業(yè)以及部門的內(nèi)部控制是否健全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息的使用者對(duì)會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)的可靠性持疑心態(tài)度。四、加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)下企業(yè)內(nèi)部控制的建議1、加強(qiáng)有關(guān)組織與管理方面的控制1建立適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)在實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化后，企業(yè)應(yīng)及時(shí)調(diào)整原有的組織機(jī)構(gòu)，可以按會(huì)計(jì)崗位和工作職責(zé)劃分為電算化

9、會(huì)計(jì)主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置符合企業(yè)的實(shí)際情況，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理目的，同時(shí)也要考慮到本錢費(fèi)用的問(wèn)題。2建立嚴(yán)格的上機(jī)管理制度基于電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的平安性和保密性考慮，企業(yè)用于電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)盡可能保證專人專用，同時(shí)企業(yè)應(yīng)該建立一整套嚴(yán)格的上機(jī)管理制度，以保證每位工作人員只在自己的計(jì)算機(jī)上和自己的權(quán)限范圍類做自己應(yīng)該做的工作。一般來(lái)講，企業(yè)對(duì)用于電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)的上機(jī)管理措施應(yīng)包括輪流值班制度、上機(jī)記錄制度、完善的操作手冊(cè)、上機(jī)時(shí)間安排、操作日志等。3實(shí)在貫徹職責(zé)別離，實(shí)行互相監(jiān)視與手工會(huì)計(jì)一樣，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)每一項(xiàng)可能引

10、起偽造的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一個(gè)人或一個(gè)部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個(gè)人或幾個(gè)部門承當(dāng)。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、開(kāi)展的職務(wù)與系統(tǒng)操作的職務(wù)；數(shù)據(jù)維護(hù)管理職務(wù)與電算審核職務(wù)；數(shù)據(jù)錄入職務(wù)與審核記賬職務(wù)；系統(tǒng)操作的職務(wù)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原那么的內(nèi)部控制制度，同時(shí)還應(yīng)建立職務(wù)輪換制度。4加強(qiáng)檔案管理工作企業(yè)應(yīng)該對(duì)所有會(huì)計(jì)資料及時(shí)存檔并定期地對(duì)所有檔案進(jìn)展備份。企業(yè)使用的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)具有強(qiáng)迫備份的功能和恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。5重視內(nèi)部審計(jì)功能內(nèi)部審計(jì)既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成局部，也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)視的制度安排。內(nèi)部審計(jì)本身就是一

11、種組織控制。通過(guò)內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)信息的質(zhì)量和完好性進(jìn)展獨(dú)立、公正地監(jiān)視與評(píng)價(jià)，有利于系統(tǒng)內(nèi)部自我約束、自我鼓勵(lì)機(jī)制的建立與健全。2、加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)施行前的有關(guān)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方面的控制這項(xiàng)工作主要是針對(duì)自主開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的企業(yè)而言的。在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)期間施行的控制措施主要是為了保證系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中各項(xiàng)活動(dòng)的合法和有效，其主要內(nèi)容包括：明確開(kāi)發(fā)目的，進(jìn)展系統(tǒng)可行性研究與分析；在開(kāi)發(fā)的過(guò)程中始終要圍繞用戶需求這一宗旨確保系統(tǒng)開(kāi)發(fā)目的的一致性，同時(shí)也要控制開(kāi)發(fā)進(jìn)度，監(jiān)視開(kāi)發(fā)質(zhì)量，檢查各功能模塊設(shè)置的合理性，進(jìn)步系統(tǒng)的質(zhì)量。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)必須遵循國(guó)家相關(guān)部門制定的標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)，這樣開(kāi)發(fā)出來(lái)的系統(tǒng)

12、才平安可靠。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)正式運(yùn)行過(guò)程中，假如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)軟件存在破綻，需要及時(shí)對(duì)其進(jìn)展修改，整個(gè)修改正程必須經(jīng)過(guò)周密方案和嚴(yán)格記錄，修改正程的每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制，修改的原因應(yīng)形成書面報(bào)告，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。3、加強(qiáng)電算化日常管理方面的控制首先應(yīng)制定上機(jī)操作規(guī)程，主要包括軟硬件操作規(guī)程、上機(jī)操作時(shí)間等。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，通過(guò)計(jì)算機(jī)的控制程序，對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完好性進(jìn)展檢查和控制。其次要建立起一整套內(nèi)部控制制度，以便對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)展嚴(yán)格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。由于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的才能很強(qiáng)，處理速度非常

13、快，假如輸入的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，處理結(jié)果就會(huì)出現(xiàn)過(guò)失，影響整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。因此，系統(tǒng)應(yīng)該對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)展嚴(yán)格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)輸入控制要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過(guò)必要的受權(quán)，并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查；同時(shí)應(yīng)采用各種技術(shù)手段對(duì)輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)展校驗(yàn)，如平衡校驗(yàn)、二次輸入校驗(yàn)等。另外為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中發(fā)生錯(cuò)誤、喪失、泄密等事故，企業(yè)應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中的準(zhǔn)確、平安、可靠。最后對(duì)系統(tǒng)操作的事件類型、用戶身份、操作時(shí)間、系統(tǒng)參數(shù)和狀態(tài)以及系統(tǒng)敏感資源進(jìn)展實(shí)時(shí)監(jiān)控和記錄，進(jìn)展必要的權(quán)限設(shè)置，以便可以對(duì)各種不同的權(quán)限進(jìn)展用戶識(shí)別和遠(yuǎn)程懇求識(shí)別。綜上所述，會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)企業(yè)的普及，在給會(huì)計(jì)人員帶來(lái)方便快捷高效的工作方式的同時(shí)，無(wú)疑也增加了信息的平安隱患。當(dāng)然，任何事物都不是完美無(wú)缺的，我們只有